Письмо-просьба. Как правильно написать, образец

Письмо-просьба считается наиболее часто встречающимся способом служебной переписки. Среди предпринимателей подобная переписка осуществляется при прошении о какой-нибудь услуге, о выполнении работы или, например, при надобности ознакомится с товаром – прислать образцы или согласовать определенные мероприятия и т. д.

Целью такого прошения является побуждение адресата к выполнению определенных действий, необходимых отправителю. При составлении такого документа требуется соблюдать правила делопроизводства, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний, с грамотным изложением письменной речи.

Общие сведения

Общие сведения

Письмо-просьба составляется в тех обстоятельствах, когда его отправителю требуется получить от другого лица какие-нибудь сведения, документы или обратиться с деловой инициативой и просьбой отозваться на нее. Документ может быть отослан в организацию конкретному лицу (директору предприятия, начальнику подразделения или другому лицу) или физлицу с прошением. Выражение прошения о содействии обязано выражаться в соответствии с общепринятыми правилами служебной переписки.

Документ может быть написан на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке (если с прошением обращается представитель организации). При этом, его можно заполнить вручную или набрать на компьютере с последующей распечаткой на принтере:

  1. При заполнении письма вручную, рекомендуется писать разборчивым почерком и, желательно, красивым и каллиграфическим.
  2. При наборе на компьютере – нужно ответственно отнестись к подбору шрифта, его размеру и размещению текста на листе, при необходимости – использовать структурированный текст.

И в первом и во втором варианте — не надо пренебрегать красивым оформлением документа (соблюдением полей, абзацев и красной строки). Нередко, получив такое письмо, у адресата формируется первоначальное впечатление об отправителе, и соответственно, в зависимости от него, может быть принимается положительное или отрицательное решение.

(Видео: «Письмо просьба образец»)

Причина и цель обращения

Причина и цель обращения

Прежде чем изложить в письме с прошением, требуется обосновать причину прошения и цель, а также продумать, почему заявитель хочет обратиться, именно, к данному лицу. При заполнении письма, можно обосновать причину обращения к данному человеку, например, со следующих фраз:

  1. Вы считаетесь высокопрофессиональным экспертом в данном сегменте …
  2. Вы всегда участвовали во многих мероприятиях нашего предприятия …
  3. Ваше подразделение является определяющим …
  4. Вы способны разрешить наиболее сложные вопросы в области …
  5. За многие годы нашего взаимосотрудничества накоплен огромный положительный опыт между …

После отображения одной из перечисленных формулировок требуется обозначить цель написанного послания, с объяснением сложившихся обстоятельств.

Здесь можно воспользоваться следующими фразами:

  • В связи с тем, что …
  • Для разрешения сложившихся обстоятельств …
  • В целях продвижения бизнеса …
  • Для получения высоких успехов в …
  • Для предотвращения конфликтов …

После обозначения причины составленного письма и цели его оформления, можно изложить прошение. Текст обязан быть составлен корректно, лаконично и уважительно.

Правила составления письма-просьбы

Правила составления письма-просьбы

Унифицированного шаблона писем с просьбой на сегодняшнее время не существует. Тем не менее, такой документ обязан быть составлен в стиле официального служебного письма, с соблюдением общепринятых норм в делопроизводстве и соблюдением служебной этики.

Прежде чем начать заполнять письмо, требуется иметь ввиду, что документ может быть отослан, как одному конкретному лицу, так и группе лиц (к примеру, менеджерам, коллективу бухгалтерии, юридическому отделу и т.д.).

Если письмо с прошением отсылается юр. лицом, то его лучше составлять на фирменном бланке предприятия. Как и любой служебный документ, письмо с прошением обязано состоять:

1) Из вступительного раздела («шапки»), где обозначаются:

  • Реквизиты адресата, с отображением названия фирмы и Ф.И.О. руководителя.
  • Данные об авторе послания.

2) Название послания.

Правила составления письма-просьбы

3) Причины обращения, со ссылкой, например, «на основании предварительной договоренности …», «на основании организованной встречи …», «на основании телефонного разговора» и т.д.);

4) Цели обращения, к примеру «… в целях устранения проблемы», «… во избежание недоразумения …», «для недопущения нарушений» и т.д.).

5) Основной части, где обозначается суть просьбы, прошение может излагаться в свободном стиле, используя формулировки: («… просим Вас …», «… обращаемся с просьбой …» и т.д.). При этом, прошение требуется излагать в уважительном стиле, лаконично, но с полным изложением того, что, именно, требуется отправителю, чтобы адресат понял проблему и у него не возникли вопросы. В то же время, прошение обязано быть конкретизированным, например, при прошении о выполнении услуги, требуется обозначить ее, с отображением цены, или численности, желаемого срока и т. д. Не будет лишним, если предварительно будет высказан комплимент в адрес получателя послания, например, «… зная ваш большой авторитет …», «восхищаясь Вашими организаторскими способностями …» и т.д.).

Примечание. Если в письме содержится несколько запросов, то рекомендуется их перечислить в структурированном тексте, с отдельными пунктами.

6) Если письмо предполагает написание ответа в обозначенный срок, то это рекомендуется сделать корректно.

7) Если в просьбе выражается, например, предложение о сотрудничестве, то в конце послания можно отметить выгоду, которую получит адресат, если положительно откликнется на просьбу отправителя, или объяснить — какое важное значение занимает решение просьбы.

8) Отправлением и получением писем, обычно, занимаются секретари учреждений (в крупных фирмах такая обязанность может возлагаться на целые отделы). После заполнения такого письма, необходимо его перечитать, убедиться в отсутствии грамматических ошибок, помарок, после чего передать руководителю предприятия на подпись.

9) Подписанное директором письмо подлежит регистрированию в книге исходящей корреспонденции, с присвоением ему номера и даты, и отправляется адресату.

Правила составления письма-просьбы

Пример письма-просьбы

Пример письма-просьбы

Различные варианты

Как уже отмечалось, письма- просьбы получили широкое распространение среди коммерческих предприятий. В большинстве своем, отсылая такие письма, авторы посланий ставят целью побуждение адресата откликнутся на прошение. Поэтому, для этого нужно написать письмо таким образом, чтобы заинтересовать получателя корреспонденции в положительном решении излагаемой просьбы, и чтобы он увидел и свой интерес в предложении.

Поэтому, отправителю требуется продумать текст письма и составить его с учетом психологического характера адресата. В зависимости от ситуации письма-просьбы могут быть следующего типа:

  1. Письмо с просьбой без обоснования.
  2. Письмо с просьбой с обоснованием.
  3. Письмо с несколькими просьбами.

Далее предлагается рассмотреть различные варианты писем с изложением просьбы в зависимости от возможных сложившихся обстоятельствах.

(Видео: «Как написать дел письмо, примеры образцы писем»)

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо с таким прошением, обычно составляются в тех обстоятельствах, когда автор послания желают добиться получения финансовых средств от государственных ведомств, от каких-либо спонсоров и даже от граждан.

При написании такого письма, например, от некоммерческой организации, требуется заполнить «шапку», с отображением:

  1. Названия адресата (государственного ведомства), с указанием Ф.И.О, возглавляющего ведомство или являющегося членом законодательного собрания.
  2. Реквизитов автора отправляемого документа.
  3. Уважительного обращения.
  4. Краткого отображения, чем занимается организация, направившая письмо-просьбу.
  5. Просьбы об оказании финансовой помощи, с пояснением ее надобности (для ремонта, аренды или для зарплаты и т.д.).
  6. Можно сослаться, на законодательные инициативы, озвученные либо президентом РФ, либо председателем Совмина, либо другим высокопоставленным чиновником. Это, обычно, может подхлестнуть адресата в положительном решении в надежде на карьерный рост, так как помощь организации может содействовать ему в достижении такой цели.
  7. Непременно, нужно указать конкретную сумму финансовой помощи, которая нужна организации.

Такое письмо-просьба может иметь следующий вид.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Скачать

Письмо-просьба о поставке товара

Письма такого плана, как правило направляются партнерам по бизнесу, с просьбой о поставке того или иного товара. Форма письма и его структура такая же, как и любого подобного документа, с обозначением «шапки», где отображается адресат и отправитель, а также уважительного обращения.

Здесь же рекомендуется сообщить источник, где отправитель узнал о товаре, гарантировать со своей стороны о своевременном выполнении своих обязательств при сотрудничестве, и обосновать взаимную выгоду от такой сделки, а также надежду на совместное сотрудничество.

Письмо-просьба о поставке товара

Скачать

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Как правило подобные письма отсылаются компаниям-поставщикам. Согласно маркетинговой политики фирма может выпросить различные виды скидок, к примеру:

  1. Скидки за снижение сроков оплаты.
  2. Скидки постоянным покупателям.
  3. Скидки, при распродаже товара, связанные с обновлением ассортимента или распродажей на складе.
  4. Скидки, связанные с экономическим кризисом и т. д.

Например, фирма организовывает выставку, обеспечением которой занимается типография, поставляющая стенды и прочую печатную продукцию. При ощутимой стоимости услуг с наступлением кризиса, в результате чего возникли сложности по оплате типографской продукции, организатор выставки может обратиться к руководству типографии о скидке тарифов.

В письме потребуется обозначить следующее:

  • Объяснить потребность скидки.
  • Указать точную величину скидки и на какой период.
  • Можно намекнуть, что, если типография не согласится с предложением, фирма прекратит сотрудничество.

При этом, текст должен написан так, чтобы документ было прочитан полностью и типография согласилась на инициативу о скидке.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Скачать

Письмо-просьба о снижении арендной платы

В каждом бизнесе может случиться ситуация, особенно в момент экономического кризиса, когда жестко требуется сокращать те или иные направления. Одной из мер по спасению ситуации может стать сокращение арендной платы, которая занимает немалую долю в общих расходах.

Арендная плата «ложиться неподъемным грузом» на множество фирм. Ее снижение обеспечивает фирме находиться на плаву в сложный период. Отсылая письмо с ходатайством о снижении арендной платы, рекомендуется вспомнить все позитивные отношения с арендодателем. В послании важно напомнить, что прежде арендатор добросовестно исполнял свои обязательства. Убедить арендодателя, что в будущем арендатор будет продолжать сотрудничество, если арендодатель пойдет на уступки. Намекнуть, что ему также выгодно продолжительное сотрудничество между сторонами и что, если он не согласится на присланное предложение, арендатор вынужден будет прекратить сотрудничество.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Скачать

Письмо-просьба об оплате задолженности

Между сотрудничающими предприятиями нередко возникают задержки оплаты за товар или задолженности. Если предприятие настроено на продолжение взаимосотрудничества с контрагентом, у которого имеется задолженность, направляется письмо с прошением об ускорении погашения долга.

Обычно, предприятие направляет такое письмо в таких ситуациях:

  1. Когда не выполняются финансовые обязательства.
  2. При отсутствии оплаты за исполненные работы или предоставленные услуги.
  3. При игнорировании звонков и отказе от взаимодействия.
  4. При игнорировании договорных требований.

В письме непременно рекомендуется отметить следующее:

  • Точную сумму задолженности.
  • Дату, до которой требуется погасить долг.
  • Меры, которые будут приняты, при игнорировании письма.

В тексте рекомендуется напомнить о длительном взаимосотрудничестве и выразить надежду, что должник откликнется на прошение, а не на требование (Требование оформляется в другом стиле).

Письмо-просьба об оплате задолженности

Скачать

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Ситуация аналогична предыдущему примеру, однако в этом варианте с прошением обращается должник, который просит об отсрочке платежа. Документ подобный предыдущему, и в этом варианте, должник обязан указать:

  1. Точный размер долга.
  2. Обоснованную причину сложившихся обстоятельств.
  3. Дату, когда будет выполнен платеж.
  4. Надежду на понимание и на продолжение взаимосотрудничества.

В этом варианте письмо может выглядеть следующим образом.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Скачать

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Погашение долга третьим юр. лицом допускается по просьбе руководителя предприятия-должника, при наличии следующей ситуации:

  1. При наличии сложностей с пополнением банковского счета.
  2. При отсутствии средств на счету должника.

Таким образом, любое предприятие может попросить своего должника рассчитаться с другой фирмой вместо себя, направив такое письмо с прошением.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Скачать

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Любое предприятие может столкнуться с какой-либо проблемой, которую без внешнего содействия разрешить невозможно. В этом варианте, можно направить письмо с прошением о содействии, например, для проведения какого-нибудь мероприятия. Такое обращение может направляться, как в коммерческие фирмы, так и в государственные ведомства.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Скачать

Ошибки при составлении письма-просьбы

Ошибки при составлении письма-просьбыЛюбые письма, в том числе и письмо-просьбу требуется составлять грамотно, с соблюдением делового стиля. При этом, нужно обращаться к контрагенту с уважением, однако без панибратства или подхалимажа.

Наиболее частыми ошибками при составлении писем являются:

  • Например, при обращении рекомендуется писать не «Дорогой …!», «Уважаемый …!» При этом рекомендуется обращаться по имени и отчеству, а не с указанием фамилии.
  • Нередко в таком письме отсутствуют вообще приветствие, что явно неправильно.
  • Ошибкой будет, если заслуженному человеку, к которому обращается отправитель, не отметить комплимент, с указанием его заслуг и достижений. Например, привести такой вариант:

«Вы не только сами организовываете работу, но и активно оказываете помощь различным учреждениям …»

  • При составлении письма с обращением к одному человеку, например, «Просим вас …», нередко «Вы» пишут с маленькой буквы, что является явным признаком неуважения или невнимательности, а надо — с большой — «Просим Вас …».
  • Нередко в основном тексте письма отсутствует конкретика. Требуется описывать проблему и просьбу лаконично, и в то же время, детально описать суть просьбы. При этом, если нет потребности, то не надо указывать дату получения ответа. Ее надо либо обосновать, либо исключить. Правильно будет:

«В связи с тем, что Вы интересуетесь проблемой, просим Вас оказать посильную помощь нашему Фонду, занимающемуся сбором информации с 2020 года …»

Вы можете перевести на наш банковский счёт 1234567890 посильную сумму. Если Вам не будет затруднительно, просим ответить не позднее 1 сентября текущего года, так как с этого месяца мы запускаем проект, в котором Вы сможете принять участие».

  • Приходится сталкиваться также с отсутствием в письме заключительных формулировок. Правильно будет:

«Рассчитываем на Ваше понимание. Всегда готовы откликнутся на появившиеся вопросы и учесть возникшие замечания.».

В некоторых письмах с просьбой о помощи отсутствует заключительная фраза вежливости. Такая ошибка свидетельствует о неуважении к адресату. Правильно будет в заключение написать: «Заранее благодарю за содействие!»

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?

Отправлять письма-просьбы можно различными способами:

  1. Электронным посланием на E-mail.
  2. Почтовым отправлением, воспользовавшись услугами почты России.
  3. Личным вручением письма или через курьера.

В то же время, можно предложить следующие рекомендации с просьбой о помощи или содействии:

Лучше, конечно, пользоваться не электронными, а бумажными версиями писем и пересылать их либо курьером, либо заказным отправлением через Почту РФ. Такой вариант продемонстрирует особую заинтересованность отправителя, его готовность ради положительного решения на определённые издержки, что обеспечит хорошее впечатление на адресата об авторе послания.

В особых обстоятельствах рекомендуется написать письмо вручную. При этом, нужно использовать разборчивый каллиграфичный почерк и хорошую качественную бумагу. Такой способ, конечно не годится при массовых рассылках, а вот для привлечения конкретного адресата будет весьма полезным.

Примечание. Надо иметь ввиду, что все письма непременно обязаны регистрироваться в журнале исходящей корреспонденции отправителя, а при получении — в журнале входящей корреспонденции адресата. Переписка между физлицами в регистрации не нуждается.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *