Супровідний лист до комерційної пропозиції

Комерційна пропозиція (КП) відноситься до форми спілкування між підприємцями, у вигляді запрошення до сприяння. Основною метою КП є прагнення зацікавити партнера в пропонованому проекті. Однак, досить часто підприємці не завжди з серйозністю ставляться до нововведень.

Одним із способів – більш уважно поставитися до пропозиції, є супровідний лист (СЛ). Про те, як його скласти спробуємо розібратися в цій статті.

Навіщо потрібно?

Навіщо потрібно?

Супроводжує лист є важливою складовою, особливо, якщо фірма розсилає «холодні» пропозиції. Зазвичай, рідко хто відкриває вкладені файли з пропозиціями, видаляючи їх відразу. Однак, якщо грамотно скласти СЛ, де цікаво викласти текст, потенційний адресат може приділити йому невелику увагу, а це вже може спонукати його зацікавитися пропозицією більш уважно.

Основною метою супровідного листа є:

  1. Короткий ознайомлення потенційного клієнта з вмістом пропозиції по бізнесу, щоб він зацікавився запропонованим проектом.
  2. Чи не захаращення запропонованого проекту вітальними та іншими непотрібними відомостями, а лише зосередитися на конкретному викладі його суті.
  3. Передбачається, що це буде стимулювати клієнта в пропонованому взаїмосотруднічестве.

Особливо важливо це для компаній, що працюють в сфері «холодних продажів». З огляду на, що КП читає мало клієнтів, важливість супроводжуючого листа і його роль значно підвищується.

Також небажано відмовлятися надсилання пропозиції партнеру, якщо напередодні були здійснені усні переговори щодо проекту по телефону або при особистій зустрічі. Треба мати на увазі, що відомості, отримані усно, партнер може забути через свою завантаженість. А лист був стане документальним повідомленням про розмову.

До ініціативи про взаїмосотруднічестве можуть бути прикладені:

  • Каталоги товарного асортименту.
  • Тарифи на послуги та товари в формі прайс-листів.
  • Терміни організації фірмою офіційних заходів у вигляді конференцій і виставок, тощо.

Вимоги до супровідного листа

Вимоги до супровідного листа

Пропозиція і супроводжує лист до нього можуть надсилатися, як від фізособи, так і від імені всієї фірми, відділів і навіть безпосередньо від посадових працівників. Також, одержувачем КП може бути, або фізособа, фірма, або колектив.

Якщо СЛ відправляє фірма, то незалежно від способу розсилки (електронної відсиланням або на паперовому носії), його потрібно складати на фірмовому бланку. При цьому, формуючи таке послання, рекомендується звернути увагу на наступні вимоги до послання, які потрібно дотримуватися:

  1. Предметність . Потрібно викладати відомості, що стосуються тільки одного проекту, тобто, якщо фірма займається декількома напрямками, то в одному КП не бажано згадувати деталі іншого проекту. Також, бажано викладати текст без емоційного супроводу.
  2. Лаконічність . Об’ємні листи, на практиці, читаються набагато рідше. Тому, що супроводжує лист рекомендується розміщувати на половині сторінки, в крайньому варіанті – не більш, ніж на одній. Не рекомендується використовувати фразу «Комерційна пропозиція». Це нерідко може відлякати клієнта, який вважає, що фірма хоче отримати швидкий прибуток, котрі дають послуги або товари належної якості.
  3. Доступність тексту. Не можна в тексті використовувати професійні терміни і незрозумілу абревіатуру. Суть проекту треба викладати конкретно і чітко.
  4. Спонукання до активної дії . Актуальним рішенням вважається рекомендації щось виконати, якщо особа зацікавився цим проектом. Наприклад, переглянути матеріал, прикладений до послання, зателефонувати за зазначеним телефоном і т. Д. Це обумовлюється тим, що клієнти не завжди розуміють, що від них вимагається для прийняття пропозиції. Тому, позначення алгоритму дій спростить його мету.

Як скласти супровідний лист до комерційної пропозиції в 2022 році?

Як скласти супровідний лист до комерційної пропозиції?

Затвердженого шаблону СЛ до рекомендації розглянути проект законодавчими нормами не передбачено. Таке послання пишеться в довільному стилі, з дотриманням загальноприйнятих правил в діловодстві:

1) Початок складання СЛ потрібно здійснювати з звернення до конкретній фізособі або фірмі, не допускаючи загальних фраз, які свідчать про масову розсилку.

2) Після цього викладається основний текст, з відображенням короткої презентації фірми, що пропонує співпрацю, товари або послуги, а також з позначенням основних моментів вигоди взаімосотруднічества і контакти фірми.

3) На завершення СЛ потрібно висловити повагу до клієнта «З повагою, … (посада, назва фірми і П.І.Б відправника)» .

Текст супровідного листа

Заповнюючи основний текст супроводжує послання до КП треба враховувати такі особливості:

1) Не можна обтяжувати КП об’ємними даними (стислість – сестра таланту).

2) Текст повинен бути лаконічним, чітко містить суть пропозиції.

3) Також, при додатку до СЛ додаткових документів перерахувати їх в додатку. Це можуть бути:

  • Тарифи на продукцію і послуги.
  • Графік проведення акцій.
  • Офіційні запрошення на організовані семінари або виставки.

Обсяг тексту СЛ не повинен перевищувати однієї сторінки. При цьому, він зобов’язаний бути написаний грамотно, без помилок з чітким дотриманням загальноприйнятої структури документа в сучасному діловодстві.

Приклад.

  • Потрібно привітати адресата і бажано по імені та по батькові, наприклад,

«Здрастуйте, шановна Тетяна Сергіївна!» .

  • Потім потрібно представитися, або від свого імені, або від імені фірми, з зазначенням посади та діяльності фірми. наприклад,

Автосалон «Автомотор» пропонує великий вибір автомашин і мототехніки знаменитих брендів за реальними цінами, а також гнучкі форми оплати, які передбачають:

  • Різні способи розрахунків …;
  • Оформлення покупки в розстрочку до …;
  • У додатку є запрошення на виставку … за адресою …
  • При появі питань, зв’яжіться з нами по тел. ….

На завершення, потрібно висловити повагу до партнера і подякувати йому за приділену увагу, наприклад,

  • «Дякуємо за приділений час, …
  • «З повагою, керівник автосалону« Автомотор », …;

Нижче пропонує один із прикладів супровідного послання до КП.

Приклад супровідного листа до комерційної пропозиції

Зразок супровідного листа до комерційної пропозиції 2022 року

Завантажити зразок і бланк

Коли і яким чином відправляється?

Коли і яким чином відправляється?

Супроводжує послання з КП може надсилатися, як від імені фірми, так і від конкретного відділу або дійової особи. Відсилати КП допускається, не тільки конкретній особі, а й групі потенційних клієнтів.

При відправленні послання від імені фірми рекомендується складати лист на фірмовому бланку.

Розсилка пропозицій разом з супроводжуючим листом, зазвичай здійснюється при створенні нового проекту з метою, щоб про нову пропозицію дізналося, як можна більше клієнтів. При цьому, розсилку можна здійснювати наступними способами:

  1. Через пошту, використовуючи рекомендовані відправлення. Але це не дуже ефективно і затратно.
  2. Через кур’єра. Це особливо важливо, коли комерційну пропозицію направляється компанії, з якою фірма давно співпрацює.
  3. Використовуючи Інтернет. Цей спосіб на сьогоднішній день отримав найбільшу популярність, при масовій розсилці «холодних» листів з КП.

Висновок

Підводячи підсумки, слід зазначити, що супроводжує послання є важливим елементом в будь-якому відправляється КП про взаїмосотруднічестве. Від грамотності формування такого послання, а також від того – наскільки воно буде актуально, буде залежати число відгуків на розісланий проекти.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *