Как написать письмо-претензию — Пример

Для того, чтобы добиться исполнения обязательств контрагентом, современным законодательством РФ предусмотрено досудебное регулирование вопроса.

Отсылка контрагенту письменной претензии является одной из примирительных мер в рамках досудебного разрешения спора. В предлагаемой статье будет рассмотрены особенности оформления претензии и приведены некоторые примеры по ее формированию.

Зачем нужна претензия?

Зачем нужна претензия?

Претензия относится к официальному письменному обращению к контрагенту при игнорировании ним, взятых на себя обязательств. Целью претензии является передача полной информации о появившейся проблеме и максимально четко предупредить контрагента о возможных последствиях неисполнения принятых обязательств.

Подавая претензию, ее отправитель пытается:

  1. Защитить свои права путем мирного разрешения вопроса, не прибегая к судебному разбирательству.
  2. Предупредить контрагента о последствиях, в случае игнорирования претензии.
  3. Предъявить суду, в случае подачи иска, доказательство о предпринятых мерах досудебного урегулирования спора.

Как написать письмо-претензию?

Как написать письмо-претензию?

Не каждый предприниматель знает, как правильно составить претензию контрагенту. Это не сложная процедура, для человека знакомого с правилами делопроизводства по составлению деловых писем. В данном документе необходимо выставить требование истца к ответчику о срыве последним каких-либо обязательств, к примеру:

  • Возвращение займа.
  • Компенсация убытков.
  • Погашение штрафа.
  • Устранение дефектов товара или выполненных услуг.

Унифицированного утвержденного шаблона претензии законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, как и любое деловое письмо, претензия составляется в произвольном стиле. Составлять претензию можно на стандартном листе «А4» или на фирменном бланке компании.

При составлении претензии необходимо обеспечить:

  • Грамотность текста, не допуская грамматических ошибок, исправлений и зачеркиваний.
  • Составление претензии в 2-х экземплярах (один остается у истца).
  • Обязательную сохранность квитанции о вручении требований ответчику для последующего предъявления суду.

В претензии необходимо отобразить следующие сведения:

1) Реквизиты компании, предъявляющей претензию контрагенту с указанием:

  • Названия предприятия.
  • Адреса нахождения.
  • Контактных данных и прочих реквизитов.

2) Название фирмы-контрагента, которой выставляются требования, с указанием Ф.И.О. руководителя, или реквизиты физлица.

3) Заголовок документа «Претензия» — и далее указывается краткое содержание требования.

4) Далее излагается суть претензии, с описанием отношений между сторонами, отобразив реквизиты документа, согласно которому сторонами приняты определенные взаимные обязательства.

5) Затем нужно отметить пункты, которые не исполняются контрагентом и сослаться на законодательные нормы РФ об ответственности за неисполнение условий договоренностей. При этом, рекомендуется отмечать конкретные статьи законодательных актов.

6) В завершении нужно предупредить ответчика, что, если он не отреагирует на требования истца, последнему придется обратиться с иском в суд.

7) После заполнения сути претензии, если к посланию прикрепляются документы, нужно перечислить их в «Приложении», с указанием названия документа и количества листов в каждом документе.

8) Заключительным этапом претензии является подписание его руководителем предприятия с расшифровкой фамилии.

Несколько советов которые рекомендуется применить перед оформлением претензии:

  • Составление претензии нужно начинать с изучением возникшей проблемы и причины ее возникновения.
  • Нужно определиться — какого результата истец ждет от предъявленной претензии, то есть — какие требование нужно выставить.
  • Собрать доказательную базу (договоры, чеки, квитанции и т.д.) и сделать копии перечисленных материалов, чтобы прикрепить в качестве доказательства.
  • Подсчитать размер ущерба.
  • Для убедительности разобраться в ситуации с точки зрения Законодательства РФ.
  • Составить план составления письма-претензии, где предусмотреть:
  • Описание возникшей проблемы. Текст нужно изложить лаконично, но достаточно конкретно, чтобы контрагент понял суть проблемы и настроился на требуемую волну.
  • Критику действий ответчика, нарушившего обязательства. При этом, нельзя унижать ответчика, а помочь ему сохранить лицо. Поэтому, тон должен быть деловым, не допуская грубых выражений, угроз и т.д. Здесь нужно максимально полно и объективно изложить какие обязательства не были выполнены и какие права нарушены.
  • Оказание помощи контрагенту в сохранении лица. То есть, не надо унижать адресата, несмотря на срыв им своих обязательств. Можно даже высказать несколько положительных отзывов и выразить недоумение — почему вдруг случилась проблема.
  • Обоснование своих требований. Здесь нужно сослаться на пункты контракта, на законодательные акты, Правительственные постановления и т.д. Наименования документов, а также пункты, и даты должны быть конкретными.
  • Перечисление предъявленных требований. При этом, нельзя загонять ответчика в угол. Можно предложить обоюдовыгодный выход из сложившейся ситуации.
  • Выражение надежды на лучшее. Здесь нужно показать свое доброжелательное отношение к контрагенту, однако, отметить, что задача заказчика — отстоять свои интересы.

Ниже предлагается более подробно рассмотреть порядок заполнения основных разделов письма-претензии.

(Видео: «Составление претензии: как оформить претензию, досудебное урегулирование с адвокатом»)

Заполнение шапки письма

Составление любого делового письма рекомендуется оформлять на фирменном бланке отправителя, что придает документу большей солидности и веса. Занесении информации в «шапке» осуществляется, в большинстве своем, в правой верхней части заполняемой страницы.

В «шапке» требуется отобразить:

1) Наименование компании отправителя претензии с указанием:

  • Юридического адреса фирмы, в соответствии с учредительными документами.
  • Телефона, электронного адреса.
  • Кодов ИНН/КПП. ОГРН, ОКПО.

2) Ниже заполняются реквизиты контрагента с обозначением:

  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

3) При обращении к физлицу:

  • Его адрес.
  • Ф.И.О.

4) В левой части данного раздела, напротив реквизитов адресата нужно отметить номер документа, зарегистрированного в журнале учета исходящих писем, и дату составленной претензии.

5) Следующим пунктом является отображение по центру строки названия документа «Претензия …», с обозначением краткой сути письма.

Заполнение шапки письма

Описательная часть

Это своего рода преамбула претензии где излагается описание сложившихся обстоятельств, с обозначением причины предъявления претензии. И если это неисполнение какого-либо пункта контракта или другого документа, то необходимо привести ссылку на данный пункт, с обозначением даты и номера договора, а также номера пункта и сути, изложенного в нем. Если претензия касается возвращения задолженности, то в этом варианте, требуется обозначить долг, как в цифровом значении, так и прописью.

Описательная часть

Мотивировочная часть

В этом разделе излагается основание обращения истца, со ссылкой на статьи законодательных норм, которые имеют отношение к рассматриваемому вопросу. Это могут быть нормы по защите прав потребителя, устав автомобильного транспорта или другие законодательные акты РФ.

Так, Законом РФ «О защите прав потребителей» регламентируются положения, которые представлены в таблице:

Мотивировочная часть

Пример заполнения раздела:

Заполнение основной части

Основной текст претензии обязан содержать:

  1. Подробное изложение нарушения, с непременным обозначением конкретного пункта контракта или статьи Закона, с указанием реквизитов документа, в том числе, названия, номера и даты. Приложить документы на продукцию, чековые квитанции на покупку изделия, со ссылкой на них при описании.
  2. Если претензия связана с покупкой изделия, то в этом случае, нужно подробно отметить какие дефекты были обнаружены, когда и при каких обстоятельствах. При наличии свидетелей — нужно вписать их.
  3. При описании нарушения в денежном выражении, нужно изложить сумму цифровым значением и прописью.
  4. После этого отображается перечень требований с указанием конкретных сроков исполнения по каждому пункту договора.
  5. В конце документа нужно указать меры, которые будут предприняты, если отмеченные нарушения не будут исправлены. Пример формулировки может звучать следующим образом: «При не исполнении, предъявленных требований нам придется направить в суд иск о взыскании …».
  6. Заполненный документ обязан быть подписан руководителем предприятия, с расшифровкой фамилии и проставлена дата составленной претензии, при обращении к физлицу.

Ниже предлагается общепринятый образец письма-претензии, а также примеры претензий на различную тему.

Образец письмо-претензия

О погашении задолженности

В большинстве своем, претензия о погашении задолженности направляется в случае, когда заемщик после получения кредита не исполняет график его погашения. В этом варианте, при помощи письменной претензии банк вправе направить заемщику напоминание о необходимости соблюдения графика погашения кредита.

В таком напоминании банк может предупредить должника, что при невыполнении заемщиком своих обязательств, банковское учреждение вынуждено будет обратиться в суд с иском о взыскании полной суммы долга.

В дальнейшем, такая претензия станет доказательством в суде того, что банк предпринимал меры досудебного разрешения вопроса.

Пример претензии:

Скачать, doc

О некачественном товаре

Оформление данной претензии аналогично предыдущему документу. Здесь нужно конкретно определиться с предъявлением требований к поставщику некачественного товара:

  1. Осуществить замену товара с дефектами на качественный — аналогичной модели.
  2. Устранить дефекты или возместить нанесенный ущерб.
  3. Возвратить всю сумму полностью.

Примечание. При отправке претензии необходимо соблюсти сроки направления претензии, которые, регламентируются ст. 19 Закона РФ № 2300-1 от 07.02.1992 (ред. от 18.07.2019) «О защите прав потребителей»”.

Кроме предъявления требований, к документу понадобиться прикрепить подтверждающие материалы о приобретении изделия (чеки, квитанции…), перечень которых обязан быть отображен в «Приложении» претензии.

Пример претензии:

Скачать, doc

О срывах сроков поставки

Претензия за срыв сроков поставки считается эффективным средств досудебного разрешения конфликта между контрагентами. При срыве сроков, в соответствии со ст. 521 ГК РФ, поставщик должен выплатить неустойку за допущенную просрочку.

Отсылаемое послание является формой досудебного урегулирования спора при несоблюдении условий контракта, в данном случае – сроков поставок, и может вынудить контрагента компенсировать нанесенные убытки заказчику без обращения в суд.

Претензия может быть оформлена, как физлицом, так и компанией.

Пример претензии:

Скачать, doc

О возврате денежных средств

Претензия в таких обстоятельствах может быть предъявлена:

  1. Если человек приобрел некачественный товар и желает возвратить деньги, уплаченные за него.
  2. Если заемщик получил кредит и не возвращает его.
  3. В других ситуациях, когда была выполнена предоплата за услугу, которая, например, не была осуществлена и т.д.

В данном случае, можно направить претензию с требованием о возвращении денег истцу. Такие требования могут быть написаны, как физлицом, так и предприятием или ИП.

Пример претензии:

Скачать, doc

О невыполнении условий договора

Оформление договора между контрагентами обеспечивает принятие обязательств сторон в рамках подписанных условий в документе, которые согласованы сторонами и подтвержденные их подписями. При неисполнении одной из сторон условий договора и появлении спорных моментов помощь может оказать претензия о невыполнении условий соглашения.

К несоблюдению условий контракта можно отнести:

  1. Срыв сроков поставки продукции, выполнения работ или услуг.
  2. Поставка продукции или предоставление услуг/работ не в полном объеме.
  3. Нарушение оговоренного ассортимента товара или поставка не в полной комплектации.
  4. Отказ от исполнения контракта по не установленным причинам.
  5. Выполнение соглашения с ненадлежащим качеством и т.д.

Пример:

Скачать, doc

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?

Письмо-претензию можно отослать разными способами, которые удобны для заказчика:

  1. Самый старый и надежный способ является отправка претензии почтой России заказным отправлением с извещением о получении адресатом. Квитанция почты будет доказательством о попытке досудебного разрешения конфликта при обращении в суд.
  2. Следующий способ отправления претензии – это использование факса. Однако, такой вариант не совсем приемлемый, так как трудно доказать, что претензия была отправлена адресату.
  3. Современный способ отправления письма, который наиболее быстрый, — электронная почта. Однако, и здесь есть недостаток — возможно занесение письма в «Спам» и адресат может не прочитать данное послание. Поэтому, для подстраховки, необходимо будет перезвонить контрагенту и обратить его внимание, чтобы он проверил «Спам».

Сроки рассмотрения претензии

Сроки рассмотрения претензии

Сроки рассмотрения претензий по закону РФ разный и зависит от сферы гражданско-правовых отношений при использовании документа. В большинстве своем срок рассмотрения претензии и предоставление ответа отправителю, если другое не отмечено в соглашении или другом документе, должен составлять один месяц.

Ниже представлена таблица с указанием сроков рассмотрения претензии в зависимости от предмета претензии.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *