Як правильно написати діловий лист. Зразок ділового листа

Відправка ділових листів є невід’ємною частиною діяльності підприємців, завдяки яким вони розвивають свій бізнес, дозволяючи ті чи інші питання.

Туристичний ваучер є інструментом ділового спілкування між контрагентами, граючи важливу роль на шляху співпраці з партнерами, клієнтами та співробітниками. Грамотно оформлене лист забезпечує позитивну репутацію підприємству.

В яких випадках пишуть ділові листи?

В яких випадках пишуть ділові листи?

Кожному бізнесменові, іноді доводиться звертатися в ті чи інші інстанції, або до своїх партнерів із запитом про надання потрібної інформації, з пропозицією, з проханням і т. Д. Подібна кореспонденція давно стала необхідним елементом бізнес-процесу. Завдяки діловим листам, можна швидко вирішувати безліч проблем, а також отримувати відповіді на виклики сьогодення.

Візовий збір відноситься до основної частини ділового листування, будучи коротким документом, який необхідно написати в тих випадках, коли на підприємстві виникають певні проблеми і ситуації, або потрібно поширити певну інформацію.

Які ділові листи бувають?

Які ділові листи бувають?

Сьогодні існує величезна різноманітність ділових листів, які обумовлені розвитком ринку і потребою поширення інформації між партнерами і конкурентами. Завдяки Інтернету, поширення інформації стало швидким і доступним для численного населення.

На сьогоднішній день можна зіткнутися з наступними видами ділових листів:

  1. Гарантійний лист, що забезпечує неодмінна виконання взятих на себе зобов’язань.
  2. Комерційна пропозиція. Це найбільш поширене послання, яке використовується підприємцями для розширення свого бізнесу. Це, свого роду, діловий лист про співпрацю, де компанія ініціює пропозицію партнерства.
  3. Повідомлення. Метою такого послання є донесення потрібної інформації, необхідної при подальшій взаємодії.
  4. Оферта. Це ділове послання, що пропонує співпрацю з поставки товару або з надання послуг, з відображенням істотних договірних умов, відповідно до ЦК РФ (найменування предмета угоди, вартість, термін поставки, місце). При відсутності істотних умов документ не відноситься до оферти, а вважається звичайним комерційним пропозицією.
  5. Рекламація (претензія). Таке лист призначений для оповіщення адресата про неповну або неякісному виконанні зобов’язань. Такі листи складаються, зазвичай, при отриманні бракованого товару і вони нерідко супроводжуються вимогою по виплаті штрафів.
  6. Супровідний лист. Послання застосовується при супроводі відправлених документів, для роз’яснення мети їх напрямки.
  7. Лист-відповідь. Даний документ складається для підтвердження отримання запиту і відповіді на нього.
  8. Прохання. Лист висловлює звернення з проханням. Найбільш часто такі листи складаються для повторного надання загублених документів.
  9. Нагадування. Мета такого листа – нагадати контрагенту про наближення певного моменту (дати виконання зобов’язань, завершення контракту, дати заходи і т. Д.). Приклад такого листа – оповіщення страхових організацій про дату завершення терміну поліса.
  10. Привітання. Даний лист призначений для привітання з яким-небудь подією.
  11. Запрошення. Подібний лист складається для запрошення контрагента на конференцію, виставку і ін. Подія. Це додатковий інструмент про нагадуванні про себе для подальших взаємин.

Також можна виділити ділові послання, які поділяються за кількістю оповіщаються осіб. Сюди можна віднести:

  1. Кругла – відсилаються на адресу безлічі осіб. Тут можна відзначити запрошення, оповіщення та іншу інформацію.
  2. Стандартні – направляються за однією адресою, конкретній особі.

Хто повинен виступати в ролі автора листа?

Хто повинен виступати в ролі автора листа?

Візовий збір обов’язково має бути підписано. При цьому, оформлення такого документа може здійснювати будь-який працівник підприємства за дорученням керівника. Найчастіше складанням листів займається секретар, але директор може доручити фахівцеві структурного відділу, який знаходиться в темі вирішення питання.

Проте, кому б не було доручено складання ділового листа, підписати його зобов’язаний керівник підприємства, так як, зазвичай, такі листи пишуться від імені підприємства.

Загальні правила написання ділових листів

Загальні правила написання ділових листів

Візовий збір необхідно складати грамотно, не допускаючи орфографічних і стилістичних помилок, а також закреслень, виправлень і інших помарок. Напередодні складання ділового листа рекомендується визначитися з видом документа (запрошення, повідомлення, пропозицію і т. Д.), А також розбити текст на абзаци для полегшення сприйняття викладаються відомостей. При оформленні ділового листа рекомендується використовувати такі основні правила:

  1. У тесті листа повинна бути достовірна інформація.
  2. Зміст послання повинно бути повним.
  3. Лист повинен бути коротким (Рекомендується не більше 1 сторінки, інші дані можна розмістити в додатку).
  4. Використовувати нейтральний тон, без грубощів і емоційних оцінок.
  5. Не рекомендується застосовувати сленг і просторіччя.
  6. Небажано використовувати скорочення слів і абревіатури.
  7. В одному листі необхідно викладати лише одну тему. Наявність кількох тем можливо, якщо вони взаємопов’язані.
  8. Заповнення ділових листів рекомендується на фірмовому бланку підприємства.
  9. Лист обов’язково має бути підписано керівником підприємства.
  10. Перед відправкою документ має бути зареєстрований в журналі вихідних листів, з присвоєнням номера та дати відсилання.

Примітка . Лист може бути надруковано, з використанням офісної техніки, або написано вручну розбірливим почерком. При цьому, бажано користуватися, при його заповненні, синьою або чорною пастою.

Як написати?

Як написати?

Законодавством РФ не затверджений шаблон ділового листа і такий документ не має суворим і обов’язковим регламентом при його заповненні. Тому, ділове послання може бути складено у вільному стилі. Однак, сучасний діловий етикет передбачає базові правила ділового спілкування. Для правильного заповнення ділового послання, рекомендується дотримуватися нескладну інструкцію:

1) Лист має бути написано в нейтральному тоні, без грубих і емоційних виразів, навіть якщо контрагент грубо порушив умови домовленостей.

2) Як і будь-який службовий документ, діловий лист повинен утримувати вступний розділ, де відображаються:

3) Реквізити адресата, із зазначенням:

  • Посади особи, якій відправляється документ.
  • Назви підприємства.
  • П.І.Б. керівника.

4) Реквізити підприємства-відправника. Якщо послання складається на фірмовому бланку, то ці відомості можуть бути опущені.

5) Тема документа.

6) Змістовний розділ листа повинен відображати:

7) Причину звернення. Формулювання може бути представлена так: ( «з огляду на затримки …», «в зв’язку з отриманням …», «виходячи з …» і т.д.).

8) Посилання на підставу (наприклад, «на підставі угоди …», «на підставі проведених переговорів …», «на підставі телефонної розмови …» і т.д.).

9) Призначення листи ( «для вирішення проблеми …», «щоб уникнути непорозуміння …», «з метою усунення … » і т.п.).

10) На завершення заповнений документ повинні підписати керівником і відзначена дата його складання.

Примітка . Якщо до листа потрібно прикріпити документи, то їх список відображається в отправляемом посланні.

Дана інструкція є базовою. Залежно від ситуації і мети складається ділового листа, далі пропонуються зразки ділових листів різних видів.

Туристичний ваучер про співпрацю

Туристичний ваучер про співпрацю складається, зазвичай, уповноваженим працівником, відповідальним за той чи інший розвиток бізнесу. Зміст листа має бути узгоджується з керівником підприємства. Воно може бути складено на звичайному аркуші А4 або на фірмовому бланку. Документ, як правило, відсилається керівнику компанії.

Нижче пропонується зразок послання про співпрацю, складеного на простому аркуші паперу і на фірмовому бланку.

приклад 1

приклад 2

Завантажити

Візовий збір – прохання

Лист-прохання є досить поширеним видом ділового спілкування в середовищі підприємців, де представник однієї фірми звертаються до іншої з деякою проханням.

Форма такого документа нічим не відрізняється від базового зразка. Документ може бути призначений, як для групи осіб (наприклад – менеджерам, бухгалтерського персоналу, юристам і т.д.), так і конкретній особі.

Завантажити

Гарантійне діловий лист

Гарантійні листи нерідко використовуються в діловому спілкуванні. Суть документа полягає в тому, що відправник покладає на себе певні зобов’язання, в зв’язку з непередбаченими обставинами, гарантуючи їх неодмінна виконання.

Такими зобов’язаннями можуть бути:

  1. Перерахування коштів до призначеної дати.
  2. Своєчасна поставка товару.
  3. Письмове підтвердження наявності боргу, із зобов’язанням його погашення.
  4. Інші гарантійні зобов’язання.

Завантажити

Візовий збір партнерам зобов’язана точно, конкретно і лаконічно відображати пропозицію або будь-яке повідомлення. Для оформлення листа партнерам, потрібно чітко визначитися з призначенням послання. Це може бути:

  1. Запрошення на честь якої-небудь події.
  2. Пропозиція про пролонгацію взаємин.
  3. Повідомлення про розрив угоди.
  4. Вибаченнями повідомлення і т.д.

лист партнерам

Завантажити

Лист звернення

Такий лист відноситься до поширеного виду ділових листів. Суть листа-звернення полягає в мотивації його одержувача здійснити дію або розглянути пропозицію. Головними умовами листи-звернення є:

  1. Наявність у одержувача повноважень для вирішення питання.
  2. Наявність у відправника послання права звернення з одержувачем документа.

Питання, що освітлюються в листах-зверненнях, досить великі. Відрізняються такі види звернень:

  • Від фіз. особи до фізособи.
  • Від фіз. особи до підприємства.
  • Від підприємства до іншої компанії.

За допомогою листа-звернення можна:

  • Просити відомості (про кримінальні справи, про стан пенсійного рахунку, про кадровий склад компанії і т.д.).
  • Донести відомості до зацікавленої особи (про подію, що відбулася, про правопорушення).
  • Попросити про виконання дій (щодо повернення обладнання, у напрямку документів, з прибирання території та ін.).
  • Висловити прохання про розгляд питання (про організацію заходу, про встановлення маршруту, про графік трудової діяльності і т.д.).

лист звернення

Завантажити

Лист керівнику

Для складання ділового листа керівнику, потрібно продумати кінцеву мету, яка планується відправником документа.

Лист керівнику може бути направлено від:

  1. Ділового партнера (пропозиція, нагадування, повідомлення і т.д.).
  2. Від співробітника підприємства (заява про прийом на роботу, на звільнення, на відпустку і т.д.).

Форма такого листа повинна відповідати базовим вимогам до службових листів.

Приклад 1

Приклад 2

Завантажити

Лист в компанію

Одним з ключових умов спілкування між компаніями є ділове листування. Підприємства регулярно обмінюються інформацією, як між собою, так і всередині фірм.

Приводом для звернення до компанії може бути:

  1. Пропозиція про співпрацю.
  2. Пропозиція про конкретний монтажі того чи іншого обладнання.
  3. Надання інформації про свою діяльність і т.д.

Звернення до компанії може виходити:

  • Від фізосіб. (Лист в компанію, що управляє про усунення тієї або іншої несправності при виконанні ЖКП, лист до виробника вироби про усунення дефекту в придбаному товарі і т.д.).
  • Від підприємств. Приклад такого листа пропонується нижче.

Завантажити

Лист контрагенту

При співпраці підприємств лист контрагенту є звичайним явищем. Тут може бути:

  1. Звернення з пропозицією про зміну договірних умов.
  2. Повідомлення про припинення співпраці.
  3. Претензія про невиконання договірних умов.
  4. Повідомлення про помилку при розрахунках і т.д.

Завантажити

Чого не можна допускати в діловому листі?

Чого не можна допускати в діловому листі?

Сьогодні існує безліч рекомендацій про те, як правильно оформити діловий лист. Проте, при складанні такого документа здійснюється чимало помилок, які не можна допускати, а саме:

  1. Фамільярність.
  2. Ігнорування ділового стилю.
  3. Застосування сленгу і скорочень.
  4. Відсутність даних про відправника.
  5. Лист обов’язково має бути зрозумілим одержувачу, тому, не можна складати довгі речення, складні для сприйняття.

Як відправити лист?

Як відправити лист?Туристичний ваучер можна відіслати наступним чином:

  • Найбільш сучасний і швидкий спосіб – використання електронного зв’язку. Недоліком такого способу є те, що при величезному числі листів у адресата, послання може виявитися в «Спам», тому, рекомендується після відсилання листи упевниться в його прочитанні одержувачем, шляхом телефонного дзвінка.
  • Наступний спосіб є консервативним, що дозволяє відправку повідомлення Поштою Росії рекомендованим відправленням, з оповіщенням про вручення адресату. Зазвичай, такий спосіб використовується при надсиланні оригіналів документів, листів, завірених підписами та печатками.
  • Ще один спосіб – це відправка листа через факс або різні месенджери. Такий спосіб може бути використаний при наявності такого зв’язку.

 

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *