Информационное письмо о деятельности компании — Образец, бланк 2022 года

Информационное сообщение о деятельности фирмы относится к некоммерческому деловому посланию, целью которого является реклама, информирование, предложение о взаимосотрудничестве, сообщение о сроке действия договора, о достижениях фирмы, о продукции, производимой предприятием и т.д.

Оформление информационных сообщений является немаловажной частью деятельности представителей бизнеса и госучреждений.

Зачем писать письмо?

Информационное послание в корпоративной сфере составляется для донесения важной информации конкретному субъекту.

Основной задачей является:

  • Уведомление сотрудника или партнера об проведенных изменениях в деятельности компании.
  • Напоминание о встрече, о мероприятии или о том, что требуется выполнить сотруднику.
  • Сообщение об утверждении решения.
  • Высказывание своего мнения по актуальному вопросу.
  • Обсуждение ассортимента или ценовой политики.

Иногда, информационные рассылки могут предназначаться для призыва к совершению целевого действия.

Кто составляет информационное письмо?

Кто составляет информационное письмо?

Разработкой информационных писем, обычно, занимаются начальники структурных отделов или менеджеры, обеспечивающие решение актуальных вопросов. Сюда можно отнести:

  1. Начальника отдела маркетинга (При наличии актуальных маркетинговых предложений контрагентам).
  2. Заместителя руководителя фирмы (при информировании руководством фирмы о чём–либо своего персонала) и т.д.

В любом варианте — оформлением информационных писем обязано заниматься должностное лицо, функции которого имеют отношение к подобным темам или ему поручено данное направление распоряжением руководителя компании.

Текст информационного послания непременно обязан быть согласован с начальником отдела или директором предприятия.

Общие правила для всех писем

Общие правила для всех писем

Составляя информационное послание необходимо соблюдать общие правила по ведению деловой переписки. При составлении любого письма требуется соблюдать правописание и правила русского языка в сфере грамматики, лексики, пунктуации и т.д. Нужно понимать, что получатели подобных писем, в первую очередь, обращают внимание грамотность описания предоставленной для них информации.

Неграмотное письмо может снизить ценность представленных данных и подорвать доверие к партнеру.

Сообщение обязано быть написано кратко, по сути, помня, что «краткость — сестра таланта». Согласно исследованиям, напряженный темп сегодняшней жизни не позволяет получателям информационных писем затрачивать время на рассмотрение письма более одной минуты.

Адресат, получив краткую и конкретную информацию наверняка отметит, что отправитель с уважением относится к его времени и, если он заинтересуется изложенной в послании информацией, то непременно найдет время связаться с отправителем сообщения.

Как составить на примере?

Как составить на примере?

Информационное сообщение, не зависимо от того, кто его составляет, должно отображать лишь деятельность фирмы или обстоятельства, имеющие отношения к ней.

Надо отметить, что к оформлению такого документа, а также к его тексту особых требований не предъявляется. Информацию можно разослать, как на простом листе А4, так и на фирменном бланке предприятия. Рекомендуется второй вариант, так как информация, заполненная на бланке, придает больший «вес», подчеркивает его статус официальной, и в данном варианте, не требуется прописывать реквизиты компании.

Документ можно заполнить вручную или набрать на компьютере, с последующей распечаткой на принтере. Преимущество заполнения на ПК – это возможность распечатки множества копий посланий. Достоинство ручного заполнения письма, особенно, если оно написано каллиграфическим почерком – подчеркивает особое уважительное отношение к партеру, что весьма будет оценено ним.

При оформлении такого послания необходимо учитывать некоторые требования по соблюдению структуры письма и его содержанию:

В составляемом письме непременно должны быть отображены:

  • Данные об отправителе и адресате.
  • Название документа.
  • Место и дата его заполнения.
  • Отметка о регистрации послания в журнале исходящей корреспонденции.

Примечание. Для придания письму солидности – его можно заполнить на фирменном бланке предприятия, где уже указаны реквизиты отправителя послания.

Пример 1

Пример 2

1) Перед заполнением основного текста информационного документа рекомендуется отобразить корректное обращение к адресату (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Екатерина Васильевна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Если отправитель не имеет данных об адресате, то достаточно будет отобразить приветствие «Добрый день!».

2) После приветствия, нужно изложить информационную часть сообщения, с описанием:

  • Повода и цели отправки послания.
  • Сути информационного послания с изложением (новости, предложения, просьбы, разъяснения и т.д.).
  • Далее понадобится изложить заключение для подведения итогов по вышесказанной информации.

Примечание. При наличии сопровождающих материалов, их надо будет перечислить в отдельном пункте «Приложение», обозначив название каждого документа и количество листов в нем.

Информационное сообщение для сотрудников компании может выглядеть следующим образом:

После заполнения основного текста, документ обязан быть непременно подписан руководителем компании.

Перед отправкой письма, документ необходимо зарегистрировать в журнале учета исходящей корреспонденции.

Образцы

Образцы

Информационные письма, практически, оформляются по одинаковой схеме. Вначале заполняется:

  1. «Шапка» с обозначением адресата и отправителя.
  2. Обращение к адресату.
  3. Основной текст, с изложенной информацией.
  4. Подпись руководителя.

Ниже предлагается несколько примерных образцов информационных сообщений.

Письмо с описанием деятельности организации

Целью такого сообщения может быть информирование сотрудников предприятия о достижениях на предприятии за прошедший период (год, квартал, месяц), а также о мерах, предпринятых руководством в связи с достигнутыми результатами деятельности коллектива.

Скачать, doc

Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету

 

Любая компания старается выбрать банк для обслуживания, чтобы не было с ним проблемных отношений. Надо отметить, что банки, сегодня, более внимательно обеспечивают наблюдение за операциями своих клиентов. При подозрении в противоправной деятельности, уклонении от налогов или отмывании средств банки вправе отказать в проведении операции, или назначить большего размера комиссию, или заблокировать счет предприятия.

Банкам предоставлены следующие полномочия при обнаружении сомнительной операции. Они вправе:

  1. Заблокировать проведение операции, руководствуясь характеристиками операции и письмом № 17 БК РФ от 2010 года.
  2. Приостановить операцию на 2 дня, согласно закону № 167-ФЗ, при возникновении подозрения в законности операции.
  3. Разорвать договор на обслуживание банком. Это может быть осуществлено, если отсутствует движение по счетам более 2-х лет (ст. 859 ГК РФ), с предварительным уведомлением об этом клиента.
  4. Заблокировать все счета, на основании постановления Межведомственного координационного органа, заподозривавшего законность сделки.

Согласно новым правилам, с 23.04.2022 года организации и ИП, оказывающие аудиторские услуги, обязаны информировать Росфинмониторинг о подозрительных операциях. Данные правила установлены Правительственным постановлением РФ № 569 от 09.04.2022 года.

Непредставление информации о сомнительных операциях может стать основанием для привлечения контролирующих ведомств к административному наказанию по ч. 2 ст. 15.27 КоАП РФ в виде штрафа до 400 000 рублей.

Таким образом, банк обязан уведомить Росфинмониторинг по операции, подлежащей контролю, либо по сомнительной сделке не позже срока, установленного пунктом 7.1.1 закона РФ № 115-ФЗ от 07.08.2001 года, либо не позже 3-х рабочих дней, после выявления.

О том, кто обязан предоставлять сведения о сомнительных банковских операциях, и последствиях за не предоставлении таких данных предлагается «шпаргалка».

Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету

Ниже предлагается скачать классификатор признаков, указывающих на необычный характер сделки, вызывающий сомнение в законности.

Скачать, doc

Предоставление сведений при заключении договора банковского обслуживания

Отношения Сторон при банковском обслуживании регламентируется законом РФ № 161-ФЗ от 27.06.2011 года «О национальной платежной системе» и нормативами Банка РФ № 5071-У от 12.02.2019 года, в том числе, договорными условиями.

Перед оформлением договора между предприятием и банком на комплексное обслуживание, предприятие обязано предоставить банку данные о своей деятельности.

Ниже предлагается образец такого уведомления.

Скачать, doc

Письмо в банк о деятельности организации: образец

Письмо в банк о деятельности организации: образец

Скачать, doc

Как отправить письмо?

Отправку информационного сообщения можно организовать различными способами:

  1. Наиболее распространенным на сегодняшний день является электронная рассылка, обеспечивающая возможность отправления информации в неограниченном объеме в краткое время.
  2. Следующий способ, который ограничен в объеме и предполагается для партнеров, с которыми сотрудничает отправитель — это пересылка информации Почтой России заказным отправлением с оповещением о получении письма адресатом.
  3. Существует еще один способ пересылки письменной информации – это отправка письма через факс.

Как доставить письмо?

Как доставить письмо?

Кроме перечисленных способов рассылки информационных писем, существует еще одни способ доставки такого письма – это доставка курьером. Этот вариант используется для особо важных партнеров. При доставке такого письма, курьер обязан иметь второй экземпляр документа, в котором должен расписаться адресат о его получении, с указанием даты и номера входящей почты, зарегистрированной в соответствующем журнале.

 

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *