Содержание
При составлении деловых письмах требуется соблюдать правила, регламентированные ГОСТ(ом) Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. В указанных стандартах представлено полное описание того, что требуется для осуществления деловой переписки, а чего не следует делать.
Акт сверки относится к первоначальному документу, который периодически проводится бухгалтерией для проверки правильности расчетов между контрагентами. При отправке акта сверки, требуется сформировать сопровождающее письмо (СП) к нему, с инструкцией о том, что нужно с ним сделать. Образец такого письма можно скачать в конце данной статьи.
Для чего нужен?
Налаживание профессиональных отношений с контрагентами является непростым процессом. В нем участвует не только руководство, но и работники других отделов, в том числе, бухгалтерии, помогающие формировать положительный имидж фирмы.
Например, СП, и также акты сверок подготавливаются бухгалтерскими работниками. И, именно, они, в большинстве своем, отправляют данные документы контрагенту. Сопровождающие письма, в качестве деловой этики, способствуют налаживанию доверительного сотрудничества между партнерами.
Акт сверки редко отправляется партнеру в виде единичного документа. Обычно, любой документ, в том числе и акт сверки отправляется контрагенту в сопровождении с письмом, в котором объясняется цель приложенных документов.
Формирование сопровождающего послания («сопроводиловка»), может быть поручено лишь компетентному специалисту. Оно обязано быть кратким, грамотно составленным, подобающе форматированным и отображающим компетентность отправителя.
Требования к оформлению сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов
Все деловые письма обязаны составляться согласно правилам, обозначенным в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года, в том числе, с правильным выбором шрифта, его стиля и величины. Обычно, при формировании СП рекомендуется использовать шрифт Тimes New Roman, с размером от 12 до 14 и межстрочным интервалом от 1 до 2.
При формировании СП необходимо соблюдать следующие требования:
- Сопровождающее послание к акту сверки желательно составлять на фирменном бланке предприятия.
- Каждый пункт такого письма обязан размещаться в соответствии с общепринятой структурой подобных документов.
- СП обязано быть сформировано без ошибок, зачеркиваний и исправлений.
- При потребности нужно использовать структурированный текст.
- При отображении адресата его должность и Ф.И.О. нужно отображать в дательном падеже.
- СП нельзя направлять более четырем разным контрагентам.
- Разделы и пункты послания допускается нумеровать лишь арабскими цифрами.
- Текст требуется излагать от первого лица во множественном числе.
Учитывая, что акт сверки составляется в бухгалтерии, то и СП к составленному акту, обычно, формируется бухгалтером. Иногда, формирование СП может быть поручено секретарю предприятия или другому ответственному лицу.
Если послание к акту сверки уже подготовлено и подписано, однако в заключительный момент выявлена ошибка, то допускается ее исправление путем зачеркивания одной чертой, с припиской рядом правильных данных и заверением исправления подписями лиц, подписавших документ. Однако, в таком варианте – лучше переписать письмо.
Обязательными составными элементами СП должны быть:
1) «Шапка», где отображаются реквизиты адресата, с отображением:
- Должности.
- Названия фирмы.
- Ф.И.О. руководителя.
2) Номер и дата формирования документа.
3) При наличии – ссылка на реквизиты предыдущего письма.
4) Уважительное обращение к адресату.
5) Перечисление материалов, прикрепленных к посланию (в данном случае — акт сверки и другие сопровождающие документы).
6) Период проверки расчетов по акту сверки.
7) Прошение отправителя (обычно, — чтобы адресат подписал акт сверки и вернул один экземпляр).
8) Подпись отправителя.
Как составить сопроводительное письмо в 2022 году?
Унифицированного шаблона СП к акту сверки не существует, поэтому, каждое предприятие может формировать его по своему усмотрению. При этом, составляя такое письмо, требуется соблюдать общепринятый порядок составления подобных документов в делопроизводстве, который регламентирован «Национальным стандартом РФ» (ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденным распоряжением Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 г.
В то же время, надо отметить, что при отправке контрагенту акта сверки, сопровождающее послание не относится к обязательному элементу. Однако, контрагент, получив акт сверки, не будет знать, что с ним сделать и ему придется связаться с отправителем, чтобы выяснить это. Сопровождающее письмо, в этом варианте, объяснит получателю алгоритм действий. Таким образом, благодаря СП, адресат получит полную информацию о содержании полученной корреспонденции, а также инструкцию, как с ней поступить.
Форма СП представляет собой стандартную, как и любой подобный документ. При этом, учитывая, что СП к акту сверки отправляются юр. лицами, рекомендуется его заполнять на фирменном бланке.
Составляя такое письмо, требуется отобразить следующие пункты:
1) «Шапку», которая размещена, обычно, вверху правого угла бланка. Здесь требуется отобразить:
- Должность.
- Название фирмы.
- Ф.И.О. директора.
2) В левой части листа напротив реквизитов адресата оставляется место для отображения исходящего номера СП и даты его регистрирования.
3) Основной текст СП начинается с приветствия адресата.
4) Далее излагается содержание текста, с обозначением, что высылается акт сверки, с прикрепленными дополнительными материалами. При этом, выражается просьба, что нужно сделать с высланным актом (подписать и вернуть назад, или передать бухгалтеру, или просто подшить подписанный уже акт).
5) Следующим пунктом является «Приложение», где перечисляется список прикрепленных документов с обозначением:
- Названия документа.
- Числа листов, содержащихся в документе.
- Общего количества листов, содержащихся во всех документах.
6) Завершающим этапом формирования письма являются подписи директора фирмы и бухгалтера.
7) Также здесь можно дополнить запись об исполнителе составленного СП.
Такое письмо, обычно, составляется в 2-х экземплярах и, после подписания ответственными лицами, подлежит регистрированию в книге исходящих писем и отсылается адресату.
Текст сопровождения
Этот раздел СП к акту сверки, в большинстве своем составляется с фразы, «Направляем вам …», с дальнейшим обозначением названия документа, прикрепленного к посланию и цели.
Следующий пункт основного текста является просьба, начинающаяся со слова «Прошу …» и далее («… подписать и вернуть …»; «… предать бухгалтеру …»; «… принять к сведению …»).
Если конкретно к акту сверки, то в этом варианте, основной текст, обычно имеет формулировку, в приведенном ниже образце.
Образец сопроводительного письма к акту сверки расчетов
Скачать образец, бланк
Заключение
После формирования основного текста СП заполняется раздел «Приложение», где перечисляются все прикрепленные документы и обязательно акт сверки.
В приложении требуется указать:
- Название документа.
- Число листов, содержащихся в каждом документе.
- Общее число листов в прикрепленных материалах.
Список перечисленных документы должен быть структурированным и пронумерован арабскими цифрами.
В конце СП должны быть поставлены подписи директора предприятия и бухгалтера. При потребности могут быть отображены контакты ответственного лица, оформившего исходящее письмо фирмы.