Письмо об уточнении назначения платежа — Образец, бланк

Письмо, уточняющее назначение платежа, считается документом — способным упорядочить возникшие проблемы при осуществлении расчетов, если в «платежке» обнаружена неточность.

Такое уведомление относится к одному из видов делового сообщения, относящееся к первичному документу предприятия.

В каких случаях пишут?

В каких случаях пишут?

Положением о Банках РФ регламентирована обязанность, чтобы владелец банковского счета, при заполнении «платежки», отмечал назначение перевода средств в соответствующей графе.

Данная процедура предназначена для обозначения сути операций, превращая ее в прозрачную и понятную для надзорных ведомств и контрагентов. В данной графе необходимо зафиксировать название работ, услуг, с обозначением реквизитов контракта и прочих первичных документов (например, счета на перечисление).

Письмо, уточняющее назначение перечисления средств, отсылается после обнаружения плательщиком неточности в отправленном переводе.

Неправильная запись, также может быть выявлена и получателем денег.

Если, получатель не в состоянии сам устранить ошибку, ему понадобиться для ее исправления, отправить контрагенту уведомление, с отображением неправильной записи и предложением ее устранить.

Если, получателю удалось самому устранить неточность, он обязан уведомить об этом получателя.

Иногда, такие действия могут привести к спорным моментам. В такой ситуации, скорее всего, прав будет отправитель. Поэтому, лучше, если неточность записи устранит сам отправитель перевода.

Можно ли оспорить новое назначение платежа?

Можно ли оспорить новое назначение платежа?

Как правило, новая запись в графе платежного поручения «Назначение платежа» заполняется при совместном согласовании контрагентов, без каких-либо последствий в будущем. Однако, иногда такие действия могут привести к проблемам. Например, если сотрудники ИФНС, при ревизии, выявят такое новое назначение перевода и посчитают такую запись способом уклонения от налоговых начислений, то с их стороны могут последовать штрафные санкции.

Иногда приходится сталкиваться с тем, что недоразумения о новом назначении перевода могут возникнуть и между участниками взаиморасчетов. Особенно это относится при погашении долгов и процентов. В большинстве своем, для опротестования изменений записей в «платежке», протестующей стороне приходиться направлять иск в судебную структуру. При этом, кто выиграет такой иск, определить заранее невозможно, так как, такие дела обладают множеством нюансов.

К одному из важных условий при осуществлении перечисления, для недопущения возможных недоразумений, является то, что все поправки в назначении платежа непременно требуется направлять в банки, через которые осуществлено перевод денег. Для этого понадобится отправить в банк аналогичное письмо, с простым уведомлением о выполненной операции.

Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа?

Оформлением «платежки» при переводе денег контрагенту занимается, обычно, бухгалтерский сотрудник предприятия, перечисляющего финансы. Этот же работник заполняет графу «Назначение платежа», обычно, на основании счет-фактуры или контракта. Соответственно, при обнаружении недостоверной записи в данной графе, письмо, разъясняющее назначение перевода оформляется, как правило, этим же бухгалтерским работником компании, переводящей деньги.

При этом, составленное письмо непременно обязано быть завизировано директором предприятия.

Образец письма об уточнении назначения платежа

Образец письма об уточнении назначения платежа 

Скачать образец, бланк

Как отправить письмо?

Оформленное письмо, разъясняющее назначение перечисления средств, после регистрации его и подписании директором предприятия, отсылается адресату, которому были зачислены деньги.

Отправку письма можно организовать следующими способами:

  1. Самый простой и доступный – это посещение адресата и вручение письма в руки секретарю компании, с обязательным регистрированием его в журнале входящих писем.
  2. Возможна передача письма через курьера.
  3. Следующий способ, который можно использовать, особенно, когда предприятие находится на далеком расстоянии, использование услуг Почты России. В этом варианте, письмо можно отправить заказным письмом с оповещением о вручении адресату.
  4. На сегодняшний день, широкое применение получил способ передачи корреспонденции путем использования электронной почты. Это наиболее удобный способ, обеспечивающий быструю доставку письма. Однако для использования такого способа отправитель обязан обладать электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Как и сколько хранить письмо?

Как и сколько хранить письмо?

Все письма, имеющие отношение к назначению платежей, подлежат регистрированию в журнале исходящей корреспонденции, с вложением в папку с текущими документами компании. Послания такого рода обязаны сохраняться на предприятии на протяжении 3-х лет (общий срок исковой давности).

После потери актуальности и завершения срока сохранности документов на предприятии, письмо можно передать в территориальный архив, где оно будет храниться на протяжении периода, установленного законодательными нормами по хранению бухгалтерских первичных документов.

Бухгалтерские письма, разъясняющие назначение платежей, считаются первичными документами бухучета. Для них срок сохранности в архиве равняется не меньше 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ).

Можно ли оспорить изменение платежа?

Можно ли оспорить изменение платежа?

Встречаются обстоятельства, когда отправитель платежа отправил письмо, изменяющее назначение перевода, однако получатель не желает соглашаться с измененной записью в графе «Назначение платежа», осуществляемой плательщиком. Опротестовать такое решение отправителя денег, конечно, можно, но это довольно непросто осуществить. Если контрагентам не удастся договориться в мирном порядке, то такой вопрос придется разрешить только путем обращения в суд.

Почему такой вопрос может стать принципиальным для сторон? Да потому, что такие действия тщательно контролируются государственными надзорными ведомствами. И, если ИФНС посчитает, что при исправлении такой записи осуществлена попытка уклонится от налогов, то в этой ситуации налоговая потребует доначислить налог, а также наложит немалые штрафы.

Чаще всего вопросы у ИНФС возникают при предоплате согласно договору поставки, которая позже переквалифицируется, как перевод по договору займа. В такой переквалификации явно прослеживается попытка уклонится от начисления НДС с аванса покупателя, и налоговики не пропустят такую операцию мимо.

В журнале «Российский налоговый курьер», №19 от 2015 года подробно описаны обязательные реквизиты, которые требуется заполнить при отправлении платежа, а также причины по которым допускаются корректировка назначения «платежки». Согласно Закону «О бухучете» № 402-ФЗ от 6.12.2011 года с письмом, детализирующим реквизиты платежа, требуется ознакомить банк, через которой было проведено перечисление денег.

Получатель, которому зачислены средства, не имеет права изменить реквизиты «платежки», в том числе, назначения перевода. И, если в платеже отправителя обнаружена недостоверная запись в графе «Назначение платежа», ее можно изменить, даже, если банк уже провел операцию по зачислению денег получателю.

Для этого понадобится осуществить следующий алгоритм исправления записи в графе «Назначение платежа»:

  1. Вначале потребуется согласовать с получателем средств корректировку записи в графе «Назначения платежа» и направить письмо с оповещением об этом в банк, который обслуживает отправителя платежа.
  2. Банк обязан отметить на экземпляре плательщика факт принятия письма об устранении неправильной записи платежном документе.
  3. Второй экземпляр такого письма будет отправлен в банк получателя.
  4. Получатель, которому зачислены средства, получит соответствующее уведомление от своего банка.

Таим образом, если, при обнаружении неточности в платежном поручении, новая запись в соответствующей графе будет осуществлена согласно представленной схемы, то у ИФНС не будет оснований для предъявления претензий.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *