Письмо клиенту о возобновлении сотрудничества

Письмо клиенту о восстановлении сотрудничества составляется в случае, когда отношения между сторонами были прекращены по различным обстоятельствам, но через определенное время были созданы условия для возобновления отношений. Целью направляемого письма является информирование контрагента об изменении условий и убеждение его о заключении нового соглашения. Как написать такое письмо – будет рассмотрено в предлагаемой статье.

Особенности написания письма

Предложение о взаимосотрудничестве составляется в виде письменного обращения, в котором одна сторона предлагает другой обоюдную деятельность на взаимовыгодных условиях. Основной целью предложенного сотрудничества является привлечение потенциального клиента к сотрудничеству. Рассмотрим более подробно, в чем основные преимущества оформления такого документа.

Оформляет такое письмо, обычно, специалист, отвечающий за взаимодействия с клиентами, расширение бизнеса и связей компании с партнерами.

Письмо, как правило, адресуется руководителю предприятия либо менеджеру, с которым фирма ранее взаимодействовала.

Для оформления такого документа необходимо использовать официально-служебный стиль текста, присущий деловому этикету, в том числе:

  1. Вежливое обращение.
  2. Лаконичное изложение взаимовыгодных предложений.
  3. Контакты для связи.

В тексте не допускается включать термины, просторечные выражения. Текст обязан быть написан грамотно, без ошибок и исправлений или зачеркиваний.

Объем документа обязан быть небольшим, с обозначением сути идеи, чтобы на его прочтение было затрачено не более одной минуты.

Как составить письмо клиенту о возобновлении сотрудничества в 2022 году

Как составить письмо клиенту о возобновлении сотрудничества в 2022 годуИдея о взаимосотрудничестве относится к посланию, где изложено предложение одной стороны – другой, о возможном сотрудничестве на обоюдовыгодных условиях. Текст документа непременно обязан быть согласован с директором фирмы. Составление такого документа осуществляется, обычно, специалистом, отвечающим за данный участок работы либо самим руководителем фирмы.

Письмо адресуется директору потенциального учреждения, с которым планируется взаимное сотрудничество. Также допускается направлять такое предложение зам. директора или любому лицу, отвечающему за подобную сферу деятельности, и имеющему полномочия по принятию решения о совместном бизнесе.

Написать письмо требуется так, чтобы предложение стало интересно потенциальному клиенту. При этом, предложение о взаимосотрудничестве – это официальный документ.

Утвержденного стандартного шаблона такого письма не существует. Поэтому предложение составляется в произвольном стиле или по образцу, разработанному организацией. При этом, требуется соблюдать элементарные правила русского языка и деловой этики.

Составляя предложение необходимо выяснить реквизиты партнера, которому будет адресовано письмо. Оформлять документ желательно на фирменном бланке, где уже отражены реквизиты составителя идеи.

1) Начинать составлять документ рекомендуется с заполнения шапки, размещаемой, как правило, в правой части бланка, с отображением:

  • Должности адресата.
  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

2) Далее заполняется название послания и обращением по имени отчеству «уважаемый/ая …».

3) После этого, излагается суть идеи. Здесь необходимо подробно, в деловом стиле изложить предложение о взаимной деятельности, без витиеватых формулировок. Терминология и аббревиатура может применяться ограничено и то лишь при понимании ее другой стороной.

При описании идеи, акцент необходимо уделять на выгоду предложения. Можно отметить действующих клиентов, с примерами их положительных отзывов. В завершение можно сослаться на официальный сайт компании.

4) Завершается послание отображением контактов инициатора сотрудничества и подписью директором предприятия, с обозначением даты его составления.

О том, как написать деловое предложение, чтобы получить положительный ответ, рекомендуется просмотреть видео

(Видео: «Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо»)

Структура письма

Структура письмаКак уже было отмечено, письмо с предложением о восстановлении совместного бизнеса не имеет утвержденной унифицированной формы. Однако, структура такого документа должна соответствовать общепринятым правилам.

При этом нужно руководствоваться правилами составления подобных писем в делопроизводстве с соблюдением этикета деловой переписки.

Изложенное предложение обязано быть нейтральным, конкретным, без эмоциональных выражений и написано без ошибок, исправлений и зачеркиваний.

В структуре документа должно содержаться:

1) «Шапка», которая размещается в правой части вверху страницы, с отображением:

  • Должности адресата.
  • Наименования компании, куда отправляется письмо.
  • Ф.И.О руководителя предприятия.

2) Обращение к адресату. Здесь рекомендуется обратится к адресату по имени и отчеству с фразы, например, «Уважаемый(ая) …!»

3) Основной текст, где излагается суть предложения о сотрудничестве.

4) Контактные данные инициатора идеи, с указанием телефонного номера для связи.

5) Подпись директора фирмы, направившего предложение.

6) Надо отметить, что объем письма не должен быть большим, чтобы на его прочтение руководитель потратил минимум времени.

Текст письма с предложением сотрудничества

Текст письма с предложением сотрудничестваЦель делового предложения — заинтересовать. Поэтому, важным моментом является четкое изложение своей инициативы.

При составлении документа существуют следующие слагаемые успеха.

  1. Предложение обязано быть интересным для клиента.
  2. Документ необходимо написать официальным деловым языком, без всяких витиеватых фраз и терминов.
  3. Текст послания обязан быть структурированным.

Если предложение не соответствует хотя 6ы одному из названных пунктов, то такой документ, обычно, отправляется в корзину. При изложении текста можно выделить следующие немаловажные правила:

1) Правило обращения. Требуется четко знать кому отсылается письмо о взаимном бизнесе:

  • Должность контрагента.
  • Его полномочия.
  • И конечно, имя и отчество.

Начало заполнения основного текста предложения требуется осуществлять с уважительного обращения. Например, «Здравствуйте, Иван Петрович!» или «Уважаемый, Иван Петрович!»

2) Правило представления. Например, «Меня зовут Петр, я представляю интересы фирмы …»; «Я хочу предложить выгодный бизнес, идея которого представляет …» Здесь надо лаконично и внятно изложить суть идеи, без восхваления себя и своего предприятия.

3) Правило исключительности. Неверно будет, если отправитель сообщит, что занимается массовой рассылкой предложений. Лучше будет, если изложить: «Мы встречались с сотрудником Вашей фирмы на демонстрационной выставке …» Задача – чтобы у потенциального клиента возникло чувство своей исключительности, поэтому надо кратко рассказать откуда отправитель послания узнал о партнере и почему решил предложить сотрудничество именно с ним.

4) Правило аргументации. Не надо использовать заезжие формулировки: «Только у нас лучшие цены и большой выбор …». Лучше если будет, вместо «заезжих» фраз, написана следующая формулировка: «Чтобы определиться с решением, предлагаем аргументы в пользу взаимодействия с нами …». И здесь нужно конкретно привести весомые аргументы.

5) Правило обратной связи. Не надо предлагать перезвонить инициатору предложения. Лучше, если будет написано: «Буду ждать Вашего решения. С уважением, Петр»

Далее нужно будет прописать реквизиты инициатора предложения и контакты.

Таким образом, воспользовавшись рекомендациями по изложению текста с инициативой о взаимосотрудничестве, можно уверенно сказать, что предложение непременно будет рассмотрено и если оно является интересным для партнера, то он непременно откликнется на него.

Образец

Как вручить

Как вручитьВручить письмо потенциальному клиенту можно различными вариантами:

  1. По электронной почте. Это наиболее быстрый и простой современный метод. Недостатком такого послания может оказаться то, что послание может оказаться в спаме и получатель может не увидеть его и следовательно — не прочитать.
  2. Стандартным почтовым отправлением через почту России. Данный способ является затратным, особенно, если такие предложения отправлять заказным письмом с уведомлением о получении адресатом, большому числу предприятий.
  3. Курьером. Данный способ также не приемлем для массовой рассылки предложений. Однако, если потенциальный партнер является важным и единственным получателем предложения, то такой способ является идеальным.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *