Cупровідний лист до пакету документів

Супровідний лист (СП) є діловий запискою, роз’яснює зміст документа або списку документів, прикладених до листа при надсиланні адресату.

У такому листі уточняється – який документ відсилається адресату, привід для його надсилання та пропоновані дії.

В яких випадках пишуться?

В яких випадках пишуться?СП складається при передачі документів в яке-небудь установа або посадовій особі через кур’єра, поштове відділення, електронну пошту або при особистому відвідуванні.

Зазвичай такий лист відсилається, коли потрібно передати будь-які документи. У такому листі викладається перелік переданих документів з позначенням мети їх передачі.

Крім цього, в супровідному листі зазначається, як правило, перелік відсилаються документів, що є підтвердженням, вкладених в конверт документів.

Лист, що служить супроводом вкладених документів, в залежності від свого змісту і мети відсилання, може виглядати у вигляді опису, запиту, подяки, відмови, затвердження і т.д.

Мета складання

мета складанняСП, як правило, являє собою службовий діловий документ, що забезпечує опис направляється переліку документів, якщо в них відсутній призначення одержувача. Такий лист здійснює такі функції:

  1. Підтвердження факту відсилання.
  2. Відображення переліку доданих документів в відправленому посланні.
  3. Інструкцію щодо поводження з доданими документами.

СП, зазвичай заповнюється на фірмовому бланку, із зазначенням дати його складання і присвоєнням реєстраційного вихідного номера.

Основною метою СП є:

  • Короткий та зрозумілий донесення до адресата цілі відсилаються документів, з позначенням дій, необхідних для виконання одержувачем, наприклад:
  • Підписати.
  • Розглянути.
  • Відреагувати і надати відповідь.
  • Узгодити.
  • Взяти до відома,
  • Оплатити і т.п.
  • Відобразити список відсилаються документів, з фіксацією їх кількості та назви.
  • Позначити контакти та інші реквізити відправника.
  • При потребі, повідомити про терміни, в які адресат зобов’язаний виконати певні дії після ознайомлення з отриманою інформацією.
  • Донести інформацію про працівника, які займаються вирішенням деякої проблеми.

Види і типи листів

Види і типи листівЗалежно від мети СП і його призначення, такі листи можуть бути внутрішніми (корпоративними) і зовнішніми, що відсилаються стороннім компаніям.

У сучасному світі, при розширенні популярності електронного документообігу, СП розрізняються наступних типів:

  1. Написані від руки, з подальшим відправленням поштою Росії.
  2. Електронні, що відсилаються через Інтернет-зв’язок.

При цьому, не залежно від типу або виду СП, такі послання мають схожий цільовим призначенням і оформленням, з пропозицією комерційної угоди, рекламації до договору або для супроводу документів, які надсилаються адресату.

Вимоги до форми бланка

Вимоги до форми бланкаЄдиного затвердженого шаблону СП не існує, а також вимог щодо його змісту. Однак, з огляду на, що таке послання є службовим листом, склад документа повинен бути офіційним, з дотриманням правил в діловодстві, без допущення помилок, виправлень і закреслень. Тест зобов’язаний бути написаний грамотно, без всяких витіюватих виразів.

Заповнюючи такий бланк, необхідно дотримуватися наступних загальноприйнятих вимог до його оформлення:

  1. Верхній розділ фірмового бланка зазвичай присвячується відображенню реквізитів підприємства.
  2. Нижче в лівій частині бланка зазначається, як правило вихідний номер листа і дата його складання.
  3. У правій частині бланка, навпаки реєстраційних даних, заповнюються реквізити адресата, із зазначенням:
  • Посади адресата.
  • Найменування підприємства.
  • П.І.Б. керівника.

Примітка. Якщо СП направляється фіз. особі, то, в цьому варіанті, позначається шанобливе звертання на ім’я та по батькові.

Далі, викладається основний текст, що відображає мету або причину складається СП.

Завершується такий лист, як і будь-який службове послання, відображенням контактних даних відправника, якщо воно не складено на фірмовому бланку і його підпису.

Хто може підписувати?

Хто може підписувати?Підписувати такий лист зобов’язане посадова особа, яка відповідає за виконання тих чи інших завдань, які відображені в документах, доданих до СП, наприклад:

  1. При надсиланні документів в державні відомства, СП підписує, звичайно директор підприємства або його заступник.
  2. Якщо лист направляється в ИФНС, то в цьому варіанті, зазвичай СП підписується головним бухгалтером або директором.
  3. При надсиланні документів клієнтам або партнерам, СП може підписати співробітник, який є ініціатором послання, начальник структурного підрозділу або комерційний директор, якщо документи стосуються комерційної угоди.

Як правильно скласти лист?

Як правильно скласти лист?При підготовці СП для відправки документів, рекомендується дотримуватися наступних правил його оформлення:

  • Незважаючи на те, що затвердженого шаблону такого документа не існує, треба не забувати, що СП є службовим офіційним листом і при його складанні потрібно дотримуватися правил діловодства.
  • В даному посланні не потрібно відображати заголовок. Зазвичай, основний текст такого листа починається з фрази: «При цьому направляємо …», після чого викладається, що саме докладено в листі і з якою метою.
  • Лист рекомендується заповнювати на фірмовому бланку, де вже відображені реквізити відправника.

Складаючи супровідний лист, необхідно позначити наступне:

1) «Шапку», де відображаються дані про адресата, із зазначенням:

  • Посади.
  • Назви установи.
  • П.І.Б. керівника.

Примітка. Лист можна відсилати і без відображення конкретної посадової особи.

2) Дані про відправника. Якщо відправник листа діє від імені підприємства, то позначається:

  • Посада.
  • Назви фірми.
  • П.І.Б. відправника.

Примітка. Якщо лист складається на фірмовому бланку, то вказувати реквізити отримувача не обов’язково.

3) Також позначається вихідний номер листа і дата його реєстрації.

4) Далі заповнюється основний зміст СП, де викладається мета відправки документів. Тут можуть використовуватися такі формулювання: «При цьому, направляємо документи для підпису …»; “… на узгодження …”; «Для ознайомлення …» і т.д.

5) Потім викладається, що потрібно зробити з документами після їх розгляду, підписання і т. П. У листі відправник може запропонувати:

  • Залишити документи у себе.
  • Підписати документи і повернути їх відправнику.
  • Направити документи за певною адресою і т.д.

6) Наступний розділ – «Додаток», призначений для перерахування доданих документів, із зазначенням:

  • Назви.
  • Реєстраційного номера.
  • Чисельності листів, що містяться в документі.

Примітка. Перелік документів рекомендується пронумерувати.

7) На закінчення, лист має бути підписана відправником, з розшифровкою його прізвища, а також відображені контактні дані для зв’язку та інші відомості. При цьому, СП може підписати, керівник фірми, його заступник, гл. бухгалтер або інша посадова особа, який підготував документи для відправки.

СП має бути коротким, котрий обіймав обсяг в межах половини сторінки. Основною метою такого листа є супровід вкладених документів, тому, зміст послання повинно бути конкретним, лаконічним і заповненим в діловому стилі.

Структура листа

структура листаНезважаючи на відсутність суворого шаблону супровідного листа, при його оформленні потрібно дотримуватися загальноприйнятої структури, яка має складатися з наступних розділів:

  1. «Шапки», де позначаються реквізити отримувача.
  2. Вихідного номера і дати його оформлення.
  3. Основного тексту, з позначенням суті послання.
  4. Додатки, де перераховується список вкладених документів.
  5. Підписи відправника.
  6. Примітки, з позначенням осіб, які підготували документи.

Текст супровідного листа

Текст супровідного листаОсновний текст СП полягає у викладі мети його відправлення і позначення документів, які додаються до такому повідомленню.

Текст листа можна умовно розділити на 2 частини:

  1. Повідомлення про направлення документів.
  2. Прохання про своєчасному реагуванні, наприклад (взяття до відома, погодження, підписання з подальшим поверненням і т.д.).

Перша частина, як правило починається з фрази: «При цьому, направляємо …», або «На виконання … відсилаємо вам …», або «Представляємо вам …» , з подальшим викладом мети відправки матеріалів.

Друга частина листа може формулюватися таким чином: «Прошу підписати, скріпити печаткою та вислати на нашу адресу один екземпляр …» , «Прошу вас розглянути документи у встановлений законодавчими нормами строк і повернути в нашу адресу …» і т.д.

Склад листа повинен бути суто діловим. При цьому, текст повинен бути написаний грамотно, без допущення помилок, виправлень і закреслень. Зміст основної частини послання повинно бути лаконічним, котрий обіймав обсяг межах половини сторінки.

Зразок супровідного листа до документів

Зразок супровідного листа до документів

Завантажити, doc

Як зберігати

як зберігатиКожне підприємство зобов’язане здійснювати зберігання документів, в тому числі, і ділового листування протягом строків, встановлених законодавчими нормативами. Терміни зберігання службових листів залежать від важливості змісту самого листа.

Так, для основних бланків, які враховують розпорядження, звіти, доповіді, протоколи та інші подібні матеріали, період зберігання становить не менше 5 років після його виконання. При цьому, директор фірми має право продовжити такий період на свій розсуд, якщо це необхідно.

Всі оригінали документів, як правило, зобов’язані зберігається у відповідних папках, наприклад, договори – в окремій папці, рахунки-фактури та накладні – в інший. Супровідні листи є лише додатком до таких документів і не відносяться до особливо важливих, тому для їх зберігання, як і для інших вихідних документів, підприємства встановлюють внутрішньовідомчі регламенти, що гарантують безпеку подібних документів в межах 5 років.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *