Письмо клиенту о смене менеджера

Успешные коммерческие предприятия стараются поддерживать тесную связь с постоянными клиентами, уведомляя их о любых изменениях условий. Если в компании по какой-то причине сменяется менеджер, то об этом рекомендуется уведомить своих клиентов. При этом, это необходимо сделать осторожно, чтобы не утратить «наработанных» прежним менеджером клиентов.

Такое письмо не является обязательным, поэтому, оно не обладает утвержденным шаблоном и составляется в свободном стиле. О том, как его составить, будет рассмотрено в предлагаемой статье.

Как составить письмо клиенту о смене менеджера?

Как составить письмо клиенту о смене менеджера?Письмо клиенту о смене менеджера представляет собой информационное сообщение. Согласно законодательным нормам, коммерческое предприятие (КП) не обязано информировать клиентов о смене менеджера по продажам. Однако, для успешного продолжения сотрудничества с клиентами, руководители КП стараются уведомлять своих клиентов о разных изменениях в коллективе.

Причинами смены менеджеров могут быть:

  • Общее решение сторон.
  • Инициатива директора КП.
  • Повышение по картерной лестнице.
  • Завершение срочного трудового договора.
  • Смерть менеджера.
  • Жалобы клиентов на систематическое нарушение менеджера своих должностных обязанностей (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Информационное письмо о смене менеджера составляется в произвольном стиле и обязано содержать следующие пункты:

1) «Шапка», размещенная в правой части отправленного сообщения. Здесь отображаются:

  • Адресат, с указанием его реквизитов.
  • Реквизиты отправителя.
  • Ниже, по центру строки, заполняется название документа.
  • Место и дата составления письма.

Как составить письмо?

2) Основной текст, который по правилам этики начинается с обращения к клиенту и, желательно, с отображением его имени и отчества.

3) После этого излагается информация о смене менеджера с указанием даты прекращения его работы. Можно указать и причину ухода менеджера с поста (повышение по карьерной лестнице, смещение по жалобе клиента и т.д.).

4) В следующем абзаце рекомендуется сообщить реквизиты нового менеджера с его контактными данными и сообщение, что он в ближайшее время свяжется с клиентом.

Как составить письмо?

5) Далее рекомендуется выразить благодарность клиенту за сотрудничество и предложить выказать замечания по телефону, которые возможно появились у клиента.

Как составить письмо?

После заполнения бланка, рекомендуется проверить послание на предмет ошибок. После проверки подписать его и отправить по назначению.

Текст сопровождения

Текст сопровождения

Большинство КП используют деловую переписку в электронной форме. Такое общение намного удобнее бумажных рассылок и более эффективное, так как скорость доставки таким писем в разы быстрее, чем почтовые отправления. Однако, при таком способе сообщений существует один недостаток: — при возможном судебном разбирательстве доказать факт существования переписки намного сложнее по сравнению с бумажной перепиской.

Надо отметить, что бумажные письма сегодня отправляются, обычно государственными ведомствами, например, налоговыми инспекциями и прочими госструктурами, регистрирующими письма в соответствующих журналах учета движения документов. Такими бумажными сообщениями пользуются и коммерческие фирмы, если требуется отправить сопроводительное письмо к какому-либо важному документу, требующему неукоснительного исполнения, например, к подписанию договора, чтобы впоследствии, в случае спорных моментов, предъявить доказательство переписки. Такие письма обязаны регистрироваться в журналах исходящей документации, с отображением в них регистрационного номера и даты отправки.

Также на бумажном носителе может быть написано сообщение о смене менеджера, если оно направляется индивидуально руководителю фирмы, давно сотрудничающей с КП и приносящей неплохой доход. В этом варианте, информационное письмо также должно быть зарегистрировано в книге исходящей документации фирмы-отправителя. Такое письмо, направляемое конкретному клиенту, рекомендуется оформлять на фирменном бланке КП.

Тем не менее, независимо от способа отправки письма и от автора его отправления, при изложении основного текста требуется отобразить следующую информацию для клиента:

  1. Ф.И.О. менеджера, покидающего свой пост. При возможности, можно отметить причину ухода.
  2. Ф.И.О. нового менеджера, все его контактные данные для сотрудничества. Это является важным элементом в сообщении, в противном варианте, без таких сведений теряется смысл информационного уведомления.
  3. Точную дату смены менеджера и когда с новым должностным лицом можно будет связаться. Идеальным вариантом является, если перерыва при сотрудничестве не будет.
  4. Схему продолжения сотрудничества. Это, возможно будет сообщено уже новым менеджером.
  5. Предложить клиенту позвонить самому, при возникновении вопросов.
  6. Не будет лишним, если будет выражена благодарность клиенту за сотрудничество и надежду на его продолжение.
  7. Завершение формирования письма осуществляется подписью директора КП.

Примечание. При обращении к конкретному клиенту, рекомендуется обратиться с приветствием по имени отчеству, с использованием приставки «уважаемый».

Главным смыслом такого информационного письма является — не утерять «наработанного» клиента, взаимодействующего с прежним менеджером, а также стремление к обеспечению своим клиентам максимально комфортных условий, в т. ч. в информационном пространстве.

Ниже предлагается образец информационного письма конкретному клиенту, ориентированный на бумажный вариант, составленный на фирменном бланке с текстом, уведомляющем о завершении трудовой деятельности в компании менеджера и о вступлении на эту вакансию нового менеджера. Главным здесь является – соблюдение общего стиля вежливости и лаконичного уведомления.

Образец письма клиенту о смене менеджера

Образец письма клиенту о смене менеджера 2022 года

Скачать образец и бланк

Варианты отправителя

Формулировка текста сообщения зависит от автора, отправившего такое письмо. Допускается три варианта формирования информационных писем, с точки зрения делопроизводства.

Информация клиенту о замене менеджера может быть отослано от:

  • Директора КП, сообщающего об уходе со своего поста менеджера. Такое письмо, обычно, отсылается крупным клиентам, обеспечивающих основную долю дохода фирме. Для массовой рассылки такие письма мало применимы.
  • Менеджера, покидающего свой пост. Обычно такое письмо отправляется клиентам. Такой вариант наиболее подходит к массовой рассылке. Это самый желательный вариант, так как демонстрирует преемственность между сотрудниками КП, чтобы клиент не стремился перейти вместе с уходящим менеджером в другую фирму.
  • Нового менеджера. Это не очень удачный вариант уведомления, но, на самом деле, встречается нередко. В письме новый менеджер извещает клиентов, о том, что он приступил к своим обязанностям и здесь у него может появиться шанс, чтобы оставить о себе положительное впечатление, мотивируя клиента к продолжению сотрудничества.

При любом из вариантов, если письма отсылаются множеству клиентов, то лучше это сделать через Интернет, путем массовой рассылки информационных писем.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *