Лист клієнту про зміну менеджера (Зразок)

Успішні комерційні підприємства намагаються підтримувати тісний зв’язок з постійними клієнтами, повідомляючи їх про будь-які зміни умов. Якщо в компанії з якоїсь причини змінюється менеджер, то про це рекомендується повідомити своїх клієнтів. При цьому, це необхідно зробити обережно, щоб не втратити «напрацьованих» колишнім менеджером клієнтів.

Такий лист не є обов’язковим, тому, воно не має затвердженого шаблоном і складається у вільному стилі. Про те, як його скласти, буде розглянуто в цій статті.

Як скласти лист клієнту про зміну менеджера?

Як скласти лист клієнту про зміну менеджера?Лист клієнту про зміну менеджера являє собою інформаційне повідомлення. Згідно із законодавчими нормами, комерційне підприємство (КП) не повинно інформувати клієнтів про зміну менеджера з продажу. Однак, для успішного продовження співпраці з клієнтами, керівники КП намагаються повідомляти своїх клієнтів про різні зміни в колективі.

Причинами зміни менеджерів можуть бути:

  • Загальне рішення сторін.
  • Ініціатива директора КП.
  • Підвищення по картерной сходах.
  • Завершення строкового трудового договору.
  • Смерть менеджера.
  • Скарги клієнтів на систематичне порушення менеджера своїх посадових обов’язків.

Інформаційний лист про зміну менеджера складається в довільному стилі і повинна утримувати такі пункти:

1) «Шапка», розміщена в правій частині відправленого повідомлення. Тут відображаються:

  • Адресат, із зазначенням його реквізитів.
  • Реквізити відправника.
  • Нижче, по центру рядка, заповнюється назва документа.
  • Місце і дата складання листа.

Як скласти лист?

2) Основний текст, який за правилами етики починається зі звернення до клієнта і, бажано, з відображенням його імені та по батькові.

3) Після цього викладається інформація про зміну менеджера із зазначенням дати припинення його роботи. Можна вказати і причину відходу менеджера з поста (підвищення по кар’єрних сходах, зміщення за скаргою клієнта і т.д.).

4) У наступному абзаці рекомендується повідомити реквізити нового менеджера з його контактними даними і повідомлення, що він найближчим часом зв’яжеться з клієнтом.

Як скласти лист?

5) Далі рекомендується висловити подяку клієнтові за співпрацю і запропонувати виказати зауваження по телефону, які можливо з’явилися у клієнта.

Як скласти лист?

Після заповнення бланка, рекомендується перевірити послання на предмет помилок. Після перевірки підписати його і відправити за призначенням.

Текст супроводу

текст супроводу

Більшість КП використовують ділову переписку в електронній формі. Таке спілкування набагато зручніше паперових розсилок і більш ефективне, так як швидкість доставки таким листів в рази швидше, ніж поштові відправлення. Однак, при такому способі повідомлень існує один недолік: – при можливому судовому розгляді довести факт існування листування набагато складніше в порівнянні з паперовою листуванням.

Треба відзначити, що паперові листи сьогодні відправляються, як правило державними відомствами, наприклад, податковими інспекціями та іншими держструктурами, реєструючими листи в відповідних журналах обліку руху документів. Такими паперовими повідомленнями користуються і комерційні фірми, якщо потрібно відправити супровідний лист до якого-небудь важливого документу, який вимагає неухильного виконання, наприклад, до підписання договору, щоб згодом, в разі спірних моментів, пред’явити доказ листування. Такі листи зобов’язані реєструватися в журналах вихідної документації, з відображенням у них реєстраційного номера і дати відправлення.

Також на паперовому носії може бути написано повідомлення про зміну менеджера, якщо воно направляється індивідуально керівнику фірми, давно співпрацює з КП і приносить непоганий дохід. У цьому варіанті, інформаційний лист також має бути зареєстровано в книзі вихідної документації фірми-відправника. Такий лист, що направляється конкретному клієнтові, рекомендується оформляти на фірмовому бланку КП.

Проте, незалежно від способу відправлення листа і від автора його відправлення, при викладі основного тексту потрібно відобразити наступну інформацію для клієнта:

  1. П.І.Б. менеджера, який залишає свою посаду. При можливості, можна відзначити причину відходу.
  2. П.І.Б. нового менеджера, все його контактні дані для співпраці. Це є важливим елементом в повідомленні, в іншому варіанті, без таких відомостей втрачається сенс інформаційного повідомлення.
  3. Точну дату зміни менеджера і коли з новим посадовою особою можна буде зв’язатися. Ідеальним варіантом є, якщо перерви у співпраці не буде.
  4. Схему продовження співпраці. Це, можливо буде повідомлено вже новим менеджером.
  5. Запропонувати клієнтові зателефонувати самому, при виникненні питань.
  6. Не буде зайвим, якщо буде висловлено подяку клієнтові за співпрацю і надію на його продовження.
  7. Завершення формування письма здійснюється підписом директора КП.

Примітка . При зверненні до конкретного клієнта, рекомендується звернутися з привітанням на ім’я по батькові, з використанням приставки «шановний» .

Головним змістом такого інформаційного листа є – не втратити «напрацьованого» клієнта, що взаємодіє з колишнім менеджером, а також прагнення до забезпечення своїм клієнтам максимально комфортних умов, в т. Ч. В інформаційному просторі.

Нижче пропонується зразок інформаційного листа конкретному клієнтові, орієнтований на паперовий варіант, складений на фірмовому бланку з текстом, повідомленні-про завершення трудової діяльності в компанії менеджера і про вступ на цю вакансію нового менеджера. Головним тут є – дотримання загального стилю ввічливості і лаконічного повідомлення.

Зразок листа клієнту про зміну менеджера

Зразок листа клієнту про зміну менеджера 2022 року

Завантажити зразок і бланк

Варіанти відправника

Формулювання тексту повідомлення залежить від автора, що відправив такий лист. Допускається три варіанти формування інформаційних листів, з точки зору діловодства.

Інформація клієнту про заміну менеджера може бути відісланий від:

  • Директора КП, який повідомляє про відхід зі свого поста менеджера . Такий лист, зазвичай, відсилається великим клієнтам, що забезпечують основну частку доходу фірмі. Для масової розсилки такі листи мало застосовні.
  • Менеджера, який залишає свою посаду . Зазвичай такий лист відправляється клієнтам. Такий варіант найбільш підходить до масової розсилки. Це найбажаніший варіант, так як демонструє спадкоємність між співробітниками КП, щоб клієнт не прагнув перейти разом з йдуть менеджером в іншу фірму.
  • Нового менеджера . Це не дуже вдалий варіант повідомлення, але, насправді, зустрічається нерідко. У листі новий менеджер сповіщає клієнтів, про те, що він приступив до своїх обов’язків і тут у нього може з’явитися шанс, щоб залишити про себе позитивне враження, мотивуючи клієнта до продовження співпраці.

При будь-якому з варіантів, якщо листи відсилаються безлічі клієнтів, то краще це зробити через Інтернет, шляхом масової розсилки інформаційних листів.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *