Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Предоставление ответа на письмо-запрос является стандартным правилом делового этикета. В большинстве своем, письма-запросы направляются компаниям с коммерческим предложением или прошением о предоставлении каких-либо данных о работе фирмы, а также для уточнения договорных условий, расчетов или изменений соглашений, и т.д.

При получении такого послания, рекомендуется направить ответ контрагенту, с изложением сведений, интересующих подателя запроса.

В каких случаях пишут письма-ответы?

Письма-ответы отсылают по всевозможным обстоятельствам. Наиболее распространенными обстоятельствами, при которых возникает потребность в составлении таких писем-ответов, являются:

  1. В государственные ведомства (к примеру, при требовании ИФНС о предоставлении финансового отчета компании, или сведений о работе юр. лица и т.д.).
  2. Поставщикам (к примеру, при письменном запросе уточненного перечня продукции для оформления заказа).
  3. Покупателям, при запросе о необходимости поставки продукции на указанную дату.
  4. Судебным инстанциям на требование судьи о предъявлении доказательств.
  5. В финансовое учреждение, если оно запросило сведения о репутации у другого банка об обслуживающей фирме.
  6. Физлицу, в ответ на прошение ознакомить с требованиями трудоустройства и т.д.

Формулировка ответов на перечисленные просьбы зависит от характера поступившего запроса, с содержанием реквизитов прошения, на которое отсылается сообщение.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности?

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности?

Письма-ответы можно разбить на:

  1. Позитивные ответы с изложением запрошенных сведений, где заявителю направляется сообщение о своем решении или сведения, которые он запросил.
  2. Отрицательные ответы, в котором заявителю направляется мотивированный отказ с обозначением причины принятой резолюции.

Эти группы ответов отличаются между собой содержанием. При позитивном разрешении вопроса предоставляется, обычно, ответ с максимальным изложением всех данных по сути запроса. Подобный ответ обязан удовлетворить заявителя в полном объеме.

При отсылке негативного письма-ответа, акцент уделяется на мотивирующую составляющую, с обозначением причины отказа в запрашиваемых сведениях. При этом, в негативном сообщении рекомендуется предоставить просителю адрес, куда тому нужно будет обратиться за интересующими его сведениями.

Общие правила написания ответа

Общие правила написания ответа

Письмо-ответ заполняется в соответствии с правилами написания служебных деловых писем, принятых в делопроизводстве с отображением:

  1. «Шапки», где указываются реквизиты адресата.
  2. Содержательной части, с отображением сути ответа на полученный запрос.
  3. Заключительной части, с указанием приложения, где могут быть отмечены прикрепленные документы, и подписи отправителя.

Составляя письмо, требуется помнить, что ответ нужно составлять, именно, тому сотруднику фирмы, которому направлен запрос. Исключением может быть, если данный работник отсутствует (уволен, находиться на больничном или в командировке). В этом варианте, ответ может направить лицо, замещающее отсутствующего работника.

Ответ обязан быть написан в деловом стиле, желательно на фирменном бланке предприятия и содержание текста должно быть зеркальным отражением прошения, то есть, форма обращения в тексте обязана быть такой же, как у отправителя запроса, с той же терминологией, риторикой и хронологией содержания. При этом, текст обязан быть заполнен грамотно и аккуратно, не допуская исправлений и зачеркиваний.

При заполнении ответа непременно требуется сослаться на реквизиты присланного запроса, а также заполнить исходящие реквизиты ответа (номера и даты). При этом, ответ может оказаться, как позитивным, так и в негативном смысле.

При позитивном ответе рекомендуется детально изложить интересующую тему, при негативном – обосновать отказ в корректной форме и при возможности, предложить автору обратится к другому контрагенту, с обозначением адреса того, для приобретения требуемой информации.

В обоих вариантах ответ обязан быть уважительным и привлекательным, не прибегая к пустой отписке или к предоставлению недостоверных данных.

Как оформить?

Как оформить?

Ответ можно написать на обыкновенном листе бумаги А4 или на фирменном бланке предприятия, что предпочтительней. При этом, составить его можно вручную, с использованием синей или черной пасты (разборчивым почерком), или набрать на компьютере с последующей распечаткой на принтере.

Письмо-ответ непременно нужно подписать сотруднику, который отвечает на запрос, с обозначением должности и Ф.И.О. Скреплять подпись печатью нет надобности, так как с 2016 года отменены обязательные требования по ее применению.

Ответ заполняется в одном экземпляре, с обязательным регистрированием в книге исходящей почты и отображением в нем краткого содержания ответа, а также отметкой регистрационных данных отправляемого сообщения.

Структура ответа является стандартной, соответствующей правилам делопроизводства:

  1. Вверху правой части располагается «шапка» ответа с обозначением реквизитов адресата, приславшего запрос, а также сведений о лице, написавшего ответ.
  2. В левой стороне документа, обычно, отображается исходящий номер и дата отсылки.

  1. Далее, рекомендуется отметить реквизиты запроса, с отображением уважительного обращения к просителю, желательно, по имени и отчеству.
  2. Затем заполняется ответ на запрос, который обязан отображать суть прошения, в последовательности, указанной в послании, а также в таком же стиле, как и присланный запрос.
  3. В завершение, письмо обязано быть подписано отправителем ответа, с отражением его должности и Ф.И.О.

Если к сообщению прикрепляются сопроводительные материалы, то это понадобиться отобразить в сообщении. При потребности, можно в послании обозначить ссылки на законодательные нормы РФ.

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

Слова и фразы, применяемые в ответных письмах:

Заполняя ответ на послание заявителя, требуется вначале отобразить обращение к адресату, направившего запрос. Обращение рекомендуется уважительное по имени и отчеству (к примеру, Уважаемый Иван Петрович). При обращении к коллективу можно обратиться, «Уважаемые коллеги». Если, имя и отчество адресата неизвестно, то можно сформулировать обращение следующим образом: («Добрый день!», «Здравствуйте!» …).

Приступая к составлению ответа, желательно ссылаться на письмо, присланного заявителем. Формулировка ссылки на запрос зависит от его содержания. Наиболее часто можно встретить следующие примеры формулировок начала составления ответа: «В ответ на Ваш запрос, исх. №16/11 от 19.04.2022 г., сообщаем …», «Согласно Вашей просьбе …», «В соответствии с п.7 соглашения …», «Исходя из письма, направленного Вами …», «Согласно постановлению …», «Благодарим Вас за …», «Выражаем благодарность за продолжительную совместную работу …», «К сожалению, мы пока не …», «Примите наши извинения, если мы не оправдали надежд …», «Позвольте нам принести извинения за …», «Вы прислали нам …», «Основываясь на событиях, описанных Вами …», «Мы прилагаем все усилия, для устранения данной проблемы и …», «Касательно предполагаемой встречи с вашим руководителем хотелось бы определиться с …», «Для уточнения деталей будущего контракта просим Вас связаться по тел. ХХХ ХХ ХХ с …» и т. д.

Таим образом, можно сделать вывод, что при отсылке ответа на присланной послание можно использовать различные формулировки, демонстрирующие уважение и вежливость.

Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации

При официальном запросе о предъявлении дополнительных данных по какому-нибудь делу (договору, документу, событию и т.д.) ответ, желательно, заполнить на фирменном бланке.

Алгоритм составления ответа предлагается следующий:

  1. Обращение к просителю, приславшего запрос.
  2. Отображение темы ответа исходя из просьбы.
  3. Описание сути ответа на запрос.
  4. При потребности – ссылка на закон РФ, регулирующий прошение.
  5. Указание реквизитов отправителя ответа с отображением должности и Ф.И.О., а также его подписи.
  6. Регистрирование отправляемого ответа с обозначением номера и даты.

Ниже предлагается заполненный пример такого ответа.

Скачать

Пример ответа на письмо об оферте

Оферта является предложением о заключении соглашения о взаимосотрудничестве с изложением основных элементов сделки. Данное предложение является предварительным этапом оформления контракта. Лицо, которое осуществляет предложение, называется оферентом, которое принимает – акцептантом.

Существует понятие публичной оферты. Это предложение, опубликованное неопределенному кругу лиц.

Пример ответа на такое предложение представлен ниже.

Скачать

Пример ответа на претензию о поставке товара

Между юр. лицами, при взаимном сотрудничестве, нередко случаются споры и конфликты. В большинстве своем, для их разрешения руководители или ответственные лица направляют письменные претензии, где выражают свое недовольство и требования.

Иногда такие претензии отсылаются контрагентам в качестве досудебного обращения, которое в последствии будет служить доказательством попытки разрешения спора в мирном порядке.


(Видео: «Ответ на письмо — претензию»)

Структура документа ничем не отличаются от сообщений по другим вопросам. Реагирование на претензию может быть, как в позитивном, так и в негативном стиле, и зависит от обстоятельств и требований контрагента.

Пример такого ответа.

Пример ответа на претензию о поставке товара

Скачать

Как отправить документ получателю?

Как отправить документ получателю?

Сообщение на присланный запрос допускается направить различными способами:

  1. По факсу, если у контрагента имеется такая связь.
  2. Воспользовавшись электронной почтой.
  3. Через Почту РФ — заказным отправлением с извещением.
  4. Курьером.

Ждать ли ответ на такое письмо?

Ждать ли ответ на такое письмо?

Для соблюдения делового этикета, обычно, требуется ответить на всю поступившую корреспонденцию. Однако, имеются исключения.

На ответ не нужно будет рассчитывать, если в нем нет прошения, запроса и рекомендации. Фактически, такое письмо отображает лишь те данные, которые были нужны контрагенту.

В то же время, именно, письмо-ответ может послужить первым этапом заключения выгодного соглашения, или самым легким способом разрешения возникшей проблемы при сотрудничестве контрагентов.

 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *