Как написать письмо-напоминание — Образец

Письмо-напоминание – это информационное письмо, целью которого является тактичное напоминание об исполнении принятых обязательств. Послание необходимо отправлять в том варианте, когда отсутствует реакция на телефонное напоминание или при личном общении нет нужной реакции по выполнению взятых обязательств.

Также напоминание можно отправить, если отправитель не уверен, что до адресата дошел запрос, отосланный ему ранее. В этом варианте, текст предыдущего запроса дублируется в напоминающем послании с отметкой «повторно».

Что это?

Что это?

Письмо-напоминание считается разновидностью делового общения между юр. лицами и ИП. Такая форма общения может применяться в различных обстоятельствах, для напоминания контрагенту:

  1. Об исполнении возложенных на себя обязательств.
  2. О соблюдении законодательных положений.
  3. О наступлении важного события или даты и т.д.

Примером такого напоминания может стать:

  • Предложением о сотрудничестве. Фирма, занимаясь поиском клиентов, может организовать рассылку писем потенциальным клиентом с предложением о сотрудничестве. Через определенное время можно направить напоминание о предложении, с просьбой откликнутся на него. Текст должен быть максимально сжатым, с понятными фразами и ненавязчивой рекламной.
  • Напоминание о выполнении обязательств. Такое послание отправляется контрагенту, с которым, например, заключен договор, а он по неизвестной причине не выполнил в указанный срок договорные обязательства. В этом варианте, нужно напомнить контрагенту об его обещании. При этом, послание должно быть написано в доброжелательном тоне, без упреков или угроз. Доброжелательность – непременное условие.

Напоминание можно отсылать несколько раз. Если такое послание отсылается не в первый раз, то в этом случае, можно предупредить, что в случае неисполнении обязательств, фирма вынуждена будет направить иск в суд.

(Видео: «Письмо напоминание образец»)

Кто выдает?

Кто выдает?

Назначение письма-напоминания — воздействие на контрагента для активизирования действия по невыполненному обещанию, а также напоминание о мерах, которые автор послания может применить при срыве обязательств.

Выдачу таких писем может осуществлять фирма, в отношении которой контрагентом не были выполнены взятые на себя обещания. В зависимости от уровня, на котором между сторонами существует сотрудничество, письмо-напоминание может быть выдано и соответственно подписано:

  1. Директором предприятия. К примеру, о неисполнении договорных условий.
  2. Бухгалтером. Например, напоминание о неоплате полученного товара.
  3. Менеджером, отвечающим за поставку продукции, если контрагент не поставил ее в срок и т.д.

Кто занимается составлением письма?

Кто занимается составлением письма?

Подготовкой письма, напоминающего о каком-то действии или событии может заниматься по поручению директора предприятия начальник структурного отдела, интересы которого затрагиваются, юрист, если есть такая штатная единица, или секретарь компании.

При этом, не взирая на то, кто подготовил такое письмо, рекомендуется предоставлять его на подпись директору фирмы. Это придает документу официальный статус и вес.

Правила составления письма-напоминания

Правила составления письма-напоминания

Составить напоминающее послание в дружеском тоне не так-то просто. Здесь, важным обстоятельством является отсутствие назойливости и нетерпеливости, однако, в то же время, нужно достучаться до контрагента. В послании рекомендуется использовать уважительное приветствие и доброжелательные формулировки. При этом, необходимое напоминание должно четко отобразить желание отправителя, чтобы контрагент понял намерение автора письма.

Письмо обязано быть написано грамотно, без ошибок, исправлений и зачеркиваний. Заполнение основного текста рекомендуется начинать с приветствия получателя. При этом, можно упомянуть личные отношения с ним с использованием мягких формулировок. Быть вежливым.

В качестве примера можно привести следующие фразы:

  • Напоминаем Вам …
  • Ставим Вас в известность …
  • Обращаем Ваше внимание…
  • Считаем нужным известить Вас…
  • Настоятельно обращаем внимание …
  • Требуем от Вас …
  • Мы настаиваем …

Послание лучше заполнять на фирменном бланке предприятия.

Если контрагент не реагирует на напоминание отправителя документа, нужно направить уже письмо-предупреждение, где тон уже будет более жестким, с предупреждением о введении санкций в случае неисполнения обязательств.

Форма составляемого письма может быть свободной, так как унифицированного шаблона такого послания не существует. В то же время, при его формировании рекомендуется соблюдать правила написания деловых документов.

Как и любое деловое письмо, оформление письма-напоминания необходимо начинать с заполнения «шапки», которая включает следующие пункты.

1) Реквизиты предприятия-получателя послания, с указанием:

  • Должности адресата.
  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

2) Реквизиты предприятия-отправителя, в том числе:

  • Должность.
  • Название предприятия.
  • Ф.И.О. руководителя.

Примечание. Если письмо составляется на фирменном бланке отправителя, то этот пункт можно опустить.

3) Далее можно предусмотреть место для заполнения номера документа и даты его регистрации.

4) Ниже заполняется заголовок документа «Напоминание о …», и далее отмечается, о чем желает напомнить отправитель письма.

5) После заполнения «Шапки можно переходить к изложению сути напоминания. При этом, начинать заполнение текста нужно с приветствия адресата, выраженного в уважительной форме «Уважаемый …! и далее указывается имя и отчество адресата.

6) Затем можно приступить к изложению темы, например, с фразы «Настоящим письмом напоминаем …», с последующим изложением сути обстоятельств, которые стали поводом для составления такого послания. Здесь можно сослаться на документы, которые были подписаны сторонами, о взятых обязательствах и сроках их выполнения, отметив при этом, что контрагент срывает сроки.

7) Далее нужно обратится к адресату, чтобы тот устранил недоразумение и принял все меры для выполнения обещания. Текст рекомендуется заполнять в мягкой и вежливой форме, не прибегая к эмоциональным выражениям. Если такое напоминание направляется повторно, то в этом случае можно предупредить адресата о принятии более жестких мер, например, о подаче иска с взысканием штрафа.

8) Завершается оформление письма подписью отправителя с расшифровкой фамилии подписанта. Можно подпись скрепить печатью, но это не обязательно.

К письму, при необходимости можно прикрепить копии документов, которые подтверждают взятые контрагентом обязательства. В этом варианте, в письме нужно перечислить список прикрепленных бумаг, с указанием названия и числа листов в каждом документе.

Письмо не должен быть длинным в пределах одной страницы. Документ можно заполнить вручную или распечатать на принтере, предварительно «набрав» текст на компьютере. Письмо составляется, обычно, в 2-х экземплярах и регистрируется в книге учета исходящих документов, номер которого затем заполняется в левой части «Шапки» документа.

Ниже предлагаются примеры писем, напоминающих контрагенту о принятых обязательствах.

Руководителю

Руководителю

Письмо-напоминание руководителю составляется, как правило, на фирменном бланке предприятия и состоит из следующих блоков:

1) «Шапки», где отображаются:

  • Реквизиты контрагента:
  • Должность.
  • Название фирмы.
  • Ф.И.О руководителя.
  • Исходящий номер документа и дата его регистрации.
  • Заголовок послания.

2) Основного текста с изложением:

  • Приветствия руководителя.
  • Отображения сути обращения с напоминанием, выраженном в ясной и четкой форме, с перечислением обязательств, взятых руководителем (например, при заключении договора или при личной встрече и т.д.), а также привести ссылки на законодательные нормы, документы или устные обещания и пр.

3) На завершающем этапе такого документа ставится подпись отправителя, а также его фамилия и инициалы.

Пример письма.

Скачать, doc

О себе клиенту

О себе клиенту

Любой предприниматель старается, чтобы клиент, купивший товар обратится еще раз за очередной покупкой. Поэтому, он старается угодить клиенту, обслуживая его быстро и вежливо. И чтобы вызвать интерес потребителя, рекомендуется приложить немало усилий, в том числе напомнить о себе каким-нибудь способом (телефонным звонком, отправкой СМС сообщения и т.д.). Одним из таких способов является отправка письма с приглашением на распродажу или сообщением о планируемой акции.

(Видео: «Как настроить письмо с напоминание о незавершенных покупках»)

Если после приглашения ответа не последовало, то можно выслать письмо-напоминание, используя электронный адрес или СМС сообщение, в котором напомнить о предстоящем событии. Важно не отчаиваться и продолжать напоминать клиенту о себе. Поводом для таких напоминаний могут быть:

  1. Успехи на фирме.
  2. Карьерный рост.
  3. Профессиональные праздники.
  4. Новогодний праздник.
  5. Появление нового менеджера, который может стать полезным клиенту и т.д.

Пример такого письма-напоминания.

Скачать, doc

О сотрудничестве

О сотрудничестве

Если фирма занимается активным поиском партнеров, она может разослать потенциальным контрагентам письма с предложением о сотрудничестве. Подобная рассылка может быть адресной, или отправленной нескольким фирмам для ознакомления. Рассылку таких предложений можно организовать различными способами.

После прохождения определенного времени такое послание можно будет переформулировать в письмо-напоминание, если ответа на первое предложение не поступило. При составлении такой рассылки нужно обратить на следующие обязательные элементы:

  1. Обращение к адресату. При этом, его нужно выразить в уважительной форме и желательно по имени и отчеству.
  2. Название документа, с обозначением цели.
  3. Краткое изложение информации об отправителе, которая является важной для будущих отношений.
  4. Условия сотрудничества.
  5. Контактные данные (телефон, факс, E-mail, почтовый адрес).

Письмо непременно должно быть подписано руководителем, заверено печатью и указана дата его составления.

Если письмо составляется на фирменном бланке, то печать ставить нет необходимости.

Скачать, doc

О предоставлении информации

О предоставлении информации

Современный мир отличается быстрым течением времени и различных событий в результате чего люди нередко забывают свои обещания. Это доставляет некоторые проблемы другим людям. Для напоминания человеку о своем обещании можно воспользоваться письмом, которое нужно отправить забывчивому партнеру.

Как правило, такой документ составляется в вежливой форме, начиная с уважительного обращение к партеру.

Сам текст рекомендуется начинать с фразы, «Хочу напомнить Вам …», и далее излагается просьба о том, что недавно был прислан запрос о предоставлении информации, однако ответа не последовало. Далее нужно попросить партнера, чтобы он обратил внимание на это и выслал нужный документ.

Скачать, doc

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Подобное послание отсылается компании, если та по какой-нибудь причине не исполнила в срок обязательства, либо срок их исполнения приближается, а действия контрагента не понятны. Важным моментом при составлении такого напоминания является, чтобы это было напоминание, а не упрек или угроза.

Непременным условием должно быть — доброжелательность тона, так как причина неисполнения обязательств может быть уважительной.

Если контрагент не реагирует и приходится повторно направлять такое послание, то в этом варианте, уже можно в конце письма предупредить контрагента о принятии более жестких мер, если им не будут исполнены обязательства.

Форма и структура оповещения аналогична другим подобным деловым письмам.

Скачать, doc

Как отправить письмо-напоминание?

Как отправить письмо-напоминание?

Рассылку писем, напоминающих об обязательствах, можно организовать следующими способами:

  1. Курьерской услугой.
  2. Почтовым отправлением.
  3. Сообщением по факсу.
  4. Через электронную почту.

При использовании электронной почты, рекомендуется продублировать напоминание почтовым отправлением.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *