Письмо-запрос — Образец

Письмо-запрос можно назвать деловым документом, призывающим к началу длительного сотрудничества между партнерами, а также, для стимулирования партнера при задержке выполнения поставленных задач.

Главная особенность письма-запроса заключается в официальном и строгом тоне документа, касающегося лишь функциональной деятельности предприятия.

Для чего нужен письменный запрос?

Для чего нужен письменный запрос?

Письмо-запрос является коммерческим деловым документом, цель которого — получение нужных сведений от адресата для решения какой-либо проблемы. При оформлении такого письма рекомендуется подробно обозначить суть проблемы для экономии времени адресата на оформление ответа.

Составляться письмо-запрос может по различным поводам, в том числе, для получения:

  1. Прайс-листов, каталогов, образцов.
  2. Данных о продукции или услугах, а также условий и сроков доставки.
  3. Предложений о скидках и акциях.
  4. Прочих документов и прочей информации.

Письмо может оформляться на простом листе А4 или на фирменном бланке компании. Более предпочтительней, конечно, оформлять такое послание на фирменном бланке, где уже отображены реквизиты компании, направившей запрос, с контактными данными.

Кроме этого, при использовании такого бланка, можно осуществить:

  • Установление бренда для узнавания.
  • Повышение авторитета фирмы в глазах партнеров, а также прочих авторитетных фирм.
  • Получение статуса эксперта в своей сфере деятельности.
  • Привлечение тематических трафиков.

Всего этого можно добиться при условии, публикации качественного контента с профессиональным знанием темы. При помощи качественного контента можно получить постоянного посетителя на сайте компании, заинтересовать его предложением и привлечь в качестве клиента или партнера.

(Видео: «Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо»)

Примеры различных писем – запросов

Примеры различных писем – запросов

Для получения необходимых сведений, заинтересованное предприятие оформляет официальный запрос. Поводом для оформления письма-запроса могут быть разные обстоятельства. В предыдущем разделе это отмечено.

Унифицированного шаблона такого письма законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, такой документ можно составить в свободном стиле. В то же время, для составления такого письма необходимо соблюдать правила составления деловых и служебных писем, принятых в делопроизводстве, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний.

  • Обращение в запросе, как правило, осуществляется на имя начальника компании, его заместителя или другого должностного лица, уполномоченного предоставить ответ с запрашиваемыми данными.
  • В письме необходимо четко обозначить от кого поступил запрос, с отображением контактов для связи и кому необходимо предоставить ответ.
  • При заполнении основного текста письма необходимо четко и лаконично изложить запрос с указанием того, что, именно, нужно узнать отправителю письма. При этом, можно сослаться на законодательные номы РФ, гарантирующие ответ.
  • Письмо, как и любой деловой документ обязано быть подписано руководителем.

Ниже предлагаются примеры различных вариантов писем-запросов.

Письмо – запрос о предоставлении информации

Такой письмо рекомендуется заполнять на фирменном бланке компании, отправляющей письмо, где отображены реквизиты и контакты отправителя. Для оформления письма нужно выполнить следующую процедуру:

  1. Заполнить обращение к адресату, в правой верхней части бланка, с указанием:
  • Должности адресата.
  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.
  1. Заполнить исходящий номер письма и дату его оформления, в левой части бланка напротив обращения.
  2. Отобразить мотив обращения.
  3. Сослаться на законодательные нормы РФ при надобности.
  4. Изложить суть обращения, с обозначением конкретной просьбы.
  5. Подписать документ с расшифровкой фамилии и при потребности – заверить печатью.
  6. Зарегистрировать документ в журнале учета исходящей корреспонденции.

Образец

Скачать, doc

Письмо-запрос о предоставлении документов

Структура такого письма-запроса аналогична предыдущему документу. Здесь таким же образом требуется заполнить послание на фирменном бланке предприятия, отправляющего запрос, с отображением:

  1. «Шапки», где указываются реквизиты получателя, в том числе:
  • Должность адресата.
  • Название компании.
  • Ф.И.О. руководителя.
  1. Исходящего номера и даты заполнения письма.
  2. Краткой темы запроса, где обозначен характер прошения.
  3. Личного обращения к адресату (за исключением запросов в государственные ведомства).
  4. Сути обращения.
  5. Благодарности за сотрудничество, выраженное в вежливой форме.
  6. Подписи уполномоченного лица, с расшифровкой фамилии и печати, если это необходимо.

Образец

Скачать, doc

Письмо-запрос в налоговую

Данный запрос, в большинстве своем, оформляется бухгалтером, при необходимости трактовки какого-нибудь положения из НК РФ или для предоставления сведений, которыми владеют сотрудники ИФНС.

Обращение с письмом предполагает обязательное отображение реквизитов отправителя, поэтому, такое обращение лучше заполнять на фирменном бланке отправителя запроса, если это юр лицо, или на стандартном листе А4, если это физлицо или ИП.

Если с письмом в налоговую обращается физлицо или ИП, не имеющие фирменного бланка, то в этом варианте нужно заполнить:

  1. Наименование ИФНС, куда отсылается запрос.
  2. Ф.И.О. руководителя ведомства.
  3. Ф.И.О. отправителя письма с указанием:
  • ИНН.
  • КПП.
  • Адреса проживания.

В остальном, структура документа ничем не отличается от стандартного письма-запроса, то есть, заполняется:

  • Краткая тема документа.
  • Суть просьбы, со ссылкой на законодательные нормы РФ.
  • Подпись отправителя, с расшифровкой фамилии.
  • Дата составленного послания.

Образец

Скачать, doc

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос, чаще всего отсылается партнеру, для определения наличия задолженности или при переплате в период сотрудничества с партнером. Составляется такой документ на имя начальника компании или на имя главного бухгалтера соответствующей фирмы. Заполняется письмо, обычно на фирменном бланке предприятия-отправителя.

Форма и структура письма-запроса аналогична запросам, представленным в предыдущих примерах.

Образец

Скачать, doc

Письмо-запрос подтверждения информации

При отправке такого запроса непременно нужно подробно отобразить суть проблемы с обоснованием просьбы для подтверждения необходимых сведений. Форма документа обычная. Непременно нужно обозначить почтовый и/или электронный адрес отправителя запроса для получения ответа.

Образец

Скачать, doc

Возможные ответы

Возможные ответы

Входящие письма любой компании представляют собой корреспонденцию на различную тему, на некоторую из которой непременно нужно ответить. Из многочисленных писем, поступающих в адрес предприятия, письмо-запрос относится к единственному документу, на который непременно требуется написать ответ. При этом, для ответа на то или иное письмо, необходимо разобраться в сути запроса, чтобы предоставить своевременно достоверные сведения.

Обычно, письма-запросы относятся к деловым письмам, отсылаемыми адресату для получения сведений или документов. При этом, нередко нужно обосновать ответ со ссылкой на законодательные нормы РФ.

При обращении отправителя письма с какой-нибудь просьбой, ответ может быть, как положительным, так и отрицательным.

Положительный

При положительном ответе на конкретную просьбу, письмо формируется в таком же стиле, как и полученный запрос, с использованием таких же формулировок, и в том же стиле. В ответе понадобится отметить, что просьба была рассмотрена, в результате чего было принято решение об удовлетворении просьбы. При этом, если понадобится, можно отметить сроки, на протяжении которых просьба будет удовлетворена. Если ответ на письмо-запрос требует отправки подтверждающих документов, в ответе нужно в приложении перечислить список прикрепленных документов, их количество и название. При потребности обозначается число экземпляров и количество листов в каждом документе.

Отрицательный

Отрицательный ответ может быть предоставлен в следующих деловых ситуациях:

  1. Нежелание продолжения или возобновления сотрудничества.
  2. Отказ в исполнении требований.
  3. Отказ в трудоустройстве и т.д.

Каковы бы ни были обстоятельства, оформление отрицательного ответа связано со следующими неудобствами:

  • Если предприятию важно сохранение благорасположения и лояльности адресата, но при этом, оно не в состоянии принять предложение отправителя запроса из-за некоторых объективных причин или не может предоставить нужную информацию, то в ответном послании необходимо будет перечислить причины отрицательного ответа, а также выразить сожаление о том, что приходится отвечать отказом.
  • Отказ предприятие на свой запрос может получить при проигрыше конкурса, организованного тендерным комитетом. В этом варианте, нужно вежливо отправить адресату отрицательное письмо, где выразить сожаление в том, что предприятие не выбрано для сотрудничества.

Казалось бы, в оформлении отказа нет ничего сложного, напиши отказ в формулировке: «При рассмотрении Вашего запроса принято решение отказать вам в продолжении взаимосотрудничества». А дальше возникает трудность в том, что адресат, получивший отрицательное сообщение, примет такой отказ с огорчением и обидой, и в будущем партнер может навсегда потерять клиента, несмотря на то, что ответ был изложен в вежливой форме.

Способы отправки письма – запроса

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос считается деловым документом, отправляемым партеру или клиенту в качестве переписки. После оформления такого документа и подписания его руководителем документ необходимо отправить адресату. Для сохранения истории переписки, такое письмо, как правило составляется в 2-х экземплярах, один из который подшивается у отправителя, второй отсылается адресату. Отсылку такого письма можно осуществить следующими способами:

  1. Курьером, с фиксацией адресатом в экземпляре отправителя отметки о получении письма. Это наиболее быстрый способ, гарантирующий получение корреспонденции адресатом.
  2. Заказным отправлением, используя услуги почты России, с уведомлением о получении письма адресатом. Такой способ занимает большее время в получении запроса.
  3. Последнее время более широкое применение в переписке между партнерами и клиентами получила электронная почта, которая обеспечивает мгновенную доставку письма. Однако, при этом способе есть риск попадания письма в «СПАМ», в результате чего адресат не прочитает сообщение. Чтобы избежать этого, рекомендуется продублировать письмо обычным почтовым отправлением.

Сроки ответа

Деловая переписка не регламентируется законодательными нормами РФ. Ответит ли или нет адресат на письмо-запрос отправителя зависит от соблюдения адресатом правил деловой этики. Тем не менее, чтобы соблюсти хороший тон, солидная компания обязательно напишет ответ и неважно: положительный он будет или отрицательный. Обычно, ответы на письма-запросы предоставляются не позже одного месяца. При этом, надо иметь ввиду, что ответы рекомендуется составлять, соблюдая следующие требования деловой переписки:

  1. Ответ обязан быть кратким, с четким изложением темы и отсутствием фраз с двойной трактовкой.
  2. Для большей солидности и веса — ответы рекомендуется оформлять на фирменном бланке предприятия.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *