Лист-прохання. Як правильно написати, зразок

Лист-прохання вважається найбільш часто зустрічаємим способом службового листування. Серед підприємців подібна листування здійснюється при проханні про який-небудь послуги, про виконання роботи або, наприклад, при потребі ознайомиться з товаром – надіслати зразки або узгодити певні заходи і т. Д.

Метою такого прохання є спонукання адресата до виконання певних дій, необхідних відправнику. При складанні такого документа потрібно дотримуватися правил діловодства, не допускаючи помилок, виправлень і закреслень, з грамотним викладом писемного мовлення.

Загальні відомості

Загальні відомості

Лист-прохання виконується в тих обставинах, коли його відправнику потрібно отримати від іншої особи якісь відомості, документи або звернутися з діловою ініціативою і проханням відгукнутися на неї. Документ може бути відісланий до організації конкретній особі (директору підприємства, начальнику підрозділу або іншій особі) або фізособі з проханням. Вираз прохання про сприяння має виражатися у відповідності до загальноприйнятих правил службового листування.

Документ може бути написаний на чистому аркуші формату А4 або на фірмовому бланку (якщо з проханням звертається представник організації). При цьому, його можна заповнити вручну або набрати на комп’ютері з наступною роздруківкою на принтері:

  1. При заповненні листа вручну, рекомендується писати розбірливим почерком і, бажано, красивим і каліграфічним.
  2. При наборі на комп’ютері – потрібно відповідально поставитися до підбору шрифту, його розміру і розміщення тексту на аркуші, при необхідності – використовувати структурований текст.

І в першому і в другому варіанті – не треба нехтувати гарним оформленням документа (дотриманням полів, абзаців і нового рядка). Нерідко, отримавши такий лист, у адресата формується початкове враження про відправника, і відповідно, в залежності від нього, може бути приймається позитивне або негативне рішення.

( Відео : “Лист прохання зразок”)

Причина та мета звернення

Причина та мета звернення

Перш ніж викласти в листі з проханням, потрібно обґрунтувати причину прохання і мета, а також продумати, чому заявник хоче звернутися, саме, до даної особи. При заповненні листа, можна обґрунтувати причину звернення до даної людини, наприклад, зі наступних фраз:

  1. Ви зважаєте високопрофесійним експертом в даному сегменті …
  2. Ви завжди брали участь у багатьох заходах нашого підприємства …
  3. Ваше підрозділ є визначальним …
  4. Ви здатні вирішити найскладніші питання в області …
  5. За багато років нашого взаімосотруднічества накопичений величезний позитивний досвід між …

Коли нарешті з’явиться однією з перерахованих формулювань потрібно позначити мета написаного послання, з поясненням обставин, що склалися.

Тут можна скористатися наступними фразами:

  • У зв’язку з тим, що …
  • Для вирішення сформованих обставин …
  • З метою просування бізнесу …
  • Для отримання високих успіхів у …
  • Для запобігання конфліктів …

Після позначення причини складеного листи і цілі його оформлення, можна викласти прохання. Текст повинен бути складений коректно, лаконічно і шанобливо.

Правила складання листа-прохання

Правила складання листа-прохання

Уніфікованого шаблону листів з проханням на сьогоднішній час не існує. Проте, такий документ повинен бути складений у стилі офіційного службового листа, з дотриманням загальноприйнятих норм в діловодстві та дотриманням службової етики.

Перш ніж почати заповнювати лист, потрібно мати на увазі, що документ може бути відісланий, як одній конкретній особі, так і групи осіб (наприклад, менеджерам, колективу бухгалтерії, юридичному відділу і т.д.).

Якщо лист з проханням відсилається юр. особою, то його краще складати на фірмовому бланку підприємства. Як і будь-який службовий документ, лист з проханням має складатися:

1) З вступного розділу ( «шапки»), де позначаються:

  • Реквізити адресата, з відображенням назви фірми і П.І.Б. керівника.
  • Дані про автора послання.

2) Назва послання.

Правила складання листа-прохання

3) Причини звернення, з посиланням, наприклад, «на підставі попередньої домовленості …», «на підставі організованою зустрічі …», «на підставі телефонної розмови» і т.д.);

4) Цілі звернення, наприклад «… з метою усунення проблеми», «… щоб уникнути непорозуміння …», «для недопущення порушень» і т.д.).

5) Основний частини, де позначається суть прохання, прохання може викладатися у вільному стилі, використовуючи формулювання: ( «… просимо Вас …», «… звертаємося з проханням …» і т.д.). При цьому, прохання потрібно викладати в поважному стилі, лаконічно, але з повним викладенням того, що, саме, потрібно відправнику, щоб адресат зрозумів проблему і у нього не виникли питання. У той же час, прохання має бути конкретизованим, наприклад, при проханні про виконання послуги, потрібно позначити її, з відображенням ціни, або чисельності, бажаного терміну і т. Д. Не буде зайвим, якщо попередньо буде висловлений комплімент на адресу одержувача послання, наприклад, « … знаючи ваш великий авторитет …», «захоплюючись Вашими організаторськими здібностями …» і т.д.).

Примітка . Якщо в листі міститься кілька запитів, то рекомендується їх перерахувати в структурованому тексті, з окремими пунктами.

6) Якщо лист передбачає написання відповіді в зазначений термін, то це рекомендується зробити коректно.

7) Якщо у проханні виражається, наприклад, пропозиція про співпрацю, то в кінці послання можна відзначити вигоду, яку отримає адресат, якщо позитивно відгукнеться на прохання відправника, або пояснити – яке важливе значення займає рішення прохання.

8) Відправленням і одержанням листів, зазвичай, займаються секретарі установ (у великих фірмах такий обов’язок може покладатися на цілі відділи). Після заповнення такого листа, необхідно його перечитати, переконатися у відсутності граматичних помилок, помарок, після чого передати керівнику підприємства на підпис.

9) Підписана директором лист підлягає реєстрування в книзі вихідної кореспонденції, з присвоєнням йому номера і дати, і відправляється адресату.

Правила складання листа-прохання

Приклад листа-прохання

Приклад листа-прохання

Різні варіанти

Як уже зазначалося, листи-прохання набули широкого поширення серед комерційних підприємств. Здебільшого, відсилаючи такі листи, автори послань мають на меті спонукання адресата відгукнуться на прохання. Тому, для цього потрібно написати лист таким чином, щоб зацікавити одержувача кореспонденції в позитивному вирішенні викладається прохання, і щоб він побачив і свій інтерес в реченні.

Тому, відправнику потрібно продумати текст листа і скласти його з урахуванням психологічного характеру адресата. Залежно від ситуації листи-прохання можуть бути наступного типу:

  1. Лист з проханням без обґрунтування.
  2. Лист з проханням з обґрунтуванням.
  3. Лист з декількома проханнями.

Далі пропонується розглянути різні варіанти листів з викладенням прохання в залежності від можливих обставинах, що склалися.

( Відео : “Як написати справ лист, приклади зразки листів”)

Лист-прохання про виділення коштів

Лист з таким проханням, зазвичай складаються в тих обставинах, коли автор послання бажають домогтися отримання фінансових коштів від державних відомств, від будь-яких спонсорів і навіть від громадян.

При написанні такого листа, наприклад, від некомерційної організації, потрібно заповнити «шапку», з відображенням:

  1. Назви адресата (державного відомства), із зазначенням П.І.Б., який очолює відомство або є членом законодавчих зборів.
  2. Реквізитів автора відправляється документа.
  3. Шанобливого звернення.
  4. Короткого відображення, чим займається організація, яка надіслала лист-прохання.
  5. Прохання про надання фінансової допомоги, з поясненням її потреби (для ремонту, оренди або для зарплати і т.д.).
  6. Можна послатися, на законодавчі ініціативи, озвучені або президентом, або іншим високопоставленим чиновником. Це, звичайно, може підхльоснути адресата в позитивному вирішенні в надії на кар’єрне зростання, так як допомогу організації може сприяти йому в досягненні такої мети.
  7. Неодмінно, потрібно вказати конкретну суму фінансової допомоги, яка потрібна організації.

Такий лист-прохання може мати такий вигляд.

Лист-прохання про виділення коштів

Завантажити

Лист-прохання про поставку товару

Листи такого плану, як правило направляються партнерам по бізнесу, з проханням про постачання того чи іншого товару. Форма листа і його структура така ж, як і будь-якого подібного документа, з позначенням «шапки», де відображається адресат і відправник, а також шанобливого звернення.

Тут же рекомендується повідомити джерело, де відправник дізнався про товар, гарантувати зі свого боку про своєчасне виконання своїх зобов’язань при співробітництві, і обгрунтувати взаємну вигоду від такої угоди, а також надію на спільне співробітництво.

Лист-прохання про поставку товару

Завантажити

Лист-прохання про надання знижки

Як правило подібні листи відсилаються компаніям-постачальникам. Згідно маркетингової політики фірма може випросити різні види знижок, наприклад:

  1. Знижки за зниження термінів оплати.
  2. Знижки постійним покупцям.
  3. Знижки, при розпродаж товару, пов’язані з оновленням асортименту або розпродажем на складі.
  4. Знижки, пов’язані з економічною кризою і т. Д.

Наприклад, фірма організовує виставку, забезпеченням якої займається друкарня, яка постачає стенди та іншу друковану продукцію. При відчутною вартості послуг з настанням кризи, в результаті чого виникли складнощі з оплати друкарською продукції, організатор виставки може звернутися до керівництва друкарні про знижку тарифів.

У листі потрібно позначити наступне:

  • Пояснити потребу знижки.
  • Вказати точну величину знижки і на який період.
  • Можна натякнути, що, якщо друкарня не погодиться з пропозицією, фірма припинить співпрацю.

При цьому, текст повинен написаний так, щоб документ було прочитано повністю і друкарня погодилася на ініціативу про знижку.

Лист-прохання про надання знижки

Завантажити

Лист-прохання про зниження орендної плати

У кожному бізнесі може трапитися ситуація, особливо в момент економічної кризи, коли жорстко потрібно скорочувати ті чи інші напрямки. Одним із заходів з порятунку ситуації може стати скорочення орендної плати, яка займає чималу частку в загальних витратах.

Орендна плата «лягати непідйомним вантажем» на безліч фірм. Її зниження забезпечує фірмі перебувати на плаву в складний період. Надсилаючи листа з клопотанням про зниження орендної плати, рекомендується згадати все позитивні відносини з орендодавцем. У посланні важливо нагадати, що перш орендар сумлінно виконував свої зобов’язання. Переконати орендодавця, що в майбутньому орендар буде продовжувати співпрацю, якщо орендодавець піде на поступки. Натякнути, що йому також вигідно тривалу співпрацю між сторонами і що, якщо він не погодиться на прислане пропозицію, орендар змушений буде припинити співпрацю.

Лист-прохання про зниження орендної плати

Завантажити

Лист-прохання про оплату заборгованості

Між співпрацюють підприємствами нерідко виникають затримки оплати за товар або заборгованості. Якщо підприємство налаштоване на продовження взаімосотруднічества з контрагентом, у якого є заборгованість, направляється лист з проханням про прискорення погашення боргу.

Зазвичай, підприємство направляє такий лист в таких ситуаціях:

  1. Коли не виконуються фінансові зобов’язання.
  2. При відсутності оплати за виконані роботи або надані послуги.
  3. При ігноруванні дзвінків і відмову від взаємодії.
  4. При ігноруванні договірних вимог.

У листі обов’язково рекомендується відзначити наступне:

  • Точну суму заборгованості.
  • Дату, до якої потрібно погасити борг.
  • Заходи, які будуть прийняті, при ігноруванні листи.

У тексті рекомендується нагадати про тривалому взаїмосотруднічестве і висловити надію, що боржник відгукнеться на прохання, а не на вимогу (Вимога оформляється в іншому стилі).

Лист-прохання про оплату заборгованості

Завантажити

Лист-прохання про відстрочку платежу постачальнику

Ситуація аналогічна попередньому прикладу, проте в цьому варіанті з проханням звертається боржник, який просить про відстрочення платежу. Документ подібний попередньому, і в цьому варіанті, боржник зобов’язаний вказати:

  1. Точний розмір боргу.
  2. Обґрунтовану причину обставин, що склалися.
  3. Дату, коли буде виконано платіж.
  4. Надію на розуміння і на продовження взаімосотруднічества.

У цьому варіанті лист може виглядати наступним чином.

Лист-прохання про відстрочку платежу постачальнику

Завантажити

Лист-прохання оплатити за іншу організацію

Погашення боргу третім юр. особою допускається на прохання керівника підприємства-боржника, за наявності такої ситуації:

  1. При наявності складнощів з поповненням банківського рахунку.
  2. При відсутності коштів на рахунку боржника.

Таким чином, будь-яке підприємство може попросити свого боржника розрахуватися з іншою фірмою замість себе, направивши такий лист з проханням.

Лист-прохання оплатити за іншу організацію

Завантажити

Лист-прохання про сприяння у вирішенні питання

Будь-яке підприємство може зіткнутися з будь-якою проблемою, яку без зовнішнього сприяння дозволити неможливо. У цьому варіанті, можна направити лист з проханням про сприяння, наприклад, для проведення якого-небудь заходи. Таке звернення може направлятися, як в комерційні фірми, так і в державні відомства.

Лист-прохання про сприяння у вирішенні питання

Завантажити

Помилки при складанні листа-прохання

Помилки при складанні листа-проханняВсі листи, в тому числі і лист-прохання потрібно складати грамотно, з дотриманням ділового стилю. При цьому, потрібно звертатися до контрагента з повагою, однак без панібратства або підлабузництва.

Найбільш частими помилками при складанні листів є:

  • Наприклад, при зверненні рекомендується писати не «Дорогий …!», «Шановний …!» При цьому рекомендується звертатися по імені та по батькові, а не із зазначенням прізвища.
  • Нерідко в такому листі відсутні взагалі вітання, що явно неправильно.
  • Помилкою буде, якщо заслуженому людині, до якого звертається відправник, не відзначити комплімент, із зазначенням його заслуг і досягнень. Наприклад, привести такий варіант:

«Ви не тільки самі організовуєте роботу, а й активно надаєте допомогу різним установам …»

  • При складанні листа зі зверненням до однієї людини, наприклад, «Просимо вас …», нерідко «Ви» пишуть з маленької літери, що є явною ознакою неповаги або неуважності, а треба – з великою – «Просимо Вас …».
  • Нерідко в основному тексті листа відсутнє конкретика. Потрібно описувати проблему і прохання лаконічно, і в той же час, детально описати суть прохання. При цьому, якщо немає потреби, то не треба вказувати дату отримання відповіді. Її треба або обгрунтувати, або виключити. Правильно буде:

«У зв’язку з тим, що Ви цікавитеся проблемою, просимо Вас надати посильну допомогу нашому Фонду, який займається збором інформації з 2020 року …»

Ви можете перевести на наш банківський рахунок 1234567890 посильну суму. Якщо Ви не буде важко, просимо відповісти не пізніше 1 вересня поточного року, так як з цього місяця ми запускаємо проект, в якому Ви зможете взяти участь ».

  • Доводиться стикатися також з відсутністю в листі заключних формулювань. Правильно буде:

«Розраховуємо на Ваше розуміння. Завжди готові відгукнуться на що з’явилися питання і врахувати виникли зауваження. ».

У деяких листах з проханням про допомогу відсутня заключна фраза ввічливості. Така помилка свідчить про неповагу до адресата. Правильно буде на закінчення написати: «Заздалегідь дякую за сприяння!»

Як відправити лист?

Як відправити лист?

Відправляти листи-прохання можна різними способами:

  1. Електронним посланням на E-mail.
  2. Поштовим відправленням, скориставшись послугами пошти.
  3. Особистим врученням листа або через кур’єра.

У той же час, можна запропонувати наступні рекомендації з проханням про допомогу або сприяння:

Краще, звичайно, користуватися не електронними, а паперовими версіями листів і пересилати їх або кур’єром, або рекомендованим відправленням через пошту. Такий варіант продемонструє особливу зацікавленість відправника, його готовність заради позитивного рішення на певні витрати, що забезпечить гарне враження на адресата про автора послання.

В окремих випадках рекомендується написати лист вручну. При цьому, потрібно використовувати розбірливий каллиграфичностью почерк і хорошу якісний папір. Такий спосіб, звичайно не годиться при масових розсилках, а ось для залучення конкретного адресата буде вельми корисним.

Примітка . Треба мати на увазі, що всі листи обов’язково повинні реєструватися в журналі вихідної кореспонденції відправника, а при отриманні – в журналі вхідної кореспонденції адресата. Листування між фізособами в реєстрації не потребує.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *