Как правильно написать деловое письмо. Образец делового письма

Отправка деловых писем является неотъемлемой частью деятельности предпринимателей, благодаря которым они развивают свой бизнес, разрешая те или иные вопросы.

Деловое письмо является инструментом делового общения между контрагентами, играя немаловажную роль на пути сотрудничества с партнерами, клиентами и сотрудниками. Грамотно оформленное письмо обеспечивает позитивную репутацию предприятию.

В каких случаях пишут деловые письма?

В каких случаях пишут деловые письма?

Каждому бизнесмену, иногда приходиться обращаться в те или иные инстанции, или к своим партнерам с запросом о предоставлении нужной информации, с предложением, с просьбой и т. д. Подобная корреспонденция давно стала необходимым элементом бизнес-процесса. Благодаря деловым письмам, можно быстро разрешать множество проблем, а также получать ответы на вызовы сегодняшнего дня.

Деловое письмо относится к основополагающей части деловой переписки, являясь кратким документом, который необходимо написать в тех случаях, когда на предприятии возникают определенные проблемы и ситуации, или требуется распространить определенную информацию.

Какие деловые письма бывают?

Какие деловые письма бывают?

Сегодня существует огромное разнообразие деловых писем, которые обусловлены развитием рынка и потребностью распространения информации между партнерами и конкурентами. Благодаря Интернету, распространение информации стало быстрым и доступным для многочисленного населения.

На сегодняшний день можно столкнуться со следующими видами деловых писем:

  1. Гарантийное письмо, обеспечивающее непременное исполнение взятых на себя обязательств.
  2. Коммерческое предложение. Это наиболее распространенное послание, используемое предпринимателями для расширения своего бизнеса. Это, своего рода, деловое письмо о сотрудничестве, где компания инициирует предложение партнерства.
  3. Извещение. Целью такого послания является донесение нужной информации, требуемой при дальнейшем взаимодействии.
  4. Оферта. Это деловое послание, предлагающее сотрудничество по поставке товара или по предоставлению услуг, с отображением существенных договорных условий, согласно ГК РФ (наименование предмета соглашения, стоимость, срок поставки, место). При отсутствии существенных условий документ не относится к оферте, а считается обычным коммерческим предложением.
  5. Рекламация (претензия). Такое письмо предназначено для оповещения адресата о неполном или некачественном исполнении обязательств. Такие письма составляются, обычно, при получении бракованного товара и они нередко сопровождаются требованием по выплате штрафов.
  6. Сопроводительное письмо. Послание применяется при сопровождении отправленных документов, для разъяснения цели их направления.
  7. Письмо-ответ. Данный документ составляется для подтверждения получения запроса и ответа на него.
  8. Просьба. Письмо выражает обращение с просьбой. Наиболее часто такие письма составляются для повторного предоставления затерянных документов.
  9. Напоминание. Цель такого письма — напомнить контрагенту о приближении определенного момента (даты исполнения обязательств, завершение контракта, даты мероприятия и т. д.). Пример такого письма — оповещение страховых организаций о дате завершения срока полиса.
  10. Поздравление. Данное письмо предназначено для поздравления с каким-нибудь событием.
  11. Приглашение. Подобное письмо составляется для приглашения контрагента на конференцию, выставку и др. событие. Это дополнительный инструмент о напоминании о себе для дальнейших взаимоотношений.

Также можно выделить деловые послания, которые разделяются по количеству оповещаемых лиц. Сюда можно отнести:

  1. Циркулярные — отсылаемые в адрес множества лиц. Здесь можно отметить приглашения, оповещения и прочую информацию.
  2. Стандартные — направляемые по одному адресу, конкретному лицу.

Кто должен выступать в роли автора письма?

Кто должен выступать в роли автора письма?

Деловое письмо непременно обязано быть подписано. При этом, оформление такого документа может осуществлять любой работник предприятия по поручению руководителя. Чаще всего составлением писем занимается секретарь, но директор может поручить специалисту структурного отдела, который находится в теме решения вопроса.

Тем не менее, кому бы ни было поручено составление делового письма, подписать его обязан руководитель предприятия, так как, обычно, такие письма пишутся от имени предприятия.

Общие правила написания деловых писем

Общие правила написания деловых писем

Деловое письмо необходимо составлять грамотно, не допуская орфографических и стилистических ошибок, а также зачеркиваний, исправлений и прочих помарок. Накануне составления делового письма рекомендуется определиться с видом документа (приглашение, извещение, предложение и т. д.), а также разбить текст на абзацы для облегчения восприятия излагаемых сведений. При оформлении делового письма рекомендуется использовать следующие основные правила:

  1. В тесте письма должна быть достоверная информация.
  2. Содержание послания должно быть полным.
  3. Письмо должно быть кратким (Рекомендуется не более 1 страницы, остальные данные можно разместить в приложении).
  4. Использовать нейтральный тон, без грубостей и эмоциональных оценок.
  5. Не рекомендуется применять сленг и просторечие.
  6. Нежелательно использовать сокращения слов и аббревиатуры.
  7. В одном письме необходимо излагать лишь одну тему. Наличие нескольких тем возможно, если они взаимосвязаны.
  8. Заполнение деловых писем рекомендуется на фирменном бланке предприятия.
  9. Письмо непременно обязано быть подписано руководителем предприятия.
  10. Перед отправкой документ обязан быть зарегистрирован в журнале исходящих писем, с присвоением номера и даты отсылки.

Примечание. Письмо может быть напечатано, с использованием офисной техники, или написано вручную разборчивым почерком. При этом, желательно пользоваться, при его заполнении, синей или черной пастой.

Как написать?

Как написать?

Законодательством РФ не утвержден шаблон делового письма и такой документ не обладает строгим и обязательным регламентом при его заполнении. Поэтому, деловое послание может быть составлено в свободном стиле. Однако, современный деловой этикет предполагает базовые правила делового общения. Для правильного заполнения делового послания, рекомендуется соблюдать несложную инструкцию:

1) Письмо обязано быть написано в нейтральном тоне, без грубых и эмоциональных выражений, даже если контрагент грубо нарушил условия договоренностей.

2) Как и любой служебный документ, деловое письмо обязано содержать вводный раздел, где отображаются:

3) Реквизиты адресата, с указанием:

  • Должности лица, которому отправляется документ.
  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

4) Реквизиты предприятия-отправителя. Если послание составляется на фирменном бланке, то эти сведения могут быть опущены.

5) Заголовок документа.

6) Содержательный раздел письма должен отображать:

7) Причину обращения. Формулировка может быть представлена так: («ввиду задержки …», «в связи с получением …», «исходя из …» и т.д.).

8) Ссылку на основание (например, «на основании соглашения …», «на основании проведенных переговоров …», «на основании телефонного разговора …» и т.д.).

9) Назначение письма («для разрешения проблемы …», «во избежание недоразумения …», «с целью устранения …» и т.п.).

10) В завершение заполненный документ обязан быть подписан руководителем и отмечена дата его составления.

Примечание. Если к письму нужно прикрепить документы, то их список отражается в отправляемом послании.

Данная инструкция является базовой. В зависимости от ситуации и цели составляемого делового письма, далее предлагаются образцы деловых писем различных видов.

Деловое письмо о сотрудничестве

Деловое письмо о сотрудничестве составляется, обычно, уполномоченным работником, отвечающим за то или иное развитие бизнеса. Содержание письма обязано быть согласовано с руководителем предприятия. Оно может быть составлено на обычном листе А4 или на фирменном бланке. Документ, как правило, отсылается руководителю компании.

Ниже предлагается образец послания о сотрудничестве, составленного на простом листе бумаги и на фирменном бланке.

Пример 1

Пример 2

Скачать

Деловое письмо – просьба

Письмо-просьба является довольно распространенным видом делового общения в среде предпринимателей, где представитель одной фирмы обращаются к другой с некоторой просьбой.

Форма такого документа ничем не отличается от базового образца. Документ может быть предназначен, как для группы лиц (к примеру — менеджерам, бухгалтерскому персоналу, юристам и т.д.), так и конкретному лицу.

Скачать

Гарантийное деловое письмо

Гарантийные письма нередко используются в деловом общении. Суть документа состоит в том, что отправитель возлагает на себя определенные обязательства, в связи с непредвиденными обстоятельствами, гарантируя их непременное исполнение.

Такими обязательствами могут быть:

  1. Перечисление средств к назначенной дате.
  2. Своевременная поставка товара.
  3. Письменное подтверждение наличия долга, с обязательством его погашения.
  4. Прочие гарантийные обязательства.

Скачать

Деловое письмо партнерам обязано точно, конкретно и лаконично отображать предложение или какое-либо сообщение. Для оформления письма партнерам, требуется четко определиться с назначением послания. Это может быть:

  1. Приглашение в честь какого-либо события.
  2. Предложение о пролонгации взаимоотношений.
  3. Сообщение о разрыве соглашения.
  4. Извинительное сообщение и т.д.

Письмо партнерам

Скачать

Письмо обращение

Такое письмо относится к распространенному виду деловых писем. Суть письма-обращения состоит в мотивации его получателя осуществить действие или рассмотреть предложение. Главными условиями письма-обращения являются:

  1. Наличие у получателя полномочий для решения вопроса.
  2. Наличие у отправителя послания права обращения с получателем документа.

Вопросы, освещаемые в письмах-обращениях, достаточно обширны. Различаются следующие виды обращений:

  • От физлица к физлицу.
  • От физлица к предприятию.
  • От предприятия к другой компании.

При помощи письма-обращения можно:

  • Затребовать сведения (об уголовных делах, о состоянии пенсионного счета, о кадровом составе компании и т.д.).
  • Донести сведения до заинтересованного лица (о произошедшем событии, о правонарушении).
  • Попросить о исполнении действий (по возврату оборудования, по направлению документов, по уборке территории и пр.).
  • Выразить просьбу о рассмотрении вопроса (об организации мероприятия, об установлении маршрута, о графике трудовой деятельности и т.д.).

Письмо обращение

Скачать

Письмо руководителю

Для составления делового письма руководителю, требуется продумать конечную цель, которая планируется отправителем документа.

Письмо руководителю может быть направлено от:

  1. Делового партнера (предложение, напоминание, сообщение и т.д.).
  2. От сотрудника предприятия (заявление о приеме на работу, на увольнение, на отпуск и т.д.).

Форма такого письма должна соответствовать базовым требованиям к служебным письмам.

Пример 1

Пример 2

Скачать

Письмо в компанию

Одним из ключевых условий общения между компаниями является деловая переписка. Предприятия регулярно обмениваются информацией, как между собой, так и внутри фирм.

Поводом для обращения в компанию может быть:

  1. Предложение о сотрудничестве.
  2. Предложение о конкретном монтаже того или иного оборудования.
  3. Предоставление информации о своей деятельности и т.д.

Обращение в компанию может исходить:

  • От физлиц. (письмо в управляющую компанию об устранении той или иной неисправности при исполнении ЖКУ, письмо к изготовителю изделия об устранении дефекта в приобретенном товаре и т.д.).
  • От предприятий. Пример такого письма предлагается ниже.

Скачать

Письмо контрагенту

При сотрудничестве предприятий письмо контрагенту является обычным явлением. Здесь может быть:

  1. Обращение с предложением об изменении договорных условий.
  2. Сообщение о прекращении сотрудничества.
  3. Претензия о неисполнении договорных условий.
  4. Уведомление об ошибке при расчетах и т.д.

Скачать

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Сегодня существует множество рекомендаций о том, как правильно оформить деловое письмо. Тем не менее, при составлении такого документа совершается немало ошибок, которые нельзя допускать, а именно:

  1. Фамильярность.
  2. Игнорирование делового стиля.
  3. Применение сленга и сокращений.
  4. Отсутствие данных об отправителе.
  5. Письмо непременно обязано быть понятным получателю, поэтому, нельзя составлять длинные предложения, сложные для восприятия.

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?Деловое письмо можно отослать следующим образом:

  • Наиболее современный и быстрый способ – использование электронной связи. Недостатком такого способа является то, что при огромном числе писем у адресата, послание может оказаться в «Спаме», поэтому, рекомендуется после отсылки письма удостоверится в его прочтении получателем, путем телефонного звонка.
  • Следующий способ является консервативным, позволяющим отправку сообщения Почтой России заказным отправлением, с оповещением о вручении адресату. Обычно, такой способ используется при отсылке оригиналов документов, писем, заверенных подписями и печатями.
  • Еще один способ – это отправка письма через факс или разные мессенджеры. Такой способ может быть использован при наличии такой связи.

 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *