Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.

Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.

Зачем нужно?

Зачем нужно?

Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.

Основной целью СП является:

  1. Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
  2. Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
  3. Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.

Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.

Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.

К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:

  • Каталоги товарного ассортимента.
  • Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
  • Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.

Требования к сопроводительному письму

Требования к сопроводительному письму

Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.

Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:

  1. Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
  2. Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
  3. Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
  4. Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2022 году?

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

  • Тарифы на продукцию и услуги.
  • График проведения акций.
  • Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Пример.

  • Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

  • Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

  • Различные способы расчетов …;
  • Оформление покупки в рассрочку до …;
  • В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
  • При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

  • «Благодарим за уделенное время, …
  • «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению 2022 года

Скачать образец и бланк

Когда и каким образом отправляется?

Когда и каким образом отправляется?

Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.

При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.

Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:

  1. Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
  2. Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
  3. Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.

Заключение

Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *