Сопроводительное письмо к договору

Сотрудничающие компании могут обмениваться между собой различными деловыми предложениями, а также документами для подписания, в т. ч. и договорами.

Сопроводительное письмо к договору – это документ деловой переписки, задача которого сообщить получателю цель направленного письма, а также изложить перечень документов, содержащихся в послании, чтобы ускорить заключение договора или его корректировку.

Что это такое?

Что это такое?

Каждое предприятие сталкивается с потребностью делового общения между партнерами в форме служебной переписки. Деловой этикет требует, при отправке договора на подписание контрагенту, написать сопровождающее письмо, где излагается цель присланных документов с инструкцией – что нужно с ними сделать. Это особенно удобно в обстоятельствах, когда требуется передать руководство к действию с фиксированием сроков ответных мер, например, подписать договор и один экземпляр возвратить отправителю, к указанному в письме сроку, для дальнейшего сотрудничества. Данные письма носят служебный характер и без приложенных документов их нет смысла отправлять.

Наиболее часто сопроводительные письма пишутся к:

  1. Договору для подписи и для возвращения после подписания.
  2. Акту сверки.
  3. Коммерческой инициативе.
  4. Документам для налоговой инспекции.
  5. Отчетам и запросам контролирующих ведомств.
  6. Исполнительным и кадровым документам.

Форма документа

 

Форма документаДействующими законодательными нормами не установлено какого-либо унифицированного шаблона сопроводительного письма. Такой документ в 2022 году составляется в письменной форме и в свободном стиле, с соблюдением правил делопроизводства, регламентированными ГОСТ(ом)- Р 7.0.97-2016, который вступил в действие с 1.07.2020 года. Ранее, до указанного стандарта составления сопроводительных писем, действовал ГОСТ- Р 6.30-2003.

В каких случаях и когда пишутся письма к договору?

В каких случаях и когда пишутся письма к договору?

В современном мире правила деловой переписки между партнерами наиболее часто осуществляются по электронной почте, иногда через курьера. Нередко письма пишутся в качестве сопровождения к договорам, для их подписания. Например, для подписания дополнительного соглашения партнером, требуется отправить такое соглашение, к которому требуется приложить сопровождающее письмо, где нужно обозначить, что сделать с соглашением, и к какому сроку нужно его вернуть, чтобы продолжить сотрудничество.

Можно выделить следующие функции сопровождающего письма («сопроводиловки»):

  1. Опись отосланных документов (если это договор, то его наименование, с указанием количества листов договора, числа копий).
  2. Просьбы к действию (к примеру, подписать договор и возвратить один экземпляр отправителю).

Обычно такие письма составляются в 2-х экземплярах, с регистрацией в журнале учета корреспонденции. Один экземпляр письма с приложенными документами направляется адресату, второй подшивается в документации отправителя.

Такая процедура переписки обеспечивает разрешение множества спорных моментов.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Составляем сопроводительное письмо к договору

Как уже отмечалось выше, утвержденного шаблона написания сопровождающего письма не существует. Поэтому, составить такое письмо можно в произвольном стиле, с соблюдением структуры деловых служебных писем.

Данный документ не должен быть слишком большим по объему и содержать текст в официально-деловом стиле. В нем, обычно, излагается лаконично цель присланного письма, и инструкция, объясняющая – что требуется сделать с приложенными документами.

Письмо должно быть написано на фирменном бланке, грамотно, без допущения ошибок, зачеркиваний и исправлений.

В письме требуется отобразить следующие пункты:

  1. Название фирмы и ее компании. Если письмо составлено на фирменном бланке отображать такие реквизиты не надо, так как, обычно, на таком бланке эти данные отображены.
  2. Далее — в левой верхней части бланка заполняется его регистрационный исходящий номер и дата заполнения документа.
  3. В правой части бланка заполняются реквизиты адресата, с указанием:
  • Полного названия фирмы-получателя.
  • Ф.И.О. руководителя получателя.
  1. Затем заполняется название документа.

Составляем сопроводительное письмо к договору

  1. Основное содержание письма:
  • Обычно начало текста составляется с общепринятого обращения: «Уважаемый …!».
  • Затем, как правило, заполняется фраза: «Высылаем Вам…», или «Направляем Вам…» и т.д. После чего отображается название договора, который направляется контрагенту.

Составляем сопроводительное письмо к договору

  1. Следующим пунктом является изложение просьбы подписания договора с возвращением одного подписанного экземпляра отправителю. Здесь рекомендуется отобразить срок возврата подписанного договора.
  2. После этого заполняется «Приложение», где обозначается договор, с указанием числа экземпляров и количества листов.

  1. В завершение — письмо подписывается руководителем фирмы, с указанием должности и расшифровкой его фамилии.

Структура сопроводительного письма

Структура сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к договору в 2022 году обладает такой же структурой, как сопровождающие письма к любым служебным документам. При этом, необходимо учитывать, что с 1.07.2020 года, оформление таких писем регламентировано ГОСТ(ом)-Р 7.0.97-2016.

Так как, других требований к оформлению и содержанию такого письма нет, то структура такого письма представляет собой отображение следующих пунктов:

  1. Шапка.
  2. Исходящий номер и дата составления.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Рассмотрим пункты детальнее.

Шапка. Обычно такие письма заполняются на фирменном бланке предприятия, где уже отображены, название фирмы-отправителя, юридический адрес, контактные данные. Поэтому в шапке отображаются название фирмы-Получателя и его реквизиты, с заполнением Ф.И.О. руководителя.

Исходящий номер и дата заполнения письма, отображается согласно правилам делопроизводства, устанавливаемые внутриведомственными локальными положениями.

Обращение, согласно этикету, рекомендуется начинать составлять письмо со слова «Уважаемый …».

Текст. Здесь рекомендуется излагать содержание письма со слов: «Высылаем …», «Представляем …», с дальнейшим изложением цели высылаемого письма, а затем просьбы и инструкции, что требуется сделать с высланными документами. Здесь можно использовать формулировки: «Прошу подписать договор и вернуть его до …»; «Прошу согласовать текст соглашения и предоставить комментарии или протокол разногласий до …», и т.д.

Приложение. В этом пункте требуется перечислить приложенные документы, в том числе, договор. В описи всех документов, приложенных к сопровождающему письму, требуется отобразить количество экземпляров каждого документа с указанием числа листов. В конце раздела, можно отметить число пунктов в приложении и общее число листов, к примеру: «Итого в приложении 2 документа на 11 листах».

Подпись. Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем фирмы-отправителя или ответственным лицом и, при наличии печати, скрепить подпись ею. Учитывая, что в 2022 году компании не обязаны обладать круглой печатью для подтверждения документов, в т. ч. и писем (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015), печать ставить не обязательно.

Образец сопроводительного письма к договору

Образец сопроводительного письма к договору 2022 года

Скачать бланк и образец

Кто подписывает?

Кто подписывает?

Составляет, сопроводительное письмо, обычно, лицо, отвечающее за отправляемую корреспонденцию, например, секретарь предприятия. Для заверения такого письма достаточно подписи. Скреплять подпись печатью не обязательно, так как, на сегодняшний день предприятия могут не иметь круглой печати (закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Подпись в сопровождающем письме может ставить директор предприятия или работник отвечающий за данный участок работы (например, менеджер, гл. бухгалтер). Здесь надо соблюдать этику обращения. Если сопровождающее письмо составлено на имя руководителя контрагента, то подписать такое письмо, также рекомендуется равному по должности руководителю предприятия-отправителя. При этом, необходимо учитывать, что выполнение заданий осуществляет по поручению директора сотрудник предприятия. Поэтому при подписании послания рекомендуется отобразить контактные данные сотрудника, занимающегося данным вопросом, чтобы контрагенту не пришлось терять время на поиск ответственного работника.

При получении письма адресат присвоит ему входящий номер и дату, благодаря чему по установленным реквизитам можно будет быстро проследить этапы исполнения и подготовки ответа на полученное письмо.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *