Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо (СП) является деловой запиской, разъясняющей содержание документа или списка документов, приложенных к письму при отсылке адресату.

В таком письме уточняется — какой документ отсылается адресату, повод для его отсылки и предлагаемые действия.

В каких случаях пишутся?

В каких случаях пишутся?СП составляется при передаче документов в какое-нибудь учреждение или должностному лицу через курьера, почтовое отделение, электронную почту или при личном посещении.

Обычно такое письмо отсылается, когда требуется передать какие-либо документы. В таком письме излагается перечень передаваемых документов с обозначением цели их передачи.

Кроме этого, в сопроводительном письме отмечается, как правило, перечень отсылаемых документов, что является подтверждением, вложенных в конверт документов.

Письмо, служащее сопровождением вложенных документов, в зависимости от своего содержания и цели отсылки, может выглядеть в виде описи, запроса, благодарности, отказа, утверждения и т.д.

Цель составления

Цель составленияСП, как правило, представляет собой служебный деловой документ, обеспечивающий описание направляемого перечня документов, если в них отсутствует назначение получателя. Такое письмо осуществляет следующие функции:

  1. Подтверждение факта отсылки.
  2. Отображение перечня приложенных документов в отправленном послании.
  3. Инструкцию по обращению с приложенными документами.

СП, обычно заполняется на фирменном бланке, с указанием даты его составления и присвоением регистрационного исходящего номера.

Основной целью СП является:

  • Краткое и понятное донесение до адресата цели отсылаемых документов, с обозначением действий, необходимых для выполнения получателем, к примеру:
  • Подписать.
  • Рассмотреть.
  • Отреагировать и предоставить ответ.
  • Согласовать.
  • Принять к сведению,
  • Оплатить и т.п.
  • Отобразить список отсылаемых документов, с фиксацией их количества и названия.
  • Обозначить контакты и прочие реквизиты отправителя.
  • При потребности, уведомить о сроках, в которые адресат обязан исполнить определенные действия после ознакомления с полученной информацией.
  • Донести сведения о работнике, занимающимся решением некоторой проблемы.

Виды и типы писем

Виды и типы писемВ зависимости от цели СП и его назначения, такие письма могут быть внутренними (корпоративными) и внешними, отсылаемые сторонним компаниям.

В современном мире, при расширении популярности электронного документооборота, СП различаются следующих типов:

  1. Написанные от руки, с последующим отправлением почтой России.
  2. Электронные, отсылаемые через Интернет-связь.

При этом, не зависимо от типа или вида СП, такие послания обладают сходным целевым назначением и оформлением, с предложением коммерческой сделки, рекламации к договору или для сопровождения документов, отсылаемых адресату.

Требования к форме бланка

Требования к форме бланкаЕдиного утвержденного шаблона СП не существует, как и требований к его содержанию. Однако, учитывая, что такое послание является служебным письмом, слог документа должен быть официальным, с соблюдением правил в делопроизводстве, без допущения ошибок, исправлений и зачеркиваний. Тест обязан быть написан грамотно, без всяких витиеватых выражений.

Заполняя такой бланк, необходимо придерживаться следующих общепринятых требований к его оформлению:

  1. Верхний раздел фирменного бланка обычно посвящается отображению реквизитов предприятия.
  2. Ниже в левой части бланка отмечается, как правило исходящий номер письма и дата его составления.
  3. В правой части бланка, напротив регистрационных данных, заполняются реквизиты адресата, с указанием:
  • Должности адресата.
  • Наименования предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

Примечание. Если СП направляется физлицу, то, в этом варианте, обозначается уважительное обращение по имени и отчеству.

Далее, излагается основной текст, отображающий цель или причину составляемого СП.

Завершается такое письмо, как и любое служебное послание, отображением контактных данных отправителя, если оно не составлено на фирменном бланке и его подписи.

Кто может подписывать?

Кто может подписывать?Подписывать такое письмо обязано должностное лицо, отвечающее за исполнение тех или иных задач, которые отображены в документах, приложенных к СП, к примеру:

  1. При отсылке документов в государственные ведомства, СП подписывает, обычно директор предприятия или его заместитель.
  2. Если письмо направляется в ИФНС, то в этом варианте, обычно СП подписывается гл. бухгалтером или директором.
  3. При отсылке документов клиентам или партнерам, СП может подписать сотрудник, который является инициатором послания, начальник структурного подразделения или коммерческий директор, если документы касаются коммерческой сделки.

Как правильно составить письмо?

Как правильно составить письмо?При подготовке СП для отправки документов, рекомендуется придерживаться следующих правил его оформления:

  • Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого документа не существует, надо не забывать, что СП является служебным официальным письмом и при его составлении требуется соблюдать правила делопроизводства.
  • В данном послании не требуется отображать заголовок. Обычно, основной текст такого письма начинается с фразы: «При этом направляем …», после чего излагается, что именно приложено в письме и с какой целью.
  • Письмо рекомендуется заполнять на фирменном бланке, где уже отображены реквизиты отправителя.

Составляя сопроводительное письмо, необходимо обозначить следующее:

1) «Шапку», где отображаются данные об адресате, с указанием:

  • Должности.
  • Названия учреждения.
  • Ф.И.О. руководителя.

Примечание. Письмо можно отсылать и без отображения конкретного должностного лица.

2) Данные об отправителе. Если отправитель письма действует от имени предприятия, то обозначается:

  • Должность.
  • Названия фирмы.
  • Ф.И.О. отправителя.

Примечание. Если письмо составляется на фирменном бланке, то указывать реквизиты получателя не обязательно.

3) Также обозначается исходящий номер письма и дата его регистрации.

4) Далее заполняется основное содержание СП, где излагается цель отправки документов. Здесь могут использоваться следующие формулировки: «При этом, направляем документы для подписи …»; «… на согласование …»; «для ознакомления …» и т.д.

5) Затем излагается, что нужно сделать с документами после их рассмотрения, подписания и т. п. В письме отправитель может предложить:

  • Оставить документы у себя.
  • Подписать документы и вернуть их отправителю.
  • Направить документы по определенному адресу и т.д.

6) Следующий раздел — «Приложение», предназначен для перечисления приложенных документов, с указанием:

  • Названия.
  • Регистрационного номера.
  • Численности листов, содержащихся в документе.

Примечание. Перечень документов рекомендуется пронумеровать.

7) В заключение, письмо должно быть подписано отправителем, с расшифровкой его фамилии, а также отображены контактные данные для связи и прочие сведения. При этом, СП может подписать, руководитель фирмы, его заместитель, гл. бухгалтер или другое должностное лицо, которое подготовило документы для отправки.

СП обязано быть кратким, занимающим объем в пределах половины страницы. Основной целью такого письма является сопровождение вложенных документов, поэтому, содержание послания должно быть конкретным, лаконичным и заполненным в деловом стиле.

Структура письма

Структура письмаНевзирая на отсутствие строгого шаблона сопроводительного письма, при его оформлении нужно придерживаться общепринятой структуры, которая обязана состоять из следующих разделов:

  1. «Шапки», где обозначаются реквизиты получателя.
  2. Исходящего номера и даты его оформления.
  3. Основного текста, с обозначением сути послания.
  4. Приложения, где перечисляется список вложенных документов.
  5. Подписи отправителя.
  6. Примечания, с обозначением лиц, подготовивших документы.

Текст сопроводительного письма

Текст сопроводительного письмаОсновной текст СП заключается в изложении цели его отправления и обозначения документов, которые прилагаются к такому сообщению.

Текст письмо можно условно разделить на 2 части:

  1. Извещение о направлении документов.
  2. Прошение о своевременном реагировании, к примеру (принятия к сведению, согласовании, подписания с последующим возвращением и т.д.).

Первая часть, как правило начинается с фразы: «При этом, направляем …», или «Во исполнение… отсылаем вам…», или «Представляем вам…», с дальнейшим изложением цели отправки материалов.

Вторая часть письма может формулироваться следующим образом: «Прошу подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…», «Прошу вас рассмотреть документы в установленный законодательными нормами срок и возвратить в наш адрес…» и т.д.

Слог письма должен быть сугубо деловым. При этом, текст обязан быть написан грамотно, без допущения ошибок, исправлений и зачеркиваний. Содержание основной части послание должно быть лаконичным, занимающим объем пределах половины страницы.

Образец сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма к документам

Скачать, doc

Как хранить

Как хранитьКаждое предприятие обязано осуществлять хранение документов, в том числе, и деловой переписки на протяжении сроков, установленных законодательными нормативами РФ. Сроки хранения служебных писем зависят от важности содержания самого письма.

Так, для основополагающих бланков, учитывающих распоряжения, отчеты, доклады, протоколы и прочие подобные материалы, период хранения составляет не менее 5 лет после его исполнения. При этом, директор фирмы вправе продлить такой период по своему усмотрению, если это необходимо.

Все оригиналы документов, как правило, обязаны хранится в соответствующих папках, к примеру, договоры — в отдельной папке, счета-фактуры и накладные – в другой. Сопроводительные письма являются лишь приложением к таким документам и не относятся к особо важным, поэтому для их хранения, как и для прочих исходящих документов, предприятия устанавливают внутриведомственные регламенты, обеспечивающие сохранность подобных документов в пределах 5 лет.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *