Відповідь на лист-запит. Лист-відповідь

Надання відповіді на лист-запит є стандартним правилом ділового етикету. Здебільшого, листи-запити направляються компаніям з комерційною пропозицією або проханням про надання будь-яких даних про роботу фірми, а також для уточнення договірних умов, розрахунків або змін угод, і т.д.

При отриманні такого послання, рекомендується направити відповідь контрагенту, з викладом відомостей, що цікавлять подавця запиту.

В яких випадках пишуть листи-відповіді?

Листи-відповіді відсилають по всіляких обставин. Найбільш поширеними обставинами, при яких виникає потреба в складанні таких листів-відповідей, є:

  1. В державні відомства
  2. Постачальникам (наприклад, при письмовому запиті уточненого переліку продукції для оформлення замовлення).
  3. Покупцям, при запиті про необхідність поставки продукції на зазначену дату.
  4. Судовим інстанціям на вимогу судді про пред’явлення доказів.
  5. У фінансова установа, якщо воно запросило відомості про репутацію в іншого банку про обслуговуючу фірмі.
  6. Фіз. особі, у відповідь на прохання ознайомити з вимогами працевлаштування і т.д.

Формулювання відповідей на перелічені прохання залежить від характеру запиту, що поступив, з наявністю реквізитів прохання, на яке відсилається повідомлення.

Які види листів відповідей існують, і які їхні особливості?

Які види листів відповідей існують, і які їхні особливості?

Листи-відповіді можна розбити на:

  1. Позитивні відповіді з викладом запитаних відомостей, де заявнику надсилається повідомлення про своє рішення або відомості, які він запросив.
  2. Негативні відповіді, в якому заявнику надсилається мотивовану відмову з позначенням причини прийнятої резолюції.

Ці групи відповідей відрізняються між собою вмістом. При позитивному вирішенні питання надається, зазвичай, відповідь з максимальним викладом всіх даних по суті запиту. Подібний відповідь зобов’язаний задовольнити заявника в повному обсязі.

При надсиланні негативного листи-відповіді, акцент приділяється на мотивуючу складову, з позначенням причини відмови в запитуваних відомостях. При цьому, в негативному повідомленні рекомендується надати прохачеві адреса, куди тому потрібно буде звернутися за потрібними йому відомостями.

Загальні правила написання відповіді

Загальні правила написання відповіді

Лист-відповідь заповнюється відповідно до правил написання службових ділових листів, прийнятих в діловодстві з відображенням:

  1. «Шапки», де вказуються реквізити адресата.
  2. Змістовної частини, з відображенням суті відповіді на отриманий запит.
  3. Заключній частині, із зазначенням додатки, де можуть бути відзначені прикріплені документи, і підписи відправника.

Складаючи лист, потрібно пам’ятати, що відповідь потрібно складати, саме, тому співробітникові фірми, яким направлено запит. Винятком може бути, якщо даний працівник відсутній (звільнений, перебувати на лікарняному або у відрядженні). У цьому варіанті, відповідь може направити особа, що заміщає відсутнього працівника.

Відповідь має бути написаний в діловому стилі, бажано на фірмовому бланку підприємства і зміст тексту має бути дзеркальним відображенням прохання, тобто, форма звернення в тексті повинна бути такою ж, як у відправника запиту, з тієї ж термінологією, риторикою і хронологією змісту. При цьому, текст повинен бути заповнений грамотно і акуратно, не допускаючи виправлень і закреслень.

При заповненні відповіді неодмінно потрібно послатися на реквізити надісланого запиту, а також заповнити вихідні реквізити відповіді (номера та дати). При цьому, відповідь може виявитися, як позитивним, так і в негативному сенсі.

При позитивній відповіді рекомендується детально викласти цікаву тему, при негативному – обґрунтувати відмову в коректній формі і при можливості, запропонувати автору звернеться до іншого контрагента, з позначенням адреси того, для придбання необхідної інформації.

В обох варіантах відповідь має бути поважним і привабливим, не вдаючись до порожньої відписки або до надання недостовірних даних.

Як оформити?

Як оформити?

Відповідь можна написати на звичайному аркуші паперу А4 або на фірмовому бланку підприємства, що краще. При цьому, скласти його можна вручну, з використанням синьою або чорною пасти (розбірливим почерком), або набрати на комп’ютері з наступною роздруківкою на принтері.

Лист-відповідь неодмінно потрібно підписати співробітнику, який відповідає на запит, з позначенням посади та П.І.Б. Скріплювати підпис печаткою немає потреби, так як з 2016 року скасовані обов’язкові вимоги щодо її застосування.

Відповідь заповнюється в одному екземплярі, з обов’язковим реєструванням в книзі вихідної пошти та відображенням в ньому короткого змісту відповіді, а також відміткою реєстраційних даних, що відправляється.

Структура відповіді є стандартною, відповідає правилам діловодства:

  1. Вгорі правій частині розташовується «шапка» відповіді з позначенням реквізитів адресата, який надіслав запит, а також відомостей про особу, який написав відповідь.
  2. У лівій стороні документа, зазвичай, відображається вихідний номер і дата надсилання.

  1. Далі, рекомендується зазначити реквізити запиту, з відображенням шанобливого звернення до прохача, бажано, на ім’я та по батькові.
  2. Потім заповнюється відповідь на запит, який зобов’язаний відображати суть прохання, в послідовності, зазначеної в посланні, а також в такому ж стилі, як і присланий запит.
  3. На завершення, лист має бути підписана відправником відповіді, з відображенням його посади та П.І.Б.

Якщо до повідомлення прикріплюються супровідні матеріали, то це знадобитися відобразити в повідомленні. При потребі, можна в посланні позначити посилання на законодавчі норми РФ.

Слова і фрази, що застосовуються в відповідних листах:

Слова і фрази, що застосовуються в відповідних листах:

Заповнюючи відповідь на послання заявника, потрібно спочатку відобразити звернення до адресата, який звертається з вимогою. Звернення рекомендується шанобливе по імені та по батькові (наприклад, Шановний Іван Петрович ). При зверненні до колективу можна звернутися, «Шановні колеги» . Якщо, ім’я та по батькові адресата невідомо, то можна сформулювати звернення так: ( «Добрий день!», «Здрастуйте!» …) .

Приступаючи до складання відповіді, бажано посилатися на лист, надісланого заявником. Формулювання посилання на запит залежить від його змісту. Найбільш часто можна зустріти такі приклади формулювань початку складання відповіді: «У відповідь на Ваш запит, вих. №16 / 11 від 19.04.2022 р, повідомляємо … »,« Відповідно до Вашої проханні … »,« Відповідно до п.7 угоди … »,« Виходячи з листа, спрямованого Вами … »,« Відповідно до постанови … »,« Дякуємо Вам за … »,« Висловлюємо подяку за тривалу спільну роботу … »,« На жаль, ми поки не … »,« Прийміть наші вибачення, якщо ми не виправдали надій … »,« Дозвольте нам принести вибачення за … »,« Ви прислали нам … »,« Грунтуючись на події, описаних Вами … »,« Ми докладаємо всіх зусиль, для усунення даної проблеми і … », «Відносно передбачуваної зустрічі з вашим керівником хотілося б визначитися з …», «Для уточнення деталей майбутнього контракту просимо Вас зв’язатися за тел. ХХХ ХХ ХХ з … »і т. Д.

Таїмо чином, можна зробити висновок, що при надсиланні відповіді на надісланої послання можна використовувати різні формулювання, що демонструють повагу і ввічливість.

Приклад листа відповіді на запит про додаткову інформацію

При офіційному запиті про пред’явлення додаткових даних по якійсь справі (договором, документом, події і т.д.) відповідь, бажано, заповнити на фірмовому бланку.

Алгоритм складання відповіді пропонується наступний:

  1. Звернення до прохача, який надіслав запит.
  2. Відображення теми відповіді виходячи з прохання.
  3. Опис суті відповіді на запит.
  4. При потребі – посилання на закон РФ, який регулює прохання.
  5. Зазначення реквізитів відправника відповіді з відображенням посади та П.І.Б., а також його підпису.
  6. Реєстрування відправляється відповіді з позначенням номера і дати.

Нижче пропонується заповнений приклад такої відповіді.

Завантажити

Приклад відповіді на лист про оферту

Оферта є пропозицією про укладення угоди про взаємо співробітництво з викладом основних елементів угоди. Дана пропозиція попереднім етапом оформлення контракту. Особа, яка здійснює пропозицію, називається оферентом, яке приймає – акцептантом.

Існує поняття публічної оферти. Ця пропозиція, опубліковане невизначеному колу осіб.

Приклад відповіді на таку пропозицію представлений нижче.

Завантажити

Приклад відповіді на претензію про поставку товару

Між юр. особами, при взаємному співробітництві, нерідко трапляються суперечки і конфлікти. Здебільшого, для їх вирішення керівники або відповідальні особи направляють письмові претензії, де висловлюють своє невдоволення і вимоги.

Іноді такі претензії надсилаються контрагентам в якості досудового звернення, яке надалі буде служити доказом спроби вирішення спору в мирному порядку.


( Відео : “Відповідь на лист – претензію”)

Структура документа нічим не відрізняються від повідомлень з інших питань. Реагування на претензію може бути, як в позитивному, так і в негативному стилі, і залежить від обставин і вимог контрагента.

Приклад такої відповіді.

Приклад відповіді на претензію про поставку товару

Завантажити

Як відправити документ одержувачу?

Як відправити документ одержувачу?

Повідомлення на присланий запит допускається направити різними способами:

  1. Факсом, якщо у контрагента є такий зв’язок.
  2. Скориставшись електронною поштою.
  3. Через Пошту РФ – рекомендованим відправленням з повідомленням.
  4. Кур’єром.

Чи чекати відповідь на такий лист?

Чи чекати відповідь на такий лист?

Для дотримання ділового етикету, зазвичай, потрібно відповісти на всю інформацію, що надійшла кореспонденцію. Однак, є винятки.

На відповідь не потрібно буде розраховувати, якщо в ньому немає прохання, запиту і рекомендації. Фактично, такий лист відображає лише ті дані, які були потрібні контрагенту.

У той же час, саме, лист-відповідь може послужити першим етапом укладення вигідного угоди, або найлегшим способом вирішення цієї проблеми при співпраці контрагентів.

 

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *