Письмо-подтверждение — Пример

Письменное подтверждение относится к одной из форм деловой переписки между партнерами. Являясь информационным посланием, такой документ используется в различных обстоятельствах и получило, на сегодняшний день, обширное распространение.

Данный документ является некоммерческим деловым письмом, составляемым для подтверждения получения материалов, документов, достигнутых ранее соглашений и т.д. Послание считается знаком внимания и уважения к адресату.

В каких случаях используется письмо-подтверждение?

В каких случаях используется письмо-подтверждение?

Подобное послание может отправляться в различных ситуациях для подтверждения партнеру следующего:

  1. Согласия на оформление контракта.
  2. Согласия на продление переговоров.
  3. На вынесения решения по какой-либо проблеме.
  4. На получения писем, материалов, денег и т.д.

Обязательного составления такого письма нет, так как перечисленные вопросы можно разрешить другими способами коммуникации, например, по телефону, по скайпу или через прочие мессенджеры.

В то же время, письменное подтверждение обеспечивает:

  • Убеждение партнера в письменном подтверждении своих намерений, обладающего в отличие от устного сообщения большим весом.
  • Доказательство факта осуществления переговоров или урегулирования досудебных конфликтов.
  • Послание можно предъявить в виде дополнительного доказательства при судебном иске.

В большинстве своем, такой документ направляется, как правило, солидному контрагенту, а также потенциальному контрагенту, начинающему сотрудничество с фирмой.

Зачем писать письмо?

Зачем писать письмо?

Учитывая многообразие способов современного сотрудничества, любой вопрос, сегодня можно разрешить с помощью телефона или при использовании различных мессенджеров. Следовательно, возникает вопрос — зачем оформлять письмо?

Тем не менее, составленное письмо-подтверждение является письменным документом, обретающим доказательный статус в случае судебных разбирательств между контрагентами.

Кроме того, благодаря таким письмам, можно наладить деловые коммуникации, обеспечивая формирование взаимоотношений между контрагентами в доверительной обстановке, укрепляя лояльность и подчеркивая уважительное отношение между ними.

Как составить письмо-подтверждение?

Как составить письмо-подтверждение?

Чтобы оформить подтверждение, нужно владеть общепринятыми правилами формирования деловых служебных писем. Единого утвержденного шаблона такого документа не предусмотрено. Поэтому, оформлять его можно в произвольном стиле с применением общепринятых традиций делопроизводства.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующее:

1) В письме непременно обязаны быть отображены реквизиты отправителя, с указанием:

  • Адреса.
  • Телефона.
  • Ф.И.О. должностного лица, действующего от имени фирмы.

2) Также должно быть отображено название фирмы и Ф.И.О. директора адресата, которому направляется подтверждение.

3) В письме нужно отметить регистрационный номер, который записывается в журнале учета исходящей документации, и дата его формирования.

4) Затем заполняется основной текст, начинающийся с уважительного обращения к адресату по имени и отчеству.

5) Далее излагается суть документа, с подтверждением начала сотрудничества и своей заинтересованности во взаимных отношениях.

6) После этого можно отметить, что отправитель письма ожидает от партнера – выполнение обязательств с его стороны.

7) Завершающей точкой формирования данного документа является подпись отправителя с указанием должности и Ф.И.О.

В большинстве своем, объем такого письма должен размещаться на полстраницы А4 или фирменного бланка предприятия.

Письмо можно написать вручную или распечатать, используя офисную технику (ПК и принтер), и как уже было отмечено, его можно написать на простом листе А4 или на фирменном бланке.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • Все финансовые суммы рекомендуется заполнять цифровым значением и прописью.
  • Даты отображать в формате «число-месяц-год».
  • В документе нужно непременно указывать его номер и дату формирования.
  • Если к письму прикрепляются доп. материалы, то они должны быть перечислены в отдельном разделе «Приложение».
  • При потребности, в послании можно сослаться на законодательные нормы РФ и правительственные решения.
  • В заключение, в зависимости от цели составления подтверждения, можно выразить пожелание, просьбу или предложение.

Общепринятая структура такого письма представляет собой документ, содержание которого состоит из следующих основных блоков:

  • «Шапки» письма.
  • Основной части.
  • Заключительной части.

Заполнение шапки письма

«Шапка» письма должна содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия, отправляющего подтверждение с обозначением:

  • Наименования фирмы.
  • Юридического адреса.
  • Контактных данных (телефон и при наличии электронный адрес).

Примечание. При заполнении письма на фирменном бланке названная информация отображена вверху бланка, поэтому, заполнять ее не нужно.

2) Далее заполняется реквизиты адресата, с обозначением:

  • Наименования фирмы.
  • Ф.И.О. руководителя учреждения-адресата.

3) В левой части письма, напротив реквизитов адресата, нужно прописать номер документа и дату составленного письма.

4) Ниже, по центру строки нужно заполнить заголовок письма: «Письмо подтверждение».

Основная часть письма-подтверждения

Заполнение основной части письма-подтверждения рекомендуется начинать с соответствующего приветствия адресата. Для этого можно воспользоваться формулировками, например, «Уважаемый …» с отображением имени и отчества.

Затем можно перейти к сути подтверждения. Здесь не нужно излагать общие слова или любезности. Поэтому, с первого абзаца необходимо изложить подробности подтверждения того или иного мероприятия или действия. При этом, нужно быть конкретным, с использованием таких фраз, как: «С благодарностью подтверждаем …», «Сообщаем Вам, что мы получили …» или «Подтверждаем согласие …» и т.д.

В следующем абзаце можно озвучить прочие элементы подтверждения. Сюда можно отнести уточнение об оплате, об условиях той иной сделки и прочие дополнительные детали.

Заполняя письмо, всегда нужно выражаться конкретно, не допуская двойной трактовки фраз. Письмо-подтверждение составляется не только для подтверждения намерений, получения заказа, но и является документом, который оба контрагента могут использовать при возникновении разногласий и спорных моментов.

В завершающем абзаце рекомендуется отметить, что адресат может связаться с отправителем послания, при потребности, по обозначенным контактам. Не будет лишним, если уточнить контактный телефон и адрес для этого.

Заключительная часть

В заключительном блоке послания можно заполнить раздел «Приложение», если к письму прикрепляются какие-либо документы, с их перечислением.

После этого документ обязан быть подписан руководителем фирмы, отправившим подтверждение с расшифровкой его фамилии. При этом, можно воспользоваться фразами, «С уважением …», «Искренне Ваш …», «С наилучшими пожеланиями …» и т.д.

Образец письма-подтверждения

Скачать бланк и образец

Кто должен подписать письмо-подтверждение?

Кто должен подписать письмо-подтверждение?

Законом РФ № 402-ФЗ предусмотрено, что должностные лица, подписавшие документ или совершившие сделку, несут ответственность за оформление такого действия. Любые деловые документы в первую очередь обязаны подписываться должностным лицом, обладающим такими полномочиями. Это может быть директор предприятия или его заместитель, при отсутствии руководителя.

Подпись обязана сопровождаться расшифровкой фамилии подписанта, необходимая для идентификации должностного лица, подписавшего документ.

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?

Отправить подтверждающее послание адресату можно любым удобным способом. Таких способов отправки корреспонденции, на сегодняшний день, несколько:

  1. Старый способ, который достаточно испытанный временем, – отсылка письма почтой России заказным отправлением, с извещением о вручении адресату. Такой способ обеспечивает убежденность в том, что подтверждение отправителя доставлено по адресату. Единственным недостатком такого способа отсылки писем является большая продолжительность доставки, которая может длится несколько дней (зависит от расстояния).
  2. Наиболее быстрый и удобный современный способ доставки писем является электронное послание, которое доставляется адресату мгновенно. Однако, в этом случае, нужно созвониться с адресатом, чтобы убедиться, что письмо не попало в «Спам» и адресат ознакомился с ним.
  3. Для большей гарантии можно воспользоваться комбинированным способом. То есть отправить письмо по электронной почте с параллельной отправкой заказным письмом по почте России.

 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *