Гарантийное письмо об оплате – образец, бланк 2022 года

Выражение «гарантийное письмо» предполагает выполнение обязательств одной стороны перед другой. Так, гарантийное письмо об оплате является документом, позволяющим заказчику отложить платеж за приобретенный товар или за выполненные услуги, гарантируя обязательный расчет на дату, обозначенную в письме.

Что такое гарантийное письмо

Что такое гарантийное письмо Гарантийное письмо нередко применяется во взаимоотношениях сторон. Смысл предоставления гарантий заключается в обязательствах одной стороны, которая гарантирует осуществление платежа за приобретенный товар, услугу, или для погашения задолженности до обозначенного в документе срока.

Письменная гарантия удостоверяет факт наличия задолженности, что всегда учитывается судом, при судебном разбирательстве. Благодаря такому документу стороны могут выстроить доверительные взаимоотношения. При грамотно составленном документе возникает возможность отложить срок платежа без начисления штрафа за поставленный товар (выполненную работу или услугу).

Если такой документ составляется от имени юр. лица, то его подписывает, как правило, директор и гл. бухгалтер. В исключительных случаях такое письмо может подписать доверенное лицо, при наличии доверенности с соответствующими полномочиями.

В гарантийном бланке обязаны содержаться следующие данные:

«Шапка», где отображаются:

  1. реквизиты получателя письма, с обозначением:
  • Должности, кому адресован документ.
  • Названия предприятия.
  • Юридического адреса.
  • Контактных данных.
  1. Реквизиты отправителя, с обозначением таких же данных
  2. Наименование документа.
  3. Основной текст, где отмечается суть гарантийных обязательств, с обозначением сроков их исполнения.
  4. Подпись директора и гл. бухгалтера, с расшифровкой их фамилий.

Оформляется такой документ, чаще всего, на фирменном бланке компании. Поводом для составления такого бланка может служить претензия кредитора либо личная инициатива должника.

В каких ситуациях применяется

В каких ситуациях применяетсяПотребность в гарантийном бланке появляется, когда у одной из сторон возникает неуверенность в том, что другая сторона (покупатель или заказчик) исполнят свои обязательства, а устных заверений не будет достаточно. В этом варианте, кредитор вправе потребовать письменного подтверждения в исполнении своих обязательств, подкрепленных подписью и печатью.

Таким образом, гарантийный бланк обеспечивает письменное намерение исполнить взятые на себя обещания.

Такие письма применяются при:

  1. Оплате за продукцию или услуги.
  2. Погашении задолженности.
  3. Предоставлении юридического адреса.
  4. Предоставлении работы.
  5. Оформлении контракта.
  6. Ответе на письменную претензию.

Как составить письмо об оплате

Как составить письмо об оплатеЗаконодательными нормативами РФ по состоянию на 2022 год не установлено унифицированного шаблона гарантийного бланка об оплате.  Поэтому, такой документ можно составить в произвольном стиле, с соблюдением положений делопроизводства и общепринятыми правилами оформления подобных писем. Такие письма составляются для фиксирования намерения исполнить действия, обозначенные в тексте бланка. Предоставлять письменные гарантийные обязательства вправе, как юридические, так и физлица.

Если автором такой гарантии выступает предприятие, то документ обязан быть подписан директором и скреплен печатью. При подписании такого документа представителем фирмы, потребуется отобразить реквизиты доверенности, с прикреплением ее копии.

Такой бланк непременно должен быть зарегистрирован, как у отправителя, так и у получателя.

При заполнении гарантийного бланка желательно выполнить следующее:

  1. Документ рекомендуется составлять на фирменном бланке, если это касаются юр. лица, или на простом бумажном листе А4.
  2. Непременно нужно указывать в послании полные Ф.И.О. получателя или название компании, с обозначением адреса, телефона и прочих данных, необходимых для осуществления контактов.
  3. После этого по центру строки заполняется заголовок документа.
  4. В основном тексте письменной гарантии рекомендуется прописывать лаконично причину возникновения необходимости составления такого документа и обозначать сроки, выполнения гарантийных обязательств.
  5. Также можно отметить об ответственности за срыв обязательства.
  6. К письму можно прикрепить материалы, которые, по мнению должника, являются важными для второй стороны.
  7. Если бланк состоит из нескольких страниц, требуется их прошить и пронумеровать, или на каждом листе — поставить подпись.
  8. Чаще всего, гарантийное послание предоставляется в ответ на претензию, поэтому в тексте такого бланка рекомендуется обозначить такой факт.
  9. Завершатся составление письма заполнением реквизитов автора в бланке, а также подписью начальника фирмы и гл. бухгалтера. Подписи скрепляются печатью.

Примечание. При подписании документа доверенным лицом, в бланке отмечаются реквизиты доверенности с прикреплением к бланку ее копии.

Текст гарантийного письма об оплате

Текст гарантийного письма об оплатеОсновной текст составляемого гарантийного заверения составляется после заполнения шапки, в которой отображаются реквизиты адресата письма и его автора.

В основном тексте документа подробно отображается намерение составителя, с изложением сути обязательства (к примеру, об обещании оплатить стоимость поставленного товара), срока исполнения оплаты и прочих аргументов, подтверждающих серьезность намерений автора отправленного бланка.

Если бланк заполняется в отношении погашения недоимки или расчетов за выполненные услуги, можно обозначить конкретный размер долга, способ платежа (безналичный или наличный), дату оплаты. Не лишним будет упомянуть о готовности выплаты пени или штрафа при срыве обязательства в обозначенный срок.

Для убеждения кредитора в своей порядочности и серьезности намерений, можно использовать формулировки:

  • «настоящим документом обеспечиваем гарантированный платеж …»;
  • «ООО (название фирмы)» гарантирует …»;
  • «гарантируем полный расчет за … в обозначенный срок …».

Образец

Образец гарантийного письма об оплате

Скачать

Какие ошибки допускают при составлении

Какие ошибки допускают при составленииОформление гарантийного бланка относится к серьезному процессу, требующему от составителя грамотного изложения текста, чтобы произвести на получателя документа благоприятное впечатление, представляя его автора, как серьезного и ответственного человека, для внушения к нему доверия. Наличие ошибок в таком документе будет свидетельствовать о небрежности или неграмотности составителя, что может вызвать неблагоприятное мнение и недоверие к автору.

К наиболее частым ошибкам при составлении гарантийного письма можно отнести:

  1. Отсутствие делового этикета. Составляя письмо, необходимо быть сдержанным, вежливым и тактичным. Это общепризнанный служебный язык делового общения между официальными лицами.
  2. Злоупотребление номенклатурной лексикой. Это означает, что все номенклатурные выражения, термины и аббревиатуры можно использовать в документе в разумных рамках и понятных для получателя письма.
  3. Неэффективное изложение информации. Здесь рекомендуется изложить краткую суть возникновения негативных обстоятельств либо опустить данный факт. Гарантийные обязательства требуется излагать конкретно, с обозначением размера платежа и даты его погашения. Все сведения в тексте обязаны быть однозначными, без двоякого трактования и двусмысленных фраз, чтобы не допустить конфликтов. Не всегда большой объем информации раскрывает суть проблемы.

Отправлять такое письмо рекомендуется заказным письмом, с уведомлением о получении его адресатом, а еще лучше, если должник лично прибудет к кредитору и вместе с вручением гарантийного бланка о своевременном погашении задолженности, дополнительно устно заверит кредитора в своей порядочности.

Как составить бланк юридическому лицу

Как составить бланк юридическому лицуЕсли гарантийный бланк оформляется юр. лицом, то рекомендуется оформлять такое заверение на фирменном бланке учреждения, так как на нем уже отображены реквизиты должника, с обозначенными контактными данными.

Как отмечалось ранее, единого шаблона такого бланка не существует. Однако, такой документ необходимо оформлять с соблюдением правил деловой переписки.

При этом, бланк нужно заполнять с соблюдением общепринятой структуры и отображения следующих данных:

  1. «Шапки», где заполняются реквизиты адресата и автора.
  2. Регистрационного номера и даты заполненного бланка.
  3. Заполнения названия бланка по центру строки: «Гарантийное письмо».
  4. Основного текста гарантийного обязательства. Здесь можно отметить, что фирма гарантирует осуществление платежа, с обозначением суммы долга и даты до которой платеж будет осуществлен.
  5. Подписи директора предприятия и гл. бухгалтера.
  6. Печати предприятия.

Примечание. Для большей убедительности в серьезности намерений должника, можно обозначить обязательство о выплате пени и штрафа за просрочку платежа.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *