Письмо об изменении цены на услуги

В деловой переписке нередко применяются письма-уведомления от юр. и ИП в адрес контрагентов, клиентов, а также государственных ведомств. Некоторые письма, предусмотрены законодательными нормами РФ, например, о смене юридического адреса или замене директора. О таких изменениях следует ставить в известность в первую очередь ИФНС.

Письмо об изменении цены на услуги относится не относится к письму, предусмотренному законодательством РФ. Оно может быть отправлено в любое время, партнерам, при изменении условий сотрудничества. Данный документ относится к вежливой форме делового общения между контрагентами, необходимого для сохранения дальнейшего взаимосотрудничества.

Распространенные случаи

Цены на услуги могут повышаться в различных отраслях рынка. Наиболее часто прибегают к составлению уведомлений о повышении цен:

  1. Логистические компании, которые занимаются перевозкой товаров, где цены формируются из множества факторов. Достаточно какого-либо изменения маршрута, или его закрытия, удлинения протяженности, подорожания топлива, и автопредприятию уже невыгодно осуществлять перевозки по ценам, отображенным в соглашении.
  2. Туристические услуги. Непредвиденные изменения валютного курса могут вынудить компании изменить ценообразование в сторону повышения или снижения. Об этом требуется немедленно сообщать многочисленным клиентам, планирующим приобрести путевку.
  3. Медицинские услуги, которые зависят от множества факторов, влияющих на ценообразование услуг и лекарств.
  4. Строительные услуги и т.д.

Так или иначе, многие компании сталкиваются с обстоятельствами, когда они вынуждены изменять первоначальные цены. Для того, чтобы это не было неожиданным неприятным сюрпризом, компании прибегают к составлению писем, предупреждающем о таком досадном обстоятельстве, с извинениями и призывом о продолжении сотрудничества, а также, обещанием — при малейшей возможности вернутся к первоначальным тарифам.

Возможные причины

Возможные причины

Повышение цены чаще всего связано с непредвиденными моментами. Чтобы адресат воспринял полученные сообщение о повышении цен более лояльно, рекомендуется обозначить веские аргументы, к примеру:

  1. Сослаться на инфляцию, падение курса рубля и т.д.
  2. Повышение стоимости расходных материалов, которые применяются при предоставлении услуг. Сюда можно отнести топливо, лекарства, строительные материалы и т.д.
  3. Рост цен на ЖКУ, аренду недвижимости и т.д.
  4. Повышение расходов на транспортировку товара или изменение цен на упаковку.

Таким образом, любая из названных причин может стать обоснованным аргументом для повышения цен в отосланном письме.

Кто составляет письмо?

Кто составляет письмо?

Письмо о повышении цены на услуги или товары может быть отправлено при любой ситуации в период взаимосотрудничества с контрагентом. Такой документ нужно составлять в вежливой форме, уведомляя делового партнера о вынужденной необходимости и предлагая дальнейшее сотрудничество, не взирая на отягчающиеся обстоятельства.

Исходя из вышеизложенного, составлением такого документа должен заниматься работник, искушенный в написании подобных писем. Это может быть юрисконсульт, имеющий опыт в таких оповещениях, менеджер по продажам, бухгалтер или секретарь предприятия. Также, этим может заняться и сам директор фирмы.

В любом варианте, кто-бы ни составлял такие оповещения, подписывать сформированное письмо обязан директор предприятия, после его проверки. В крайнем случае — его заместитель.

Как написать письмо об изменении цены на услуги?

Как написать письмо об изменении цены на услуги?

Утвержденного шаблона письма об изменении цены законодательством РФ не предусмотрено, поэтому, его рекомендуется составлять на фирменном бланке предприятия в свободном стиле. Если такого бланка нет, то можно воспользоваться обыкновенным листом А4.

Для правильного оформления данного документа рекомендуется:

  • Составлять письмо кратким и понятным, с соблюдением делового этикета, присущего делопроизводству.
  • Текст документа обязан отображать несложные фразы, не допуская ошибок, витиеватых предложений, чрезмерной любезности, эмоциональных выражений, а также необязательных подробностей.
  • Перед отсылкой письма рекомендуется проверить реквизиты фирмы–партнера и то ли лицо руководит фирмой. Это обеспечит избегания неловкой ситуации, если вдруг директором окажется другой человек.
  • Начало письмо не рекомендуется излагать с сообщения об изменении цен. Лучше, вначале поблагодарить руководителя за плодотворное сотрудничество. Затем отметить преимущества своего предприятия, ее успехи, а также позитивные качества товаров.
  • После этого можно плавно перейти к сообщению об изменении цен, с описанием всех нюансов, вызвавших их повышение, и подчеркиванием того, что отправителю сообщения самому неприятны создавшиеся обстоятельства.
  • Если цены долгое время были стабильными, это также нужно непременно подчеркнуть.

Форма и структура письма обязана соответствовать общепринятым правилам в делопроизводстве по оформлению деловых писем.

Начало заполнения документа нужно осуществлять:

1) Если документ составляется на простом листе А4, то требуется вначале отобразить реквизиты отправителя, с обозначением: наименования предприятия; его юридического адреса и контактных данных.

2) Если же, письмо заполняется на фирменном бланке, то в этом варианте, нужно приступить к заполнению «шапки», заполнив ее с правой стороны верхней части бланка, где необходимо написать реквизиты получателя, с указанием:

  • Должности.
  • Названия фирмы-партнера.
  • Ф.И.О. руководителя.

3) Затем, напротив «шапки», с левой стороны, нужно будет отметить номер документа и дату его заполнения.

4) В содержательном разделе письма, нужно будет изложить:

5) Вежливое обращение, директору фирмы-партнера, например, «Уважаемый Иван Петрович!».

6) Причину повышения цен на товары или услуги. Здесь можно изложить следующую формулировку: «Доводим до Вашего сведения, что …», «Сообщаем Вам, что …», «В связи с тем, что …» и т.д.

7) Дату начла действия новых цен.

8) Список позиций, подлежащих изменению ценовой политики.

9) Обязательство удержания цен на должном уровне без повышения в перспективе и отметить, что при малейшей возможности, предприятие готово вернутся к прежним ценам.

10) Просьба отнестись к такой неприятности с пониманием и выразить надежду на продолжение сотрудничества.

11) Письмо обязано быть подписано руководителем предприятия-отправителя послания. При необходимости можно подпись скрепить печатью.

Примечание. К письму можно прикрепить прайс-лист, обновленными ценами.

Содержание письма

Содержание письма

Невзирая на то, что утвержденного шаблона письма об изменении цен не существует, такой документ обязан содержать следующую обязательную информацию:

1) Наименование предприятия-отправителя документа, с указанием его реквизитов:

  • Юридического адреса.
  • ОГРН; ИНН/КПП.
  • Контактных данных.

2) «Шапку», где отображаются реквизиты получателя письма, с отображением:

  • Должности.
  • Название фирмы-получателя.
  • Ф.И.О. директора.

3) Номер документа и дата его составления.

4) Основной текст, с описанием причины и обстоятельств, приведших к повышению цен.

5) Подпись директора предприятия-отправителя документа.

Следует иметь ввиду, что немаловажное значение в оформлении такого документа является заполнение его на фирменном бланке предприятия.

Образец письма об изменении цены на услуги

Образец письма об изменении цены на услуги

Заключение

Заключение

Оповещение о повышении цен на товары или услуги можно подготовить один раз, с последующей рассылкой контрагентам. Отправитель обязан понимать, что, если товар уже оплачен, то изменить цену на него нельзя, поэтому, такие оповещения должны быть разосланы, как минимум за 2 недели на будущие поставки. При этом, в тексте такого сообщения требуется привести веские причины, которые вынудили поставщика изменить условия поставок товара.

После рассылки писем поставщику нужно будет дождаться от контрагентов письменного согласия на новые условия сотрудничества, либо отказа от дальнейших услуг.

Примечание. В деловой переписке рекомендуется договориться, на протяжении какого срока контрагент обязан предоставить ответ поставщику.

Если контрагент не захочет продлить договор с изменениями, его расторжение будет считаться с даты обозначенной в оповещении о поднятии цены, или с даты вручения оповещения адресату (ст. 450.1, ст. 165.1 ГК РФ). Отправить такое письмо рекомендуется способом, отображенном в договоре.

 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *