Лист про допуск співробітників на об’єкт

Якщо на підприємстві встановлено пропускний режим для співробітників, які бажають відвідати такого об’єкта потрібно отримати допуск. Для отримання перепустки потрібно направити лист з таким клопотанням на ім’я директора підприємства або особи, яка відповідає за пропускний режим.

Документ з проханням про допуск працівника на об’єкт оформляється в довільному стилі, відповідно до загальноприйнятих норм і стандартів в діловодстві.

У яких випадках необхідно?

У яких випадках необхідно?

Дія пропускного режиму на об’єкті поширюється на все підприємство, в тому числі, і на його структурні підрозділи та філії. Пропуск виписується відповідно до Положення про пропускний порядку, затвердженому начальником об’єкта, складеному відповідно до закону № 2487-1 від 11.03.1992 року.

Для співробітників, оформлених на роботу, складається наказ про виписки пропуску, з перерахуванням їх П.І.Б. Відповідальність за контроль пропускного порядку несе охоронна структура, а також керівники установ, які здійснюють охорону згідно з укладеним договором.

Пропускний порядок передбачає контроль:

  • Переміщення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і майна, як всередині об’єкта, так і за його межами.
  • Часу пропуску співробітників і сторонніх відвідувачів на об’єкт.
  • В’їзду та виїзду службових та особистих транспортних засобів (ТЗ).
  • Освітлення та охоронно-пожежної сигналізації на об’єкті.
  • Відносно місця стоянок ТЗ і маршрутів по його пересуванню по території об’єкта.
  • Інших зобов’язань, передбачених договором між охоронним установою і керівництвом об’єкта.

При потребі пройти на об’єкт будь-якій особі потрібно керівнику організації, чий співробітник повинен відвідати режимне підприємство, написати лист з проханням до керівника об’єкта по виписці відвідувачеві пропуску.

Лист для отримання перепустки на співробітника може складатися в ситуаціях, які не передбачені затвердженим положенням про пропускний режим на підприємстві.

Такими ситуаціями можуть виявитися:

  1. Потреба вивезення на сторонньому ТС майна підприємства, ТМЦ, землі або сміття.
  2. Потреба відвідування об’єкта у вихідні та святкові дні або інше неробочий час.
  3. У разі позмінного контролю співробітників, що працюють на підприємстві. У тому варіанті, наприклад, робляться відмітки про змінності, з вимогою, щоб співробітник однієї зміни не зміг проходити в іншу зміну, при відсутності такого дозволу.

Пропуск в перерахованих обставин виписується на ім’я працівника. При використанні ТЗ – на ім’я водія, із зазначенням номерних знаків ТЗ.

У той же час деякі службовці наглядових відомств користується привілеями, які допускають відвідування об’єкта без попереднього узгодження з керівництвом.

До таких категорій службовців відносяться:

  • Представники санітарно-епідеміологічних відомств.
  • Інспектори праці та енерго-контролю.
  • Працівники МВС і прокуратури.

Дана категорія осіб може пропускатися без попереднього узгодження з керівництвом підприємства, якщо в їх посадові обов’язки входить нагляд за виконанням конкретного підприємства. При цьому, вони зобов’язані пред’являти свої службові посвідчення.

Якщо на об’єкт з пропускним режимом намагаються пройти сторонні особи без допуску, це відноситься до порушення пропускного порядку. Особи повинні бути затримані і передаватися службі безпеки на підприємстві, зі складанням службової записки.

Хто пише?

Хто пише?

Пропуск співробітників режимного підприємства і сторонніх осіб здійснюється згідно з розробленим положенням про пропускний порядку на підприємстві, затвердженому керівником режимного об’єкту. Допуск співробітників на об’єкт зобов’язаний здійснюється у встановлений час і виконуватися за попередніми заявками, погодженими з адміністрацією режимного об’єкту.

Лист про видачу пропуску має відображати мету відвідування людини. Складається таке лист керівництвом працівника, який повинен пройти через прохідну режимного об’єкта, на ім’я керівника відвідуваного об’єкта. У листі повинні відображатися дані особи, якій належить пройти через прохідну режимного об’єкта, з відображення його П.І.Б. і паспортних реквізитів.

Якщо пропуск потрібно для групи осіб, то в листі потрібно перерахувати список співробітників, з відображенням їх паспортних реквізитів. При цьому, підприємство, виписувати пропуск відряджається відвідувачеві, зобов’язана забезпечити нерозповсюдження особистих даних.

Як написати?

Як написати?

Складаючи лист про допуск працівника на підприємство, треба мати на увазі, що уніфікованого шаблону такого документа, затвердженого законодавством РФ, не існує. Даний документ можна скласти в довільному стилі на простому аркуші – формату А4, або на фірмовому бланку організації, що направляє свого співробітника в режимний об’єкт.

Лист повинен бути написаний в діловому тоні відповідно до правил оформлення службових документів, прийнятих в діловодстві. Якщо лист складається на простому аркуші паперу, то вгорі документа потрібно відобразити повне найменування підприємства, що відправляє документ з проханням про допуск співробітників. Якщо лист заповнюється на фірмовому бланку, то таку інформацію заповнювати не треба, так як вона вже є на бланку.

Початок заповнення листа здійснюється з відображення «шапки», розміщеної в правій верхній частині аркуша, в якій вказується:

  1. Посада керівника режимного об’єкту.
  2. Назва режимного підприємства.
  3. П.І.Б. керівника.

У лівій частині – навпаки «шапки» відображається:

  1. Вихідний номер листа. Згодом лист реєструється в журналі вихідної документації.
  2. Дата складеного документа.

Трохи нижче (під «шапкою») заповнюється по середині рядка найменування документа.

Наступний розділ представляє собою:

1) Звернення до адресата. Прийнятна форма звернення рекомендується – по імені та по батькові.

2) Заповнення преамбули, де знадобиться відобразити підставу для складання даного листа. Якщо відвідування передбачає виконання договірних вимог, то знадобитися послатися на договір, із зазначенням реквізитів:

  • Найменування контрагента.
  • Номери договору і дати його укладення.
  • При можливості, відображаються конкретні пункти договору, згідно з якими, працівникам зобов’язані надати допуск на територію.

3) Далі заповнюється прохання про дозвіл допуску співробітників, з перерахуванням структурних відділів та приміщень, куди потрібно пройти співробітникам із зазначенням термінів відвідування.

4) Перерахування обов’язків співробітників для проходження на територію об’єкта.

5) Зобов’язання про відповідальність своїх співробітників, згідно договірних вимог між контрагентами і законодавчими нормами РФ.

  • У завершальній частині документа потрібно заповнити:

6) Додаток, з перерахуванням списку співробітників, яким потрібно надати допуск до об’єкту.

7) Посада керівника, який зобов’язаний підписати лист.

8) П.І.Б виконавця, що склав лист.

9) Контактний телефон виконавця.

У деяких ситуаціях в листі можна додатково зазначити те, що з співробітниками проведена певна підготовка, а також інструктажі з ОП і ТБ на об’єкті. Це залежить від специфіки об’єкта.

Зміст листа про допуск співробітників на об’єкт

Зміст листа про допуск співробітників на об'єкт

Лист про надання допуску на об’єкт складається відповідно до правил оформлення службових листів. Незважаючи на те, що затвердженого шаблону такого листа немає, такий документ обов’язково повинен містити наступну інформацію:

  1. Найменування підприємства, співробітники якого повинні отримати допуск на об’єкт.
  2. Назва посади адресата.
  3. Назва об’єкту.
  4. П.І.Б керівника об’єкта.
  5. Вихідний номер документа і дата його складання.
  6. Тема листа.
  7. Шанобливе звертання до адресата.
  8. Підстава для оформлення такого документа.
  9. Прохання про надання допуску до об’єкта.
  10. Терміни проведення робіт на об’єкті.
  11. Додаток, де потрібно перерахувати список співробітників, яким потрібно видати пропуск, а також позначити реквізити ТЗ, якщо потрібно пропустити їх.
  12. Підпис керівника, який звертається за допуском.
  13. П.І.Б. виконавця, що склав лист, і його контактний телефон.

Оформлене лист, після підписання директором, відсилається адресату будь-яким способом, який найбільш зручний відправнику.

Приклад листа про допуск співробітників на об’єкт

Приклад листа про допуск співробітників на об'єкт

Завантажити зразок, бланк

Терміни зберігання

терміни зберігання

Розпорядженням Мінкультури РФ № 558 від 25.09.2010 року листування між підприємствами, державними структурами, банківськими установами, а також контрагентами компаній, повинна зберігатися в межах 5-ти років.

Отже, лист про надання допуску на об’єкт співробітників контрагентів потрібно зберігати в підприємстві протягом зазначеного періоду. На практиці підприємства, як правило, зберігають всі первинні документи у себе до 3-х років (термін позовної давності), з наступною передачею по акту в місцевий архів, де таке листування буде зберігатися, відповідно до чинного законодавства РФ, в межах 5 ти років.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *