Гарантійний лист про оплату – зразок, бланк 2022 року

Вираз «гарантійний лист» передбачає виконання зобов’язань однієї сторони перед іншою. Так, гарантійний лист про оплату є документом, що дозволяє замовнику відкласти платіж за придбаний товар або за виконані послуги, гарантуючи обов’язковий розрахунок на дату, зазначену в листі.

Що таке гарантійний лист

Що таке гарантійний листГарантійний лист нерідко застосовується у взаємовідносинах сторін. Сенс надання гарантій полягає в зобов’язаннях одного боку, яка гарантує здійснення платежу за придбаний товар, послугу, або для погашення заборгованості до позначеного в документі терміну.

Письмова гарантія засвідчує факт наявності заборгованості, що завжди враховується судом, при судовому розгляді. Завдяки такому документу сторони можуть збудувати довірчі взаємини. При грамотно складеному документі виникає можливість відкласти термін платежу без нарахування штрафу за поставлений товар (виконану роботу або послугу).

Якщо такий документ складається від імені юр. особи, то його підписує, як правило, директор і гол. бухгалтер. У виняткових випадках такий лист може підписати довірена особа, при наявності довіреності з відповідними повноваженнями.

У гарантійному бланку мають утримуватися такі дані:

«Шапка», де відображаються:

  1. реквізити одержувача листа, з позначенням:
  • Посади, кому адресовано документ.
  • Назви підприємства.
  • Юридичної адреси.
  • Контактних даних.
  1. Реквізити відправника, з позначенням таких же даних
  2. Назва документу.
  3. Основний текст, у якому підкреслюється суть гарантійних зобов’язань, з позначенням строків їх виконання.
  4. Підпис директора і гол. бухгалтера, з розшифровкою їх прізвищ.

Оформляється такий документ, найчастіше, на фірмовому бланку компанії. Приводом для складання такого бланка може служити претензія кредитора або особиста ініціатива боржника.

В яких ситуаціях застосовується

В яких ситуаціях застосовуєтьсяПотреба в гарантійному бланку з’являється, коли у однієї зі сторін виникає невпевненість в тому, що інша сторона (покупець або замовник) виконають свої зобов’язання, а усних запевнень не буде достатньо. У цьому варіанті, кредитор має право вимагати письмового підтвердження у виконанні своїх зобов’язань, підкріплених підписом і печаткою.

Таким чином, гарантійний бланк забезпечує письмове намір виконати взяті на себе обіцянки.

Такі листи застосовуються при:

  1. Оплаті за продукцію або послуги.
  2. Погашення заборгованості.
  3. Надання юридичної адреси.
  4. Надання роботи.
  5. Оформленні контракту.
  6. Відповіді на письмову претензію.

Як скласти лист про оплату

Як скласти лист про оплатуЗаконодавчими нормативами РФ за станом на 2022 рік не встановлено уніфікованого шаблону гарантійного бланка про оплату. Тому, такий документ можна скласти в довільному стилі, з дотриманням положень діловодства і загальноприйнятими правилами оформлення подібних листів. Такі листи складаються для фіксування наміри виконати дії, зазначені в тексті бланка. Надавати письмові гарантійні зобов’язання має право, як юридичні, так і фізичні особи.

Якщо автором такої гарантії виступає підприємство, то документ повинен бути підписаний директором і скріплений печаткою. При підписанні такого документа представником фірми, потрібно відобразити реквізити довіреності, з прикріпленням її копії.

Такий бланк неодмінно повинен бути зареєстрований, як у відправника, так і у одержувача.

При заповненні гарантійного бланка бажано виконати наступне:

  1. Документ рекомендується складати на фірмовому бланку, якщо це стосуються юр. особи, або на простому паперовому аркуші А4.
  2. Неодмінно потрібно вказувати в посланні повні П.І.Б. одержувача або назва компанії, з позначенням адреси, телефону та інших даних, необхідних для здійснення контактів.
  3. Після цього по центру рядка заповнюється заголовок документа.
  4. В основному тексті письмової гарантії рекомендується прописувати лаконічно причину виникнення необхідності складання такого документа і позначати терміни, виконання гарантійних зобов’язань.
  5. Також можна відзначити про відповідальність за зрив зобов’язання.
  6. До листа можна прикріпити матеріали, які, на думку боржника, є важливими для другої сторони.
  7. Якщо бланк складається з декількох сторінок, потрібно їх прошити і пронумерувати, або на кожному аркуші – поставити підпис.
  8. Найчастіше, гарантійне послання надається у відповідь на претензію, тому в тексті такого бланка рекомендується позначити такий факт.
  9. Завершаться складання листа заповненням реквізитів автора в бланку, а також підписом начальника фірми і гол. бухгалтера. Підписи скріплюються печаткою.

Примітка. При підписанні документа довіреною особою, в бланку зазначаються реквізити довіреності з прикріпленням до бланку її копії.

Текст гарантійного листа про оплату

Текст гарантійного листа про оплатуОсновний текст складається гарантійного запевнення складається після заповнення шапки, в якій відображаються реквізити адресата листи і його автора.

В основному тексті документа докладно відображається намір упорядника, з викладом суті зобов’язання (наприклад, про обіцянку сплатити вартість поставленого товару), терміну виконання оплати та інших аргументів, які підтверджують серйозність намірів автора відправленого бланка.

Якщо бланк заповнюється щодо погашення недоїмки або розрахунків за виконані послуги, можна позначити конкретний розмір боргу, спосіб платежу (безготівковий або готівковий), дату оплати. Не зайвим буде згадати про готовність виплати пені або штрафу при зриві зобов’язання в зазначений термін.

Для переконання кредитора в своїй порядності і серйозності намірів, можна використовувати формулювання:

  • «Справжнім документом забезпечуємо гарантований платіж …»;
  • «ТОВ (назва фірми)» гарантує … »;
  • «Гарантуємо повний розрахунок за … в означений термін …».

зразок

Зразок гарантійного листа про оплату

Завантажити

Які помилки допускають при складанні

Які помилки допускають при складанніОформлення гарантійного бланка ставиться до серйозного процесу, який вимагає від упорядника грамотного викладу тексту, щоб справити на одержувача документа сприятливе враження, представляючи його автора, як серйозного і відповідального людини, для навіювання до нього довіри. Наявність помилок в такому документі буде свідчити про недбалість або неписьменності упорядника, що може викликати несприятливий думку і недовіру до автора.

До найбільш частих помилок при складанні гарантійного листа можна віднести:

  1. Відсутність ділового етикету. Складаючи лист, необхідно бути стриманим, ввічливим і тактовним. Це загальновизнаний службовий мову ділового спілкування між офіційними особами.
  2. Зловживання номенклатурної лексикою . Це означає, що всі номенклатурні вираження, терміни і абревіатури можна використовувати в документі в розумних рамках і зрозумілих для одержувача листа.
  3. Неефективне виклад інформації . Тут рекомендується викласти коротку суть виникнення негативних обставин або опустити цей факт. Гарантійні зобов’язання потрібно викладати конкретно, з позначенням розміру платежу і дати його погашення. Всі відомості в тексті повинні бути однозначними, без двоякого трактування і двозначних фраз, щоб не допустити конфліктів. Не завжди великий обсяг інформації розкриває суть проблеми.

Відправляти такий лист рекомендується рекомендованим листом, з повідомленням про отримання його адресатом, а ще краще, якщо боржник особисто прибуде до кредитору і разом з врученням гарантійного бланка про своєчасне погашення заборгованості, додатково усно запевнить кредитора в своїй порядності.

Як скласти бланк юридичній особі

Як скласти бланк юридичній особіЯкщо гарантійний бланк оформляється юр. особою, то рекомендується оформляти таке запевнення на фірмовому бланку установи, так як на ньому вже відображені реквізити боржника, з позначеними контактними даними.

Як зазначалося раніше, єдиного шаблону такого бланка не існує. Однак, такий документ необхідно оформляти з дотриманням правил ділового листування.

При цьому, бланк потрібно заповнювати з дотриманням загальноприйнятої структури і відображення наступних даних:

  1. «Шапки», де заповнюються реквізити адресата і автора.
  2. Реєстраційного номера і дати заповненого бланку.
  3. Заповнення назви бланка по центру рядка: «Гарантійний лист».
  4. Основного тексту гарантійного зобов’язання. Тут можна відзначити, що фірма гарантує здійснення платежу, з позначенням суми боргу і дати до якої платіж буде здійснений.
  5. Підписи директора підприємства і гл. бухгалтера.
  6. Печатки підприємства.

Примітка. Для більшої переконливості в серйозності намірів боржника, можна позначити зобов’язання про виплату пені і штрафу за прострочення платежу.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *