Как написать официальное письмо?

В современной эпохе компьютерных технологий руководители предприятий в большинстве своем прибегают к дистанционному общению, не желая затрачивать время на личные встречи и переговоры, предпочитая официальную переписку.

Одной из форм такой переписки является официальное письмо, которое считается деловым посланием, обладающим статусом официального документа. Оно может использоваться для отсылки какой-либо информации, предложения, запроса, способа сотрудничества, претензий, подтверждения фактов и т.д.

Чем отличается официальное письмо от обычного?

Чем отличается официальное письмо от обычного?

Между обыкновенным письмом и официальным отмечаются некоторые отличия:

  1. Одним из преобладающих отличий официального послания от простого является то, что оно обязано отображать реквизиты составителя, а также сведения о получателе документа.
  2. Официальное письмо непременно обязано быть завизировано должностным лицом.
  3. При наличии у составителя письма печати, документ обязан быть проштампован.
  4. Официальное письмо, в отличие от простого, как правило, заполняется на специальном фирменном бланке, обеспечивая документу солидности, с подчеркиванием официального статуса.

В каких случаях используется?

В каких случаях используется?

В большинстве своем, официальное письмо используется в следующих ситуациях:

  1. Когда одна из сторон желает уведомить другую о согласии на подписание контакта.
  2. При рассмотрении важного вопроса.
  3. Для получения документов, продукции, денежных средств.
  4. Для отправки претензий.
  5. При принятии решения и т.д.

Таим образом, поводов для оформления и отсылки такого письма в повседневной деятельности предприятий может найтись немало.

Общие требования ко всем письмам

Общие требования ко всем письмам

Сегодня предприятия и физлица нередко используют переписку, обращаясь к:

  • Государственным и муниципальным структурам.
  • К компаниям по ведению бизнеса.
  • С какими-либо претензиями от потребителей к коммерческим фирмам.

Разнообразие причин обращения предполагает следующие виды официальных писем:

  • Коммерческие предложения, с интересным вариантом сотрудничества с потенциальным контрагентом.
  • Запросы, предполагающие требование о предоставлении какой-либо информации.
  • Просьбу, выражаемую в более мягкой форме желание одной стороны получить нужные данные от контрагента.
  • Претензии, направляемые контрагенту при несоблюдении им договорных условий.
  • Гарантийные письма, с отображением обещания выполнения в будущем обязательства.
  • Информационные письма, предоставляющие какие-либо сведения.
  • Сопровождающие письма, при направлении документов.

При этом, к содержанию перечисленных писем предъявляются общие требования, к которым относятся:

  1. Актуальность и достоверность заполняемых сведений.
  2. Лаконичность и информативность текста.
  3. Применение простых и четких формулировок, без специфической лексики, сленга, непонятной аббревиатуры.
  4. Деловой и вежливый стиль текста.
  5. Грамотность, с недопущением исправлений, зачеркиваний и помарок.
  6. Уважительное обращение к адресату.

Официальное письмо непременно обязано содержать:

  • Дату составления.
  • Реквизиты составителя.
  • Реквизиты адресата.
  • Причины и цель послания.
  • Подпись отправителя, скрепленной печатью (при наличии таковой) с расшифровкой фамилии.

Как составить?

Как составить?

Чтобы официальное письмо было составлено правильно, и отправитель получил желаемый ответ, нужно соблюсти определенные правила, соответствующие принципам формирования бизнес-языка, то есть, документ обязан отличается простотой, четкостью изложения и информативностью. Письмо должно быть составлено:

  • Кратким, с указанием цели послания официальному лицу, и чтобы оно было зарегистрировано у отправителя и адресата.
  • С использованием строгого делового тона, без формулировок, не несущих смысла, длинных предложений, а также без применения сленга, жаргона, а также сокращений и аббревиатур.
  • Текст письма обязан быть грамотным, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний. В тесте должна быть конкретика без признаков лести.
  • Письмо также обязано быть вежливым, не допуская нецензурных слов и угроз, даже в том случае, если автор документа обращается с жалобой.
  • При заполнении письма рекомендуется соблюдать общепринятый формат и структуру. При этом, желательно использовать качественную бумагу формата А4 и соответствующий конверт.
  • После заполнения письма рекомендуется перечитать послание на предмет формулировок и ошибок. Если они выявлены – переписать документ.

Следует отметить, что унифицированной формы официального письма не утверждено. Поэтому, практически, его можно составлять в произвольном стиле или по шаблону, установленному в компании. Главным условием является, чтобы отсылаемый документ был заполнен согласно общепринятым стандартам делопроизводства и правилам русского языка. Также, предпочтительно, чтобы письмо было составлено на фирменном бланке предприятия. При этом, послание может быть написано, как от руки, так и в распечатанном виде.

В то же время, текст официального письма обязан содержать следующие данные:

1) Реквизиты отправителя, с указанием:

  • Названия фирмы.
  • Юридического адреса.
  • Контактных данных.
  • Прочих регистрационных сведений.

2) Данные адресата с обозначением:

  • Его должности.
  • Названия предприятия.
  • Ф.И.О. адресата.

3) Название документа.

4) Суть послания, с уважительным обращением к адресату.

5) Подпись отправителя.

Примечание. К письму можно прикрепить дополнительные документы. При их наличии в основном тексте понадобится отобразить «Приложение», где перечислить список приложенных материалов. Также допускается в основном тексте бланка ссылаться на законодательные нормы, имеющие отношение к теме послания.

Пример письма-подтверждения

Ниже приводятся примеры официальных писем различного вида:

Скачать

Пример делового письма, с гарантированием оплаты

Скачать

Пример официального письма с коммерческим предложением

Скачать

Пример письма с запросом

Скачать

Пример письма от предпринимателя

Скачать

Кто должен подписать письмо-согласие?

Кто должен подписать письмо-согласие?

На предприятиях оформлением официальных писем, как правило, занимаются специалисты или начальники отделов, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Также может быть поручено составление письма-согласия секретарю, кадровику или юристу.

Тем не менее, не зависимо от того, кому было поручено оформление письма, подписать его обязан директор предприятия. Под его подписью могут быть отображены реквизиты специалиста, подготовившего документ.

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?

Отсылку официальных писем можно осуществить несколькими способами:

  1. На сегодняшний день к наиболее простому, быстрому и доступному способу можно отнести электронный вариант доставки послания. Единственным недостатком такого способа является возможность письма оказаться в «Спаме», в результате чего адресат не прочитает его. Поэтому, при данном способе отправки, понадобиться подтвердить отправленное послание телефонным звонком.
  2. К более надежному варианту отправки послания относится его отсылка через Почту РФ, оформив отправление заказным письмом с оповещением о получении адресатом. Данный способ обеспечивает гарантийное получение документа получателем. Правда время доставки может быть продолжительным (зависит от расстояния).
  3. Существует еще один способ отсылки писем, не потерявший своей актуальности — это оправка письма по факсу.

Примечание! Отправку писем-претензий рекомендуется осуществлять заказным письмом, воспользовавшись услугами Почты России, с получением квитанции о вручении адресату. Наличие квитанции может стать доказательством об отправке претензии контрагенту в случае судебного разбирательства.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *