Для ведения предприятием правомерной, стабильной и безопасной деятельности, дирекция обязана гарантировать персоналу безопасность работы. Такая безопасность фиксируется специальной оценкой условий труда (СОУТ), итоги которой в виде отчета отсылается в Государственную инспекцию труда (ГИТ), вместе с сопроводительным посланием.
При перечислении прикрепленных материалов к сопровождающему письму, требуется руководствоваться законодательными требованиями, действующими на момент отсылки документов. Образец и бланк такого послания можно скачать в конце данной статьи.
Для чего пишут сопроводительное письмо?
Сопровождающее письмо является необязательным посланием, однако его направляют для разрешения следующих задач:
- Письмо уведомляет ГИТ, что им направлен отчет по СОУТ.
- В письме содержится список документов, прикрепленных к отчету.
Письмо, обычно составляется в 2-х экземплярах и регистрируется в книге исходящей корреспонденции. Если представитель предприятия вручает документы лично, то в экземпляре сопроводительного письма представителя предприятия делается отметка о передаче документов в ГИТ.
Законодательством об охране труда (ОТ) в законах № 426 от 28.12.2013 г., № 136 от 01.05.2016 г. и в распоряжении Минтруда РФ № 80 от 07.02.2014 года, разработан порядок осуществления СОУТ, с этапами согласования отчета.
Напоминаем, что СОУТ на всех предприятиях нужно было провести до завершения 2018 года. Задача работодателя состояла в том, чтобы продекларировать, что рабочие места (р. м.) на предприятии соответствуют требованиям ОТ, действующим в РФ. При игнорировании названых законодательных норм учреждение могло быть оштрафовано до 80 000 рублей за первоначальное нарушение, а при его повторении — до 200 000, вплоть до приостановления работы предприятия на 3 месяца.
Для организации осуществления СОУТ руководителем предприятия создается комиссия, которая изучает трудовые условия на предприятия, и при помощи приглашаемого эксперта, оформляется заключение оценки безопасной работы.
По итогам работы комиссии требуется в ГИТ направить отчет по СОУТ. Из приказа Минтруда РФ № 80 следует, что срок отправки декларации не должен превышать 30 рабочих дней после ее утверждения. При нарушении установленного срока предприятие может быть оштрафовано. Продолжительность действия отчета по СОУТ равно 5-ти годам с момента его утверждения. В дальнейшем срок может продлеваться.
Примечание. Если на р. м. случилось несчастье с работающим лицом или у специалиста выявлено профзаболевание под действием каких-либо факторов, то в этом варианте организовывается внеплановая проверка СОУТ, и, если с рабочее место соответствует требованиям ОТ, по итогам проверки требуется направить в ГИТ новый отчет в 30-тидневный срок после его утверждения.
Декларация по осуществлению СОУТ отсылается в ГИТ вместе с сопровождающим письмом. Необходимость составления такого послания в ГИТ по итогам СОУТ обусловлена потребностью проведения аттестации р. м. согласно действующим законодательным нормам РФ об ОТ. При этом, аттестация осуществляется за счет средств предприятия.
На основании сопроводительного письма и отчета СОУТ — ГИТ выводит заключение о законности осуществления оценки по каждому р. м.
Примечание. При игнорировании сроков представления сопровождающего письма к отчету по СОУТ, руководство предприятия может подвернутся наказанию.
Существуют ли требования к сопроводиловке?
Законодательными нормами РФ определены специальные требования к сопровождающему письму. Распоряжением Минтруда утверждены нормативы по оформлению такого послания и шаблон его заполнения.
Кроме отображения требуемых сведений, письмо непременно необходимо направить не позже 30 дней после окончания проверки. При пропуске указанного срока должностные лица подлежат административному наказанию сотрудниками ГИТ.
Для своевременной подачи декларации вместе с сопроводительным письмом предусмотрены следующие способы отсылки:
- Заказное отправление через почту РФ, с вложенной описью. Данный способ не очень актуальный, так как сроки доставки продолжительные. С учетом обратного ответа от ГИТ, отправляемым на протяжении 30 дней, время утверждения итогов аттестации может затянуться. При этом, бывают случаи утери документов на почте.
- На сегодняшний день приобретает популярность отправки декларации в электронном виде. Такой способ обеспечивает доставку документов в ГИТ в самые краткие сроки. Однако, для пользования таким каналом связи, руководству предприятия требуется оформление электро-цифровой подписи, так как без нее документы в ГИТ не зарегистрируют.
- Наиболее гарантированным способом отправки документов является доставка курьером, который лично вручает документацию в приемный кабинет ГИТ, с отметкой в своем экземпляре сопроводительного письма даты и времени вручения послания.
Примечание. Сопроводительное письмо непременно обязано быть подписано руководителем предприятия и ответственным лицом, иначе сотрудники ГИТ не примут такие материалы к рассмотрению и возвратят их на доработку без изменения сроков регистрации.
Какие документы подаются вместе декларацией по СОУТ в ГИТ?
К отчету по СОУТ, направляемому в ГИТ, согласно требований законодательных норм РФ, обязаны быть приложены следующие документы:
- Сопроводительное письмо.
- Заключение комиссии, созданной в учреждении, и протокол ее заседания — по оценке нормативов охраны труда.
- Сведения о предприятии и специализированного учреждения, проводившего СОУТ. При этом, эти сведения во многом дублируются в поданным отчетом.
- Копия титульного листа.
Примечание. Пакет документов обязан быть подан в полном комплекте, без разделения его по частям, так как в ГИТ пакету документов присваивается идентификационный код. При этом, отчет обязан быть подписан всеми членами комиссии и ее председателем. Если, один из членов комиссии не соглашается с результатами СОУТ, он вправе высказать свою точку зрения, с приложением к отчету (Письмо Минтруда и соц. защиты РФ № 17-3/10/В-1579, от 26.03.2014).
Как правильно написать cопроводительное письмо к декларации в 2023 году?
За составление сопроводительного документа, обычно, отвечает специалист, который отвечает за ОТ. Также составлением данного документа может заняться начальник структурного отдела или сам директор предприятия.
При заполнении сопровождающего послания в ГИТ по итогам проведения аттестации рабочих мест требуется учесть следующие особенности:
- В послании обязан соблюдаться официальный стиль речи.
- Не разрешаются вольные выражения к руководителю ГИТ, незаконные требования об изменении сроков рассмотрения отправленной декларации.
- Также не разрешается оскорбления в адрес сотрудников ГИТ и произвольная интерпретация законодательства РФ.
- Такое письмо рекомендуется составлять на фирменном бланке предприятия, где обозначены все его реквизиты.
Данный документ обязан содержать следующую информацию:
- Название учреждения (в правой верхней части), куда направляются документы, с указанием:
- Адреса его нахождения.
- Ф.И.О. руководителя.
- В левой части, оставляется место для отметки регистрационного номера письма и даты.
- По центру строки записывается название письма.
- Далее отображается предмет направления письма об осуществлении СОУТ, со ссылкой на законодательные нормы, согласно которых приложен пакет документов об итогах СОУТ.
- Здесь же указываются реквизиты заключения и название специализированной компании, составившей заключение о работе комиссии, организовавшей осуществление СОУТ.
- В завершение заполняется «Приложение», где перечисляются документы с указанием:
- Названия документа.
- Количества листов, содержащихся в нем.
- После этого письмо обязан подписать руководитель предприятия.
Примечание. Письмо обязано быть заверено «живой» печатью предприятия, без использования факсимильной подписи.
При выездной проверке документы по проведению СОУТ требуется подготовить в срок, отмеченный в распоряжении. При этом, надо иметь ввиду, что нарушение срока предъявления документов подлежит административному наказанию, согласно ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ.
Более детально с особенностями проведения СОУТ можно ознакомиться, посмотрев видео
Образец сопроводительного письма в СОУТ
