Содержание
Іноді людині доводиться звертатися з листом до фіз. особи або до будь-якої компанії для вирішення певного питання. І нерідко, людина не знає – з чого почати складання такого листа, що він його оформляти і яким способом його відправити?
Треба відзначити, що структура листи-звернення, не залежно від мети і адресата, в тому числі і замовнику, є, практично, однакова. Такий лист може скласти, пересічний громадянин, приватний підприємці або представник компанії.
Хто і куди може звертатися?
Метою листи-звернення є примус одержувача у виконанні якої-небудь дії або розгляду якогось питання. По суті, звернутися з листом можна до будь-якого адресату. Основними вимогами дієвості звернення повинні бути:
- Можливість адресатом вирішити питання, який позначається в поводженні з наявністю повноважень.
- Наявність у автора листа права для звернення до нього.
Існують наступні види звернень, які залежать від статусу учасника та адресата:
- Від фіз. особи до фіз. особи.
- Від фіз. особи до юр. особі.
- Від юр. особи до юр. особі.
За допомогою листа-звернення можна:
- Просити дані (про хід стану справ в кримінальному переслідуванні, про пенсійному рахунку, про кадровий склад підприємства, про наявність документів і т.д.).
- Повідомити зацікавлена особа (про порушення або про подію).
- Запропонувати (зміна маршруту, робочого графіка, співпраці і т.д.).
- Звернутися з проханням про здійснення дій та процедур (для повернення товару, відсилання документів, прибирання об’єкта тощо).
Примітка . Необхідно мати на увазі, що деякі типи звернень складаються за затвердженими законом шаблонами, без дотримання яких – такі листи розглядатися не будуть.
Як правильно написати листа-звернення до замовника у 2022 році?
Перед оформленням листи-звернення, слід знати, що існують загальноприйняті правила ділового листування, при ігноруванні яких можливе падіння репутації підприємства в очах замовника, що може привести до зриву угоди. Тому, перед складанням такого послання, рекомендується ознайомитися з правилами ділового листування.
Більшість листів-звернень складаються в довільному стилі. Основною вимогою є, щоб звернення відповідало на наступні питання:
- Ким і куди відіслано послання.
- Яка мета складеного документа.
- Звернення має бути вмотивованим.
Якщо лист оформлено на підставі нормативного акту, то його потрібно відзначити в тексті документа.
В основному структура листів-звернень є такий зміст:
1) Найменування адресата.
2) Реквізити автора листа, із зазначенням:
- Найменування фірми.
- П.І.Б.
- Посади.
- Адреси проживання / перебування.
- Контактного телефону або e-mail.
3) Текст листа. Якщо дані є конфіденційними і запитує з державних відомств, то позначається статус автора листа (зазвичай, прикріплюються копії засвідчують документів). Заповнення тексту в листі, зазвичай починається зі слова «Прошу» .
4) Перелік прикріплених документів до листа, якщо вони прикріплені, заповнюється після слова «Додаток» .
5) Після цього зазначається дата складання листа і підпис, з розшифровкою прізвища.
Примітка. Лист-звернення, написане підприємством, рекомендується заповнювати на фірмовому бланку.
Листи холодним клієнтам
Холодне лист є зверненням до адресата, що не знає про існування відправника. При цьому, нерідко адресат, який отримав такий лист, сприймає послання у вигляді спаму, видаляючи / викидаючи його не читаючи.
Холодні листи законодавчими нормами забороняються. Навіть холодна лист з пропозицією з працевлаштування відноситься до незаконного.
Найбільш часто холодні листи складаються у формі прайс-листів, рекламах підприємств, комерційних пропозицій або з працевлаштування. Відсилання масових холодних листів прирівнюється до спаму. Єдиним способом законної відправки такого листа є розсилка з особистої пошти конкретного адресата. У цьому варіанті зростає ймовірність його прочитання адресатом, якщо правильно його скласти.
Якщо відправник пише потенційному замовнику вперше, то рекомендується відправити послання із зазначенням наступних пунктів:
- Привітання, із зазначенням імені.
- Короткі відомості про автора або про фірму, з викладом – чим займається і суть пропозиції.
- Текст з наступним формулюванням. Якщо Вас зацікавила наша пропозиція, я готовий обговорити можливість взаємо співпраця. Прошу повідомити, в який час Вам було б зручніше з нами зв’язатися.
- Підпис відправника.
Зразок холодного листи
Приклад № 1.
Приклад № 2
Завантажити бланк і зразок
Листи-нагадування
Лист-нагадування може бути складено в різних ситуаціях. При цьому, основною метою послання є нагадування про подію, з прийняттям зобов’язань, які з часом не виконані.
Такий лист може бути пов’язано з нагадуванням:
- Про раніше відправленому пропозиції по бізнесу.
- Про виконання зобов’язань згідно з договором, додатковою угодою.
- Про поставку товару або здійсненні послуги.
- Про грошовий переказ в зазначені терміни.
- Про наближення важливої події.
- Про продовження переговорів і т.д.
При співпраці між підприємствами, зазвичай, в такому нагадуванні потребує в першу чергу замовник, який звертається до виконавця з нагадуванням, наприклад, про терміни зобов’язань, які обумовлені в договорі.
При цьому, складати такий лист рекомендується на фірмовому бланку. Текст повинен бути офіційним, діловим, наприклад:
1) При заповненні документа в правій частині потрібно відобразити «шапку», де вказати:
- Посада адресата, до якого звертається автор листа.
- Назва фірми.
- П.І.Б. керівника.
2) Назва послання.
3) Основний текст листа, де потрібно відобразити:
- Реквізити документа, на підставі якого спрямовується такий лист, з нагадуванням зобов’язань, взятих на себе виконавцем.
- Прохання, про вжиття заходів щодо виконання взятих зобов’язань.
- Попередження про те, що якщо не буде вжито заходів, то замовник буде змушений вжити штрафні санкції відповідно до договору.
4) Підпис керівника і менеджера, відповідального за виконання договору.
Примітка . Такий лист має бути зареєстровано в журналі вихідної кореспонденції у відправника, і зареєстровано в журналі вхідної кореспонденції у одержувача.
Зразок листа-нагадування про виконання умов договору
Завантажити бланк і зразок
Листи після зустрічі
Зазвичай такі листи відправляються після переговорів між фірмами, після відвідування виставки або іншого заходу, де зустрілися фіз. особи або представники компаній і т.д.
В таких листах може виражатися подяку, за відмінно організовану виставку, за вдалий початок співпраці після укладення договору і при безлічі інших подій, яким передувала зустріч, в якій були якісь домовленості.
Листи, пов’язані з наслідками після зустрічі, мають своє стандартне зміст:
- Звернення до клієнта, наприклад, «Шановний, …!», Із зазначенням імені та по батькові.
- Виклад тексту, з висловленням подяки.
- На закінчення, вираз поваги, з відображенням контактних даних відправника.
- Підпис автора послання.
Зразок
