Образец сопроводительного письма к акту сверки расчетов

Содержание

При составлении деловых письмах требуется соблюдать правила, регламентированные ГОСТ(ом) Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. В указанных стандартах представлено полное описание того, что требуется для осуществления деловой переписки, а чего не следует делать.

Акт сверки относится к первоначальному документу, который периодически проводится бухгалтерией для проверки правильности расчетов между контрагентами. При отправке акта сверки, требуется сформировать сопровождающее письмо (СП) к нему, с инструкцией о том, что нужно с ним сделать. Образец такого письма можно скачать в конце данной статьи.

Для чего нужен?

Налаживание профессиональных отношений с контрагентами является непростым процессом. В нем участвует не только руководство, но и работники других отделов, в том числе, бухгалтерии, помогающие формировать положительный имидж фирмы.

Например, СП, и также акты сверок подготавливаются бухгалтерскими работниками. И, именно, они, в большинстве своем, отправляют данные документы контрагенту. Сопровождающие письма, в качестве деловой этики, способствуют налаживанию доверительного сотрудничества между партнерами.

Акт сверки редко отправляется партнеру в виде единичного документа. Обычно, любой документ, в том числе и акт сверки отправляется контрагенту в сопровождении с письмом, в котором объясняется цель приложенных документов.

Формирование сопровождающего послания («сопроводиловка»), может быть поручено лишь компетентному специалисту. Оно обязано быть кратким, грамотно составленным, подобающе форматированным и отображающим компетентность отправителя.

Требования к оформлению сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

Все деловые письма обязаны составляться согласно правилам, обозначенным в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года, в том числе, с правильным выбором шрифта, его стиля и величины. Обычно, при формировании СП рекомендуется использовать шрифт Тimes New Roman, с размером от 12 до 14 и межстрочным интервалом от 1 до 2.

При формировании СП необходимо соблюдать следующие требования:

Сопровождающее послание к акту сверки желательно составлять на фирменном бланке предприятия.
Каждый пункт такого письма обязан размещаться в соответствии с общепринятой структурой подобных документов.
СП обязано быть сформировано без ошибок, зачеркиваний и исправлений.
При потребности нужно использовать структурированный текст.
При отображении адресата его должность и Ф.И.О. нужно отображать в дательном падеже.
СП нельзя направлять более четырем разным контрагентам.
Разделы и пункты послания допускается нумеровать лишь арабскими цифрами.
Текст требуется излагать от первого лица во множественном числе.

Учитывая, что акт сверки составляется в бухгалтерии, то и СП к составленному акту, обычно, формируется бухгалтером. Иногда, формирование СП может быть поручено секретарю предприятия или другому ответственному лицу.

Если послание к акту сверки уже подготовлено и подписано, однако в заключительный момент выявлена ошибка, то допускается ее исправление путем зачеркивания одной чертой, с припиской рядом правильных данных и заверением исправления подписями лиц, подписавших документ. Однако, в таком варианте – лучше переписать письмо.

Обязательными составными элементами СП должны быть:

1) «Шапка», где отображаются реквизиты адресата, с отображением:

Должности.
Названия фирмы.
Ф.И.О. руководителя.

2) Номер и дата формирования документа.

3) При наличии – ссылка на реквизиты предыдущего письма.

4) Уважительное обращение к адресату.

5) Перечисление материалов, прикрепленных к посланию (в данном случае — акт сверки и другие сопровождающие документы).

6) Период проверки расчетов по акту сверки.

7) Прошение отправителя (обычно, — чтобы адресат подписал акт сверки и вернул один экземпляр).

8) Подпись отправителя.

Как составить сопроводительное письмо в 2022 году?

Унифицированного шаблона СП к акту сверки не существует, поэтому, каждое предприятие может формировать его по своему усмотрению. При этом, составляя такое письмо, требуется соблюдать общепринятый порядок составления подобных документов в делопроизводстве, который регламентирован «Национальным стандартом РФ» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденным распоряжением Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 г.

В то же время, надо отметить, что при отправке контрагенту акта сверки, сопровождающее послание не относится к обязательному элементу. Однако, контрагент, получив акт сверки, не будет знать, что с ним сделать и ему придется связаться с отправителем, чтобы выяснить это. Сопровождающее письмо, в этом варианте, объяснит получателю алгоритм действий. Таким образом, благодаря СП, адресат получит полную информацию о содержании полученной корреспонденции, а также инструкцию, как с ней поступить.

Форма СП представляет собой стандартную, как и любой подобный документ. При этом, учитывая, что СП к акту сверки отправляются юр. лицами, рекомендуется его заполнять на фирменном бланке.

Составляя такое письмо, требуется отобразить следующие пункты:

1) «Шапку», которая размещена, обычно, вверху правого угла бланка. Здесь требуется отобразить:

Должность.
Название фирмы.
Ф.И.О. директора.

2) В левой части листа напротив реквизитов адресата оставляется место для отображения исходящего номера СП и даты его регистрирования.

3) Основной текст СП начинается с приветствия адресата.

4) Далее излагается содержание текста, с обозначением, что высылается акт сверки, с прикрепленными дополнительными материалами. При этом, выражается просьба, что нужно сделать с высланным актом (подписать и вернуть назад, или передать бухгалтеру, или просто подшить подписанный уже акт).

5) Следующим пунктом является «Приложение», где перечисляется список прикрепленных документов с обозначением:

Названия документа.
Числа листов, содержащихся в документе.
Общего количества листов, содержащихся во всех документах.

6) Завершающим этапом формирования письма являются подписи директора фирмы и бухгалтера.

7) Также здесь можно дополнить запись об исполнителе составленного СП.

Такое письмо, обычно, составляется в 2-х экземплярах и, после подписания ответственными лицами, подлежит регистрированию в книге исходящих писем и отсылается адресату.

Текст сопровождения

Этот раздел СП к акту сверки, в большинстве своем составляется с фразы, «Направляем вам …», с дальнейшим обозначением названия документа, прикрепленного к посланию и цели.

Следующий пункт основного текста является просьба, начинающаяся со слова «Прошу …» и далее («… подписать и вернуть …»; «… предать бухгалтеру …»; «… принять к сведению …»).

Если конкретно к акту сверки, то в этом варианте, основной текст, обычно имеет формулировку, в приведенном ниже образце.