Лист-звернення до замовника – Зразок 2022 року

Іноді людині доводиться звертатися з листом до фіз. особи або до будь-якої компанії для вирішення певного питання. І нерідко, людина не знає – з чого почати складання такого листа, що він його оформляти і яким способом його відправити?

Треба відзначити, що структура листи-звернення, не залежно від мети і адресата, в тому числі і замовнику, є, практично, однакова. Такий лист може скласти, пересічний громадянин, приватний підприємці або представник компанії.

Хто і куди може звертатися?

Хто і куди може звертатися?

Метою листи-звернення є примус одержувача у виконанні якої-небудь дії або розгляду якогось питання. По суті, звернутися з листом можна до будь-якого адресату. Основними вимогами дієвості звернення повинні бути:

  • Можливість адресатом вирішити питання, який позначається в поводженні з наявністю повноважень.
  • Наявність у автора листа права для звернення до нього.

Існують наступні види звернень, які залежать від статусу учасника та адресата:

  1. Від фіз. особи до фіз. особи.
  2. Від фіз. особи до юр. особі.
  3. Від юр. особи до юр. особі.

За допомогою листа-звернення можна:

  • Просити дані (про хід стану справ в кримінальному переслідуванні, про пенсійному рахунку, про кадровий склад підприємства, про наявність документів і т.д.).
  • Повідомити зацікавлена ​​особа (про порушення або про подію).
  • Запропонувати (зміна маршруту, робочого графіка, співпраці і т.д.).
  • Звернутися з проханням про здійснення дій та процедур (для повернення товару, відсилання документів, прибирання об’єкта тощо).

Примітка . Необхідно мати на увазі, що деякі типи звернень складаються за затвердженими законом шаблонами, без дотримання яких – такі листи розглядатися не будуть.

Як правильно написати листа-звернення до замовника у 2022 році?

Як правильно написати листа-звернення?

Перед оформленням листи-звернення, слід знати, що існують загальноприйняті правила ділового листування, при ігноруванні яких можливе падіння репутації підприємства в очах замовника, що може привести до зриву угоди. Тому, перед складанням такого послання, рекомендується ознайомитися з правилами ділового листування.

Більшість листів-звернень складаються в довільному стилі. Основною вимогою є, щоб звернення відповідало на наступні питання:

  • Ким і куди відіслано послання.
  • Яка мета складеного документа.
  • Звернення має бути вмотивованим.

Якщо лист оформлено на підставі нормативного акту, то його потрібно відзначити в тексті документа.

В основному структура листів-звернень є такий зміст:

1) Найменування адресата.

2) Реквізити автора листа, із зазначенням:

  • Найменування фірми.
  • П.І.Б.
  • Посади.
  • Адреси проживання / перебування.
  • Контактного телефону або e-mail.

3) Текст листа. Якщо дані є конфіденційними і запитує з державних відомств, то позначається статус автора листа (зазвичай, прикріплюються копії засвідчують документів). Заповнення тексту в листі, зазвичай починається зі слова «Прошу» .

4) Перелік прикріплених документів до листа, якщо вони прикріплені, заповнюється після слова «Додаток» .

5) Після цього зазначається дата складання листа і підпис, з розшифровкою прізвища.

Примітка. Лист-звернення, написане підприємством, рекомендується заповнювати на фірмовому бланку.

Листи холодним клієнтам

 

Листи холодним клієнтамХолодне лист є зверненням до адресата, що не знає про існування відправника. При цьому, нерідко адресат, який отримав такий лист, сприймає послання у вигляді спаму, видаляючи / викидаючи його не читаючи.

Холодні листи законодавчими нормами забороняються. Навіть холодна лист з пропозицією з працевлаштування відноситься до незаконного.

Найбільш часто холодні листи складаються у формі прайс-листів, рекламах підприємств, комерційних пропозицій або з працевлаштування. Відсилання масових холодних листів прирівнюється до спаму. Єдиним способом законної відправки такого листа є розсилка з особистої пошти конкретного адресата. У цьому варіанті зростає ймовірність його прочитання адресатом, якщо правильно його скласти.

Якщо відправник пише потенційному замовнику вперше, то рекомендується відправити послання із зазначенням наступних пунктів:

  1. Привітання, із зазначенням імені.
  2. Короткі відомості про автора або про фірму, з викладом – чим займається і суть пропозиції.
  3. Текст з наступним формулюванням. Якщо Вас зацікавила наша пропозиція, я готовий обговорити можливість взаємо співпраця. Прошу повідомити, в який час Вам було б зручніше з нами зв’язатися.
  4. Підпис відправника.

Зразок холодного листи

Приклад № 1.

Зразок холодного листи

Приклад № 2

Зразок холодного листи

Завантажити бланк і зразок

Листи-нагадування

Лист-нагадування може бути складено в різних ситуаціях. При цьому, основною метою послання є нагадування про подію, з прийняттям зобов’язань, які з часом не виконані.

Такий лист може бути пов’язано з нагадуванням:

  • Про раніше відправленому пропозиції по бізнесу.
  • Про виконання зобов’язань згідно з договором, додатковою угодою.
  • Про поставку товару або здійсненні послуги.
  • Про грошовий переказ в зазначені терміни.
  • Про наближення важливої ​​події.
  • Про продовження переговорів і т.д.

При співпраці між підприємствами, зазвичай, в такому нагадуванні потребує в першу чергу замовник, який звертається до виконавця з нагадуванням, наприклад, про терміни зобов’язань, які обумовлені в договорі.

При цьому, складати такий лист рекомендується на фірмовому бланку. Текст повинен бути офіційним, діловим, наприклад:

1) При заповненні документа в правій частині потрібно відобразити «шапку», де вказати:

  • Посада адресата, до якого звертається автор листа.
  • Назва фірми.
  • П.І.Б. керівника.

2) Назва послання.

3) Основний текст листа, де потрібно відобразити:

  • Реквізити документа, на підставі якого спрямовується такий лист, з нагадуванням зобов’язань, взятих на себе виконавцем.
  • Прохання, про вжиття заходів щодо виконання взятих зобов’язань.
  • Попередження про те, що якщо не буде вжито заходів, то замовник буде змушений вжити штрафні санкції відповідно до договору.

4) Підпис керівника і менеджера, відповідального за виконання договору.

Примітка . Такий лист має бути зареєстровано в журналі вихідної кореспонденції у відправника, і зареєстровано в журналі вхідної кореспонденції у одержувача.

Зразок листа-нагадування про виконання умов договору

Зразок листа-нагадування про виконання умов договору

Завантажити бланк і зразок

Листи після зустрічі

Листи після зустрічі

Зазвичай такі листи відправляються після переговорів між фірмами, після відвідування виставки або іншого заходу, де зустрілися фіз. особи або представники компаній і т.д.

В таких листах може виражатися подяку, за відмінно організовану виставку, за вдалий початок співпраці після укладення договору і при безлічі інших подій, яким передувала зустріч, в якій були якісь домовленості.

Листи, пов’язані з наслідками після зустрічі, мають своє стандартне зміст:

  1. Звернення до клієнта, наприклад, «Шановний, …!», Із зазначенням імені та по батькові.
  2. Виклад тексту, з висловленням подяки.
  3. На закінчення, вираз поваги, з відображенням контактних даних відправника.
  4. Підпис автора послання.

Зразок

Завантажити бланк і зразок

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *