Супровідний лист до договору – Зразок

Які співпрацюють компанії можуть обмінюватися між собою різними діловими пропозиціями, а також документами для підписання, в тому числі і договорами.

Супровідний лист до договору – це документ ділового листування, завдання якого повідомити одержувачу мета спрямованого листи, а також викласти перелік документів, що містяться в посланні, щоб прискорити укладення договору або його коригування.

Що це таке?

Що це таке?

Кожне підприємство стикається з потребою ділового спілкування між партнерами в формі службового листування. Діловий етикет вимагає, при відправці договору на підписання контрагенту, написати супроводжує лист, де викладається мета надісланих документів з інструкцією – що потрібно з ними зробити. Це особливо зручно в обставинах, коли потрібно передати керівництво до дії з фіксуванням термінів відповідних заходів, наприклад, підписати договір і один екземпляр повернути відправнику, до зазначеного в листі терміну, для подальшої співпраці. Дані листи носять службовий характер і без доданих документів їх немає сенсу відправляти.

Найбільш часто супровідні листи пишуться до:

  1. Договору для підпису і для повернення після підписання.
  2. Акту звірки.
  3. Комерційної ініціативи.
  4. Документами для податкової інспекції.
  5. Звітів і запитам контролюючих відомств.
  6. Виконавчим і кадрових документів.

Форма документа

форма документаЧинними законодавчими нормами не встановлено будь-якого уніфікованого шаблону супровідного листа. Такий документ у 2022 році складається в письмовій формі і в вільному стилі, з дотриманням правил діловодства, регламентованими ГОСТ (ом) – Р 7.0.97-2016, який вступив в дію з 1.07.2020 року. Раніше, до зазначеного стандарту складання супровідних листів, діяв ГОСТ- Р 6.30-2003.

У яких випадках і коли пишуться листи до договору?

У яких випадках і коли пишуться листи до договору?

У сучасному світі правила ділового листування між партнерами найбільш часто здійснюються по електронній пошті, іноді через кур’єра. Нерідко листи пишуться в якості супроводу до договорів, для їх підписання. Наприклад, для підписання додаткової угоди партнером, потрібно відправити така угода, до якого потрібно докласти супроводжує лист, де потрібно позначити, що зробити з угодою, і до якого терміну потрібно його повернути, щоб продовжити співпрацю.

Можна виділити наступні функції супроводжуючого листа ( «супровідними документами»):

  1. Опис відісланих документів (якщо це договір, то його найменування, із зазначенням кількості аркушів договору, числа копій).
  2. Прохання до дії (наприклад, підписати договір і повернути один екземпляр відправнику).

Зазвичай такі листи складаються в 2-х примірниках, з реєстрацією в журналі обліку кореспонденції. Один примірник листа з доданими документами направляється адресату, другий підшивається в документації відправника.

Така процедура листування забезпечує дозвіл безлічі спірних моментів.

Складаємо супровідний лист до договору

Складаємо супровідний лист до договору

Як вже зазначалося вище, затвердженого шаблону написання супроводжуючого листа не існує. Тому, скласти такий лист можна в довільному стилі, з дотриманням структури ділових службових листів.

Даний документ не повинен бути надто великим за обсягом і містити текст в офіційно-діловому стилі. У ньому, як правило, викладається лаконічно мета надісланого листа, і інструкція, яка пояснює – що потрібно зробити з доданими документами.

Лист повинен бути написаний на фірмовому бланку, грамотно, без допущення помилок, закреслень і виправлень.

У листі потрібно відобразити такі пункти:

1) Назва фірми і її компанії. Якщо лист складено на фірмовому бланку відображати такі реквізити не треба, так як, зазвичай, на такому бланку ці дані відображені.

2) Далі – в лівій верхній частині бланка заповнюється його реєстраційний вихідний номер і дата заповнення документа.

3) У правій частині бланка заповнюються реквізити адресата, із зазначенням:

  • Повної назви фірми-одержувача.
  • П.І.Б. керівника одержувача.
  1. Потім заповнюється назва документа.

Складаємо супровідний лист до договору

4) Основний зміст листа:

  • Зазвичай початок тексту складається з загальноприйнятого звернення: «Шановний …!».
  • Потім, як правило, заповнюється фраза: «Надсилаємо Вам …», або «Направляємо Вам …» і т.д. Після чого відображається назва договору, який направляється контрагенту.

Складаємо супровідний лист до договору

5) Наступним пунктом є виклад прохання підписання договору з поверненням одного підписаного примірника відправнику. Тут рекомендується відобразити термін повернення підписаного договору.

6) Після цього заповнюється «Додаток», де позначається договір, із зазначенням числа примірників і кількості аркушів.

7) На завершення – лист підписується керівником фірми, з зазначенням посади та розшифровкою його прізвища.

Структура супровідного листа

Структура супровідного листа

Супровідний лист до договору в 2022 році має таку ж структурою, як супроводжують листи до будь-яких службових документів. При цьому, необхідно враховувати, що з 1.07.2020 року, оформлення таких листів регламентовано ГОСТ (ом) Р 7.0.97-2016.

Так як, інших вимог до оформлення та змісту такого листа немає, то структура такого листа є відображення наступних пунктів:

  1. Шапка.
  2. Вихідний номер і дата складання.
  3. Звернення.
  4. Текст.
  5. Прикладна програма.
  6. Підписи і печатку.

Розглянемо пункти детальніше.

Шапка . Зазвичай такі листи заповнюються на фірмовому бланку підприємства, де вже відображені, назва фірми-відправника, юридична адреса, контактні дані. Тому в шапці відображаються назва фірми-отримувача та його реквізити, із заповненням П.І.Б. керівника.

Вихідний номер і дата заповнення листа , відображається згідно з правилами діловодства, що встановлюються внутрівідомчими локальними положеннями.

Звернення , згідно з етикетом, рекомендується починати складати лист зі слова «Шановний …».

Текст . Тут рекомендується викладати зміст листа зі слів: «Надсилаємо …», «Представляємо …», з подальшим викладом мети якого висилають листи, а потім прохання та інструкції, що потрібно зробити з висланими документами. Тут можна використовувати формулювання: «Прошу підписати договір і повернути його до …»; «Прошу узгодити текст угоди і надати коментарі або протокол розбіжностей до …», і т.д.

Додаток . У цьому пункті потрібно перерахувати прикладені документи, в тому числі, договір. В описі всіх документів, доданих до супроводжуючого листа, потрібно відобразити кількість примірників кожного документа із зазначенням числа листів. В кінці розділу, можна зазначити число пунктів в додатку і загальне число листів, наприклад: «Разом в додатку 2 документа на 11 аркушах».

Підпис . Супровідний лист повинен бути підписаний керівником фірми-відправника або відповідальною особою та, за наявності печатки, скріпити підпис нею. З огляду на, що в 2022 році компанії не зобов’язані володіти круглою печаткою для підтвердження документів, в тому числі і листів печатку ставити не обов’язково.

Зразок супровідного листа до договору

Зразок супровідного листа до договору 2022 року

Завантажити бланк і зразок

Хто підписує?

Хто підписує?

Складає, супровідний лист, зазвичай, особа, яка відповідає за відправляється кореспонденцію, наприклад, секретар підприємства. Для посвідчення такого листа достатньо підпису. Скріплювати підпис печаткою не обов’язково, так як, на сьогоднішній день підприємства можуть не мати круглої печатки (закон № 82-ФЗ від 06.04.2015).

Підпис в супроводжує листі може ставити директор підприємства або працівник відповідає за дану ділянку роботи (наприклад, менеджер, гл. Бухгалтер). Тут треба дотримуватися етику поводження. Якщо супроводжує лист складено на ім’я керівника контрагента, то підписати такий лист, також рекомендується рівному за посадою керівника підприємства-відправника. При цьому, необхідно враховувати, що виконання завдань здійснює за дорученням директора співробітник підприємства. Тому при підписанні послання рекомендується відобразити контактні дані співробітника, що займається даним питанням, щоб контрагенту не довелося втрачати час на пошук відповідального працівника.

При одержанні листа адресат присвоїть йому вхідний номер і дату, завдяки чому за встановленими реквізитами можна буде швидко простежити етапи виконання і підготовки відповіді на отриманий лист.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *