Содержание
Информационное сообщение о деятельности фирмы относится к некоммерческому деловому посланию, целью которого является реклама, информирование, предложение о взаимосотрудничестве, сообщение о сроке действия договора, о достижениях фирмы, о продукции, производимой предприятием и т.д.
Оформление информационных сообщений является немаловажной частью деятельности представителей бизнеса и госучреждений.
Зачем писать письмо?
Информационное послание в корпоративной сфере составляется для донесения важной информации конкретному субъекту.
Основной задачей является:
- Уведомление сотрудника или партнера об проведенных изменениях в деятельности компании.
- Напоминание о встрече, о мероприятии или о том, что требуется выполнить сотруднику.
- Сообщение об утверждении решения.
- Высказывание своего мнения по актуальному вопросу.
- Обсуждение ассортимента или ценовой политики.
Иногда, информационные рассылки могут предназначаться для призыва к совершению целевого действия.
Кто составляет информационное письмо?
Разработкой информационных писем, обычно, занимаются начальники структурных отделов или менеджеры, обеспечивающие решение актуальных вопросов. Сюда можно отнести:
- Начальника отдела маркетинга (При наличии актуальных маркетинговых предложений контрагентам).
- Заместителя руководителя фирмы (при информировании руководством фирмы о чём–либо своего персонала) и т.д.
В любом варианте — оформлением информационных писем обязано заниматься должностное лицо, функции которого имеют отношение к подобным темам или ему поручено данное направление распоряжением руководителя компании.
Текст информационного послания непременно обязан быть согласован с начальником отдела или директором предприятия.
Общие правила для всех писем
Составляя информационное послание необходимо соблюдать общие правила по ведению деловой переписки. При составлении любого письма требуется соблюдать правописание и правила русского языка в сфере грамматики, лексики, пунктуации и т.д. Нужно понимать, что получатели подобных писем, в первую очередь, обращают внимание грамотность описания предоставленной для них информации.
Неграмотное письмо может снизить ценность представленных данных и подорвать доверие к партнеру.
Сообщение обязано быть написано кратко, по сути, помня, что «краткость — сестра таланта». Согласно исследованиям, напряженный темп сегодняшней жизни не позволяет получателям информационных писем затрачивать время на рассмотрение письма более одной минуты.
Адресат, получив краткую и конкретную информацию наверняка отметит, что отправитель с уважением относится к его времени и, если он заинтересуется изложенной в послании информацией, то непременно найдет время связаться с отправителем сообщения.
Как составить на примере?
Информационное сообщение, не зависимо от того, кто его составляет, должно отображать лишь деятельность фирмы или обстоятельства, имеющие отношения к ней.
Надо отметить, что к оформлению такого документа, а также к его тексту особых требований не предъявляется. Информацию можно разослать, как на простом листе А4, так и на фирменном бланке предприятия. Рекомендуется второй вариант, так как информация, заполненная на бланке, придает больший «вес», подчеркивает его статус официальной, и в данном варианте, не требуется прописывать реквизиты компании.
Документ можно заполнить вручную или набрать на компьютере, с последующей распечаткой на принтере. Преимущество заполнения на ПК – это возможность распечатки множества копий посланий. Достоинство ручного заполнения письма, особенно, если оно написано каллиграфическим почерком – подчеркивает особое уважительное отношение к партеру, что весьма будет оценено ним.
При оформлении такого послания необходимо учитывать некоторые требования по соблюдению структуры письма и его содержанию:
В составляемом письме непременно должны быть отображены:
- Данные об отправителе и адресате.
- Название документа.
- Место и дата его заполнения.
- Отметка о регистрации послания в журнале исходящей корреспонденции.
Примечание. Для придания письму солидности – его можно заполнить на фирменном бланке предприятия, где уже указаны реквизиты отправителя послания.
Пример 1
Пример 2
1) Перед заполнением основного текста информационного документа рекомендуется отобразить корректное обращение к адресату (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Екатерина Васильевна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Если отправитель не имеет данных об адресате, то достаточно будет отобразить приветствие «Добрый день!».
2) После приветствия, нужно изложить информационную часть сообщения, с описанием:
- Повода и цели отправки послания.
- Сути информационного послания с изложением (новости, предложения, просьбы, разъяснения и т.д.).
- Далее понадобится изложить заключение для подведения итогов по вышесказанной информации.
Примечание. При наличии сопровождающих материалов, их надо будет перечислить в отдельном пункте «Приложение», обозначив название каждого документа и количество листов в нем.
Информационное сообщение для сотрудников компании может выглядеть следующим образом:
После заполнения основного текста, документ обязан быть непременно подписан руководителем компании.
Перед отправкой письма, документ необходимо зарегистрировать в журнале учета исходящей корреспонденции.
Образцы
Информационные письма, практически, оформляются по одинаковой схеме. Вначале заполняется:
- «Шапка» с обозначением адресата и отправителя.
- Обращение к адресату.
- Основной текст, с изложенной информацией.
- Подпись руководителя.
Ниже предлагается несколько примерных образцов информационных сообщений.
Письмо с описанием деятельности организации
Целью такого сообщения может быть информирование сотрудников предприятия о достижениях на предприятии за прошедший период (год, квартал, месяц), а также о мерах, предпринятых руководством в связи с достигнутыми результатами деятельности коллектива.
Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету
Любая компания старается выбрать банк для обслуживания, чтобы не было с ним проблемных отношений. Надо отметить, что банки, сегодня, более внимательно обеспечивают наблюдение за операциями своих клиентов. При подозрении в противоправной деятельности, уклонении от налогов или отмывании средств банки вправе отказать в проведении операции, или назначить большего размера комиссию, или заблокировать счет предприятия.
Банкам предоставлены следующие полномочия при обнаружении сомнительной операции. Они вправе:
- Заблокировать проведение операции, руководствуясь характеристиками операции и письмом № 17 БК РФ от 2010 года.
- Приостановить операцию на 2 дня, согласно закону № 167-ФЗ, при возникновении подозрения в законности операции.
- Разорвать договор на обслуживание банком. Это может быть осуществлено, если отсутствует движение по счетам более 2-х лет (ст. 859 ГК РФ), с предварительным уведомлением об этом клиента.
- Заблокировать все счета, на основании постановления Межведомственного координационного органа, заподозривавшего законность сделки.
Согласно новым правилам, с 23.04.2022 года организации и ИП, оказывающие аудиторские услуги, обязаны информировать Росфинмониторинг о подозрительных операциях. Данные правила установлены Правительственным постановлением РФ № 569 от 09.04.2022 года.
Непредставление информации о сомнительных операциях может стать основанием для привлечения контролирующих ведомств к административному наказанию по ч. 2 ст. 15.27 КоАП РФ в виде штрафа до 400 000 рублей.
Таким образом, банк обязан уведомить Росфинмониторинг по операции, подлежащей контролю, либо по сомнительной сделке не позже срока, установленного пунктом 7.1.1 закона РФ № 115-ФЗ от 07.08.2001 года, либо не позже 3-х рабочих дней, после выявления.
О том, кто обязан предоставлять сведения о сомнительных банковских операциях, и последствиях за не предоставлении таких данных предлагается «шпаргалка».
Ниже предлагается скачать классификатор признаков, указывающих на необычный характер сделки, вызывающий сомнение в законности.
Предоставление сведений при заключении договора банковского обслуживания
Отношения Сторон при банковском обслуживании регламентируется законом РФ № 161-ФЗ от 27.06.2011 года «О национальной платежной системе» и нормативами Банка РФ № 5071-У от 12.02.2019 года, в том числе, договорными условиями.
Перед оформлением договора между предприятием и банком на комплексное обслуживание, предприятие обязано предоставить банку данные о своей деятельности.
Ниже предлагается образец такого уведомления.
Письмо в банк о деятельности организации: образец
Как отправить письмо?
Отправку информационного сообщения можно организовать различными способами:
- Наиболее распространенным на сегодняшний день является электронная рассылка, обеспечивающая возможность отправления информации в неограниченном объеме в краткое время.
- Следующий способ, который ограничен в объеме и предполагается для партнеров, с которыми сотрудничает отправитель — это пересылка информации Почтой России заказным отправлением с оповещением о получении письма адресатом.
- Существует еще один способ пересылки письменной информации – это отправка письма через факс.
Как доставить письмо?
Кроме перечисленных способов рассылки информационных писем, существует еще одни способ доставки такого письма – это доставка курьером. Этот вариант используется для особо важных партнеров. При доставке такого письма, курьер обязан иметь второй экземпляр документа, в котором должен расписаться адресат о его получении, с указанием даты и номера входящей почты, зарегистрированной в соответствующем журнале.