Письмо-обращение к заказчику — Образец, бланк 2022 года

Иногда человеку приходится обращаться с письмом к физлицу или к какой-либо компании для решения определенного вопроса. И нередко, человек не знает — с чего начать составление такого послания, как его оформлять и каким способом его отправить?

Надо отметить, что структура письма-обращения, не зависимо от цели и адресата, в том числе и заказчику, является, практически, одинакова. Такое письмо может составить, рядовой гражданин, частный предприниматели или представитель компании.

Кто и куда может обращаться?

Кто и куда может обращаться?

Целью письма-обращения является принуждение получателя в выполнении какого-либо действия или рассмотрения какого-то вопроса. По сути, обратиться с письмом можно к любому адресату. Основными требованиями действенности обращения должны быть:

  • Возможность адресатом разрешить вопрос, который обозначается в обращении с наличием полномочий.
  • Наличие у автора письма права для обращения к нему.

Существуют следующие виды обращений, которые зависят от статуса автора и адресата:

  1. От физлица к физлицу.
  2. От физлица к юр. лицу.
  3. От юр. лица к юр. лицу.

С помощью письма-обращения можно:

  • Затребовать данные (о ходе состояния дел в уголовном преследовании, о пенсионном счете, о кадровом составе предприятия, о наличии документов и т.д.).
  • Уведомить заинтересованное лицо (о нарушении или о происшествии).
  • Предложить (изменение маршрута, рабочего графика, сотрудничества и т.д.).
  • Обратиться с прошением об осуществлении действий и процедур (для возвращения товара, отсылки документов, уборки объекта и т.п.).

Примечание. Необходимо иметь ввиду, что некоторые типы обращений составляются по утвержденным законом шаблонам, без соблюдения которых — такие письма рассматриваться не будут.

Как правильно написать письма-обращения к заказчику в 2022 году?

Как правильно написать письма-обращения?

Перед оформлением письма-обращения, следует знать, что существуют общепринятые правила деловой переписки, при игнорировании которых возможно падение репутации предприятия в глазах заказчика, что может привести к срыву сделки. Поэтому, перед составлением такого послания, рекомендуется ознакомиться с правилами деловой переписки.

Большинство писем-обращений составляются в произвольном стиле. Основным требованием является, чтобы обращение отвечало на следующие вопросы:

  • Кем и куда отослано послание.
  • Какая цель составленного документа.
  • Обращение обязано быть мотивированным.

Если письмо оформлено на основании нормативного акта, то его требуется отметить в тексте документа.

В основном структура писем-обращений представляет собой следующее содержание:

1) Наименование адресата.

2) Реквизиты автора письма, с указанием:

  • Наименования фирмы.
  • Ф.И.О.
  • Должности.
  • Адреса проживания/нахождения.
  • Контактного телефона или e-mail.

3) Текст письма. Если данные носят конфиденциальный характер и запрашивается из государственных ведомств, то обозначается статус автора письма (обычно, прикрепляются копии удостоверяющих документов). Заполнение текста в письме, обычно начинается со слова «Прошу».

4) Перечень прикрепленных документов к письму, если они прикреплены, заполняется после слова «Приложение».

5) После этого отмечается дата составления письма и подпись, с расшифровкой фамилии.

Примечание. Письмо-обращение, написанное предприятием, рекомендуется заполнять на фирменном бланке.

Письма холодным клиентам

 

Письма холодным клиентамХолодное письмо является обращением к адресату, не знающему о существовании отправителя. При этом, нередко адресат, получивший такое письмо, воспринимает послание в виде спама, удаляя/выбрасывая его не читая.

Холодные письма законодательными нормами запрещаются. Даже холодное письмо с предложением по трудоустройству относится к незаконному.

Наиболее часто холодные письма составляются в форме прайс-листов, рекламах предприятий, коммерческих предложений или по трудоустройству. Отсылка массовых холодных писем приравнивается к спаму. Единственным способом законной отправки такого письма является рассылка с личной почты конкретному адресату. В этом варианте возрастает вероятность его прочтения адресатом, если правильно его составить.

Если отправитель пишет потенциальному заказчику впервые, то рекомендуется отправить послание с указанием следующих пунктов:

  1. Приветствие, с указанием имени.
  2. Краткие сведения об авторе или о фирме, с изложением — чем занимается и суть предложения.
  3. Текст со следующей формулировкой. Если Вас заинтересовало наше предложение, я готов обсудить возможность взаимосотрудничества. Прошу сообщить, в какое время Вам было бы удобнее с нами связаться.
  4. Подпись отправителя.

Образец холодного письма

Пример № 1.

Образец холодного письма

Пример № 2

Образец холодного письма

Скачать бланк и образец

Письма-напоминания

Письмо-напоминание может быть составлено в разных ситуациях. При этом, основной целью послания является напоминание о событии, с принятием обязательств, которые по прошествии времени не исполнены.

Такое письмо может быть связано с напоминанием:

  • О ранее отправленном предложении по бизнесу.
  • Об исполнении обязательств согласно договору, дополнительному соглашению.
  • О поставке товара или осуществлении услуги.
  • О денежном переводе в указанные сроки.
  • О приближении важного события.
  • О продолжении переговоров и т.д.

При сотрудничестве между предприятиями, обычно, в таком напоминании нуждается в первую очередь заказчик, который обращается к исполнителю с напоминанием, например, о сроках обязательств, которые оговорены в договоре.

При этом, составлять такое письмо рекомендуется на фирменном бланке. Текст должен быть официальным, деловым, к примеру:

1) При заполнении документа в правой части требуется отобразить «шапку», где указать:

  • Должность адресата, к которому обращается автор письма.
  • Название фирмы.
  • Ф.И.О. руководителя.

2) Название послания.

3) Основной текст письма, где требуется отобразить:

  • Реквизиты документа, на основании которого направляется такое письмо, с напоминанием обязательств, взятых на себя исполнителем.
  • Прошение, о принятии мер по исполнению взятых обязательств.
  • Предупреждение о том, что если не будут приняты меры, то заказчик будет вынужден предпринять штрафные санкции в соответствии с договором.

4) Подпись руководителя и менеджера, отвечающего за исполнение договора.

Примечание. Такое письмо должно быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции у отправителя, и зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции у получателя.

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора

Скачать бланк и образец

Письма после встречи

Письма после встречи

Обычно такие письма отправляются после переговоров между фирмами, после посещения выставки или другого мероприятия, где встретились физлица или представители компаний и т.д.

В таких письмах может выражаться благодарность, за отлично организованную выставку, за удачное начало сотрудничества после заключения договора и при множестве других событий, которым предшествовала встреча, в которой были какие-либо договоренности.

Письма, связанные с последствиями после встречи, имеют свое стандартное содержание:

  1. Обращение к клиенту, например, «Уважаемый, …!», с указанием имени и отчества.
  2. Изложение текста, с выражением благодарности.
  3. В заключение, выражение уважения, с отображением контактных данных отправителя.
  4. Подпись автора послания.

Образец

Скачать бланк и образец

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *