Супровідний лист до акту звірки (Зразок)

При складанні ділових листах потрібно дотримуватися правила, регламентовані ГОСТ (ом). У вказаних стандартах представлено повний опис того, що потрібно для здійснення ділової переписки, а чого не слід робити.

Акт звірки відноситься до початкового документу, який періодично проводиться бухгалтерією для перевірки правильності розрахунків між контрагентами. При відправці акту звірки, потрібно сформувати супроводжує лист (СЛ) до нього, з інструкцією про те, що потрібно з ним зробити. Зразок такого листа можна скачати в кінці даної статті.

Для чого потрібен?

Супровідний лист до акту звіркиНалагодження професійних відносин з контрагентами є непростим процесом. У ньому бере участь не тільки керівництво, а й працівники інших відділів, в тому числі, бухгалтерії, які допомагають формувати позитивний імідж фірми.

Наприклад, СЛ, і також акти звірок готуються бухгалтерськими працівниками. І, саме, вони, в більшості своїй, відправляють дані документи контрагенту. Супроводжуючі листи, в якості ділової етики, сприяють налагодженню довірчого співробітництва між партнерами.

Акт звірки рідко вирушає партнеру у вигляді одиничного документа. Зазвичай, будь-який документ, в тому числі і акт звірки відправляється контрагенту в супроводі з листом, в якому пояснюється мета доданих документів.

Формування супроводжуючого послання ( «супровідна»), може бути доручено лише компетентного фахівця. Воно має бути коротким, грамотно складеним, належно форматованим і відображає компетентність відправника.

Вимоги до оформлення супровідного листа до акту звірки взаєморозрахунків

Всі ділові листи повинні складатися відповідно до правил, позначених в ГОСТ Р 6.30-2003 від 03.03.2003 року, в тому числі, з правильним вибором шрифту, його стилю і величини. Зазвичай, при формуванні СЛ рекомендується використовувати шрифт Тimes New Roman, з розміром від 12 до 14 і міжрядковим інтервалом від 1 до 2.

При формуванні СЛ необхідно дотримуватися таких вимог:

  1. Супроводжує послання до акту звірки бажано складати на фірмовому бланку підприємства.
  2. Кожен пункт такого листа повинен розташовуватися відповідно до загальноприйнятої структурою подібних документів.
  3. СЛ має бути сформований без помилок, закреслень і виправлень.
  4. При потребі потрібно використовувати структурований текст.
  5. При відображенні адресата його посаду та П.І.Б. потрібно відображати в давальному відмінку.
  6. СЛ не можна направляти більше чотирьох різних контрагентам.
  7. Розділи і пункти послання допускається нумерувати лише арабськими цифрами.
  8. Текст потрібно викладати від першої особи в множині.

З огляду на, що акт звірки складається в бухгалтерії, то і СЛ до складеним актом, зазвичай, формується бухгалтером. Іноді, формування СЛ може бути доручено секретарю підприємства або іншій відповідальній особі.

Якщо послання до акту звірки вже підготовлено і підписано, однак в останній момент виявлено помилку, то допускається її виправлення шляхом закреслення однією рисою, з припискою поруч правильних даних та посвідченням виправлення підписами осіб, які підписали документ. Однак, в такому варіанті – краще переписати лист.

Обов’язковими складовими елементами СЛ повинні бути:

1) «Шапка», де відображаються реквізити адресата, з відображенням:

  • Посади.
  • Назви фірми.
  • П.І.Б. керівника.

2) Номер і дата формування документа.

3) При наявності – посилання на реквізити попереднього листа.

4) Шанобливе звертання до адресата.

5) Перерахування матеріалів, прикріплених до послання (в даному випадку – акт звірки та інші супровідні документи).

6) Період перевірки розрахунків по акту звірки.

7) Прохання відправника (зазвичай, – щоб адресат підписав акт звірки і повернув один екземпляр).

8) Підпис відправника.

Як скласти супровідний лист в 2022 році?

Уніфікованого шаблону СЛ до акту звірки не існує, тому, кожне підприємство може формувати його на свій розсуд. При цьому, складаючи такий лист, потрібно дотримуватися загальноприйнятий порядок складання подібних документів в діловодстві, який регламентований «Національного стандарту РФ» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), затвердженим розпорядженням Росстандарта № 2004 ст від 08.12.2016 р

У той же час, треба відзначити, що при відправці контрагенту акту звірки, яка супроводжує послання не відноситься до обов’язкового елементу. Однак, контрагент, отримавши акт звірки, не знатиме, що з ним зробити і йому доведеться зв’язатися з відправником, щоб з’ясувати це. Супроводжує лист, в цьому варіанті, пояснить одержувачу алгоритм дій. Таким чином, завдяки СЛ, адресат отримає повну інформацію про зміст отриманої кореспонденції, а також інструкцію, як з нею вчинити.

Форма СЛ являє собою стандартну, як і будь-який подібний документ. При цьому, з огляду на, що СЛ до акту звірки відправляються юр. особами, рекомендується його заповнювати на фірмовому бланку.

Складаючи такий лист, потрібно відобразити такі пункти:

1) «Шапку», яка розміщена, зазвичай, вгорі правого кута бланка. Тут потрібно відобразити:

  • Посада.
  • Назва фірми.
  • П.І.Б. директора.

2) У лівій частині листа навпаки реквізитів адресата залишається місце для відображення вихідного номера СЛ і дати його реєстрування.

Як скласти супровідний лист в 2022 році?

3) Основний текст СЛ починається з вітання адресата.

4) Далі викладається зміст тексту, з позначенням, що висилається акт звірки, з прикріпленими додатковими матеріалами. При цьому, висловлюється прохання, що потрібно зробити з висланим актом (підписати і повернути назад, або передати бухгалтеру, або просто підшити підписаний вже акт).

Як скласти супровідний лист в 2022 році?

5) Наступним пунктом є «Додаток» , де перераховується список прикріплених документів з позначенням:

  • Назви документа.
  • Числа листів, що містяться в документі.
  • Загальної кількості аркушів, що містяться у всіх документах.

Як скласти супровідний лист в 2022 році?

6) Завершальним етапом формування письма є підписи директора фірми і бухгалтера.

7) Також тут можна доповнити запис про виконавця складеного СЛ.

Як скласти супровідний лист в 2022 році?

Такий лист, зазвичай, складається в 2-х примірниках і, після підписання відповідальними особами, підлягає реєстрування в книзі вихідних листів і відсилається адресату.

Текст супроводу

текст супроводу

Цей розділ СЛ до акту звірки, в більшості своїй складається з фрази, «Направляємо вам …» , з подальшим зазначенням назви документа, прикріпленого до послання і цілі.

Наступний пункт основного тексту є прохання, що починається зі слова «Прошу …» і далі ( «… підписати і повернути …», «… зрадити бухгалтеру …», «… взяти до відома …») .

Якщо конкретно до акту звірки, то в цьому варіанті, основний текст, зазвичай має формулювання, в наведеному нижче зразку.

Зразок супровідного листа до акту звірки розрахунків

Зразок супровідного листа до акту звірки розрахунків 2022 року

Завантажити зразок, бланк

Висновок

Після формування основного тексту СЛ заповнюється розділ «Додаток», де перераховуються всі прикріплені документи і обов’язково акт звірки.

У додатку потрібно вказати:

  1. Назва документу.
  2. Число листів, що містяться в кожному документі.
  3. Загальна кількість аркушів в прикріплених матеріалах.

Список перерахованих документи повинен бути структурованим і пронумерований арабськими цифрами.

В кінці СЛ повинні бути поставлені підписи директора підприємства і бухгалтера. При потребі можуть бути відображені контакти відповідальної особи, який оформив вихідного листа фірми.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *